औपचारिक प्रस्ताव कैसे लिखें

औपचारिक प्रस्तावों को अक्सर उन कंपनियों द्वारा अनुरोधित किया जाता है जो आउटसोर्स परियोजनाओं की योजना बनाते हैं। एक औपचारिक प्रस्ताव में आवश्यक जानकारी, जैसे कि परियोजना लक्ष्यों, बजट, लागत विश्लेषण, समय और नौकरी योग्यता शामिल है। एक औपचारिक प्रस्ताव तैयार करने के लिए निम्नलिखित सलाह को अपनाने के लिए।

सामग्री

कदम

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एक कवर बनाएँ। यह कवर संभावित ग्राहक को यह बताता है कि आप कौन हैं और आपके प्रस्ताव का उद्देश्य क्या है अपना नाम, कंपनी का नाम और लोगो, संपर्क जानकारी और प्रस्ताव का शीर्षक शामिल करें। शीर्षक सरल हो सकता है और प्रस्ताव के लिए अनुरोध को सीधे संदर्भित किया जा सकता है, या इसका इस्तेमाल आपकी कंपनी की योजना के बारे में अधिक जानकारी के लिए प्रस्ताव के उद्देश्यों को पूरा करने के लिए किया जा सकता है।
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    अपने औपचारिक प्रस्ताव के लिए एक परिचय लिखें। परिचय में मूल कंपनी की जानकारी और योग्यताएं शामिल हैं, और एक सारांश जो ग्राहक की आवश्यकताओं की अपनी समझ को दिखाता है।
  • अपने विशिष्ट क्षेत्र में कंपनी के मिशन, उद्देश्यों, इतिहास, पृष्ठभूमि और आपकी कंपनी की वर्तमान भूमिका को नीचे लिखें। बुनियादी योग्यता और अनुभव को हाइलाइट किया जाना चाहिए।
  • एक सार बनाएँ जो ग्राहक को यह जानने की अनुमति देता है कि आप परियोजना के उद्देश्य को पूरी तरह से समझते हैं और बाद में उत्पन्न होने वाली कोई भी समस्याएं। यह सारांश संक्षिप्त और प्रासंगिक होना चाहिए।
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    प्रस्ताव का उद्देश्य पता लगाएं। प्रोजेक्ट के मापदंडों पर चर्चा करें, जैसा कि एक सेक्शन में ग्राहक द्वारा वर्णित है जो प्रस्ताव के उद्देश्य पर केंद्रित है। संक्षेप में इस परियोजना की आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए इस्तेमाल की जाने वाली विधि पर चर्चा करें।
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    अपने समाधान का वर्णन करें विस्तार से बताएं कि आप जिस पद्धति को प्रोजेक्ट को संबोधित करने का प्रस्ताव देते हैं और अपनी योजनाओं को कैसे कार्यान्वित करें
  • अपने समाधान को लागू करने के लिए आवश्यक सभी चरणों और गतिविधियों का विस्तृत वर्णन लिखें। क्लाइंट को बताएं कि संभावित परिदृश्य और सांख्यिकीय अनुमानों को देखकर आप जो प्रस्ताव पेश कर रहे हैं वह सही है।
  • यह प्रोजेक्ट के कार्यान्वयन के समय से लेकर शुरू से समाप्त होने तक की रूपरेखा तैयार करता है। पाठ या ग्राफ प्रारूप में समय का वर्णन करें।
  • ग्राहक को सूचित करें यदि आप परियोजना की प्राप्ति के लिए आवश्यक सेवाएं प्रदान करने के लिए अन्य लोगों या कंपनियों का उपयोग करेंगे। उनकी बुनियादी योग्यताओं को शामिल करें
  • बजट की स्थापना और परियोजना की लागत का विश्लेषण। ग्राहक जानना चाहते हैं कि उनका पैसा कैसे खर्च किया जाएगा।
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    अपनी योग्यता और अनुभव की एक सूची प्रदान करें परियोजना के विशिष्ट गतिविधियों के लिए प्रासंगिक अनुभवों को फिर से शुरू करें या बताएं। प्रस्तावित परियोजना के दायरे में समान अन्य परियोजनाओं की सूची जिसमें आपने काम किया है या योगदान दिया है।
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    संलग्नक शामिल करें संलग्नक के रूप में कई अतिरिक्त दस्तावेज़ शामिल करें यदि आवश्यक हो कि आपकी योग्यताएं प्रदर्शित करें और अपने प्रस्ताव में सुधार करें। उदाहरण के लिए, आंकड़े और तथ्यात्मक डेटा को दर्शाने के लिए चार्ट उपयोगी होते हैं। अन्य समान परियोजनाओं के प्रोफाइल अक्सर प्रस्तावों में उपयोग किए जाते हैं।
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    सामग्री की एक अनुक्रमणिका तैयार करें प्रस्ताव पूरा करने के बाद, प्रस्ताव के संबंधित अनुभागों के लिए पृष्ठ संख्या दर्ज करें, परिचय, प्रस्ताव के प्रमुख बिंदु, प्रोजेक्ट योजना और अन्य भागों जो प्रस्ताव के विभिन्न पहलुओं का वर्णन करते हैं।
  • टिप्स

    • आपका प्रस्ताव कंप्यूटर पर टाइप किया जाना चाहिए, रंग में मुद्रित होना और प्रस्तुति के लिए बाध्य होना चाहिए। अधिकांश कार्यालय आपूर्ति स्टोर्स बहुत ही कम लागत पर बाइंडिंग कर सकते हैं
    • औपचारिक प्रस्ताव आम तौर पर 25-50 पृष्ठ लंबा होते हैं।
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