किसी ग्राहक को एक वाणिज्यिक पत्र कैसे लिखें

यदि आपके पास कोई व्यवसाय है, तो आप अनिवार्य रूप से अपने आप को ग्राहकों को पत्र लिखते हैं। कई कारण हैं जो आपको इसे करने के लिए प्रेरित करते हैं। हो सकता है कि आप ग्राहकों को अपनी बिक्री के अवसर पर नई घटनाओं या विशेष प्रस्तावों को बढ़ावा देने के लिए कनेक्ट करें। आपको व्यक्तिगत कारणों के लिए एक व्यावसायिक पत्र लिखना भी पड़ सकता है, जैसे चालान जिसे बकाया में भुगतान नहीं किया गया है या आपके व्यवसाय के प्रबंधन में गलती करने के लिए माफी मांगने के उद्देश्य के लिए। पत्र के कारण के बावजूद, आपको पूरे पाठ में एक पेशेवर टोन बनाए रखना चाहिए एक प्रभावी और समझने योग्य एक कैसे लिखने के लिए इन चरणों का पालन करें

कदम

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आप वर्ड प्रोसेसर का उपयोग करके आसानी से इसे संरचना कर सकते हैं। बाईं ओर की सामग्री संरेखित करें और रिक्तता सम्मिलित न करें। इसके बाद, एक औपचारिक पत्र के लिए उपयुक्त फ़ॉन्ट चुनें। आपको टाइम्स न्यू रोमन या एक समान फ़ॉन्ट का विकल्प चुनना चाहिए। आयाम कम से कम 12 अंक होना चाहिए, लेकिन 14 से अधिक नहीं होना चाहिए

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कृपया बाईं ओर अपनी कंपनी के संपर्क विवरण को इंगित करें (यदि आप लेटरहेड का उपयोग नहीं करते हैं)। जानकारी को दो से अधिक स्थानों से अलग नहीं किया जाना चाहिए। इस भाग में, केवल अपना पता शामिल करें

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अपना पता लिखने के बाद, दो पंक्तियों को छोड़ दें और तिथि का संकेत दें। इसे पूरी तरह से लिखिए, इसे छोटा नहीं करें उदाहरण के लिए, 6/6/11 का उपयोग करने के बजाय 6 जून, 2011 को लिखें।

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प्राप्तकर्ता के दिनांक और पते के बीच दो पंक्तियाँ छोड़ दें यह तीन या चार पंक्तियों पर लिखा जाना चाहिए, एक सूचना के बीच एक स्थान और दूसरा प्राप्तकर्ता के संपर्क विवरण में उस व्यक्ति का नाम शामिल होना चाहिए जिसमें आप लिख रहे हैं, कंपनी का नाम और पता। यदि कंपनी का कोई नाम नहीं है, तो पते के बाद पहली पंक्ति पर प्राप्तकर्ता का नाम दर्ज करें।

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दो पंक्तियाँ छोड़ दें और ग्रीटिंग लिखना शुरू करें उस व्यक्ति से संपर्क करें जिसे आप सही शीर्षक का उपयोग करने के लिए लिख रहे हैं। उदाहरण के लिए, आपको "मिस", "लेडी" या "लॉर्ड" लिखना चाहिए। क्या आपको नहीं पता है कि कोई प्राप्तकर्ता "मिस" या "मैडम" को पसंद करेगा? जब संदेह होता है, तो इन दो खिताब के पहले का उपयोग करें।

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एक संक्षिप्त पाठ रूपरेखा बनाएं एक व्यावसायिक पत्र जितना संभव हो उतना कम होना चाहिए, और एक ही समय में, यह बताएं कि आपको ग्राहक को किस प्रकार संवाद करना चाहिए।

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यदि आपको ग्राहक का बकाया है तो एक अनुस्मारक पत्र लिखें। पत्र के शरीर को विनम्र स्वर के माध्यम से बिल का भुगतान करने के लिए विकल्प देना चाहिए।

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आपके द्वारा गलती की है, यह समझने के तुरंत बाद एक माफी पत्र लिखें स्पष्ट रूप से बताएं कि समस्या का समाधान करने के लिए आप क्या करेंगे और इसे फिर से होने से रोकेंगे।

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पत्र को सही तरीके से समापन करें, उदाहरण के लिए "सौहार्दपूर्वक" या "बेस्ट शुभेच्छा" लिखकर पत्र के शरीर के अंत में दो रिक्त स्थान छोड़ने के बाद यह समापन अभिव्यक्ति लिखी जानी चाहिए।

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पत्र पर हस्ताक्षर करने के लिए एक जगह छोड़ दो और, अगली पंक्ति (या खाली छोड़ने के बाद) पर, अपने कंप्यूटर को अपना नाम और भूमिका निभाने के लिए लिखें। साइन इन करने के लिए नीले या काले पेन का उपयोग करें

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ग्राहक द्वारा आवश्यक कोई भी दस्तावेज़ जोड़ें अपने नाम के नीचे "अटैचमेंट्स" शब्द लिखें वैकल्पिक रूप से, आप इस शब्द के साथ उन्हें प्रस्तुत करने के बजाय सीधे जोड़े गए दस्तावेज़ों की एक सूची बना सकते हैं।