एक औपचारिक पत्र कैसे लिखें

एक औपचारिक पत्र ऐसी धारणा को प्रभावित कर सकता है जो दूसरों में आपके पास है, किसी महत्वपूर्ण समस्या के पाठक को सूचित करें या एक पेशेवर एप्लिकेशन टूल हो। सिद्धांत रूप में, इस तरह एक पत्र लिखने के लिए दो शैलियों हैं: एक मसौदा और आम तौर पर एक कंपनी के आंतरिक संचार के लिए इस्तेमाल मसौदा पहले में इस दस्तावेज़ की तैयारी एक परिचय और समापन प्रस्तुत करता है सबसे व्यापक है, और एक कंपनी के लिए भेजा एक काम कर आवेदन के लिए आदर्श है या एक पत्र एक व्यक्ति आप पहले से ही मिले हैं को संबोधित। दूसरा अधिक संक्षिप्त है, और आंतरिक अनुस्मारक और उन स्थितियों के लिए बेहतर है जिसमें आपको काफी प्रत्यक्ष होना चाहिए।

कदम

विधि 1

2

सीधे प्रेषक के पते के तहत तिथि लिखें भेजने वाले का पता, एक रिक्त पंक्ति छोड़ने और अगले एक पर तारीख लिखने के तहत (यह करने के लिए, टाइप दो बार कीबोर्ड पर Enter कुंजी)। तारीख दो कारणों के लिए महत्वपूर्ण है सबसे पहले, यदि प्राप्तकर्ता (जो एक व्यक्ति या संगठन हो सकता है) एक काम सौंपा जाना चाहिए एक समय पर ढंग बाहर ले जाने के (एक चेक भेज, जगह एक आदेश और इसी तरह) के लिए, उसे विशिष्ट अनुसूची में दिखाई देंगे। दूसरे, यदि आपको कानूनी कारणों के लिए या अगली पीढ़ियों के लिए पत्र की एक प्रति रखने की आवश्यकता है, तो तिथि बिल्कुल जरूरी है

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रिक्त पंक्ति को छोड़ने के बाद प्राप्तकर्ता का नाम टाइप करें (ऐसा करने के लिए, दो बार दर्ज करें कुंजी दबाएं) अपना शीर्षक (मिस्टर, मिसेस, मिस, डॉक्टर, इत्यादि) को शामिल करें, जिसका नाम नाम से जाना चाहिए। प्राप्तकर्ता के नाम के तहत, कंपनी का वह लिखना अगली पंक्ति पर, प्राप्तकर्ता का पता दर्ज करें प्रेस फिर से दर्ज करें और शहर, प्रांत और प्राप्तकर्ता का डाक कोड दर्ज करें।

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जिस व्यक्ति को आप संबोधित कर रहे हैं उसे नमस्कार कहें "प्रिय श्री / प्रिय महोदया" या "प्रिय सर / मैडम" यह अच्छे से अधिक है - अन्यथा, यदि आप उसका नाम जानते हैं, तो सीधे पते पर संपर्क करें किसी भी स्थिति में, सुनिश्चित करें कि आप इसे औपचारिक रूप से करते हैं - इसका उपयोग करें "श्रद्धेय", "डॉ", "श्री", "महिला" या "कमी"और, यदि आप उसे जानते हैं, तो उसका पूरा नाम शामिल करें ग्रीटिंग और पत्र के शरीर के बीच ग्रीटिंग के बाद एक अल्पविराम टाइप करें और रिक्त पंक्ति को छोड़ दें (दो बार दबाना दबाएं)।

5

पत्र का शरीर लिखें पत्र का शरीर तीन पैराग्राफ से अधिक नहीं होना चाहिए। अगर आप तीन पैराग्राफों से कम में क्या बात करना चाहते हैं, तो आप व्यक्त नहीं कर सकते हैं, शायद आप काफी संक्षेप में लिख नहीं रहे हैं एकल रिक्ति का उपयोग करें और पत्र के शरीर में बाईं ओर के प्रत्येक अनुच्छेद को सही ठहरें।

6

सही अंतिम ग्रीटिंग लिखें और पत्र पर हस्ताक्षर करें। यदि संभव हो, तो ग्रीटिंग और हस्ताक्षर लिखने के लिए मुद्रित नाम के बीच की जगह छोड़ दें। "साभार", "सबसे अच्छा संबंध है" और "सबसे अच्छा संबंध है" वे सभी ठीक हैं हस्ताक्षर करने के लिए मुद्रित नाम के तहत एक स्थान छोड़ें यदि यह मामला है, तो हस्ताक्षर के तहत अपने पेशेवर शीर्षक भी जोड़ें।

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शब्द जोड़ें "संलग्नक" हस्ताक्षर और पेशेवर शीर्षक के तहत ऐसा केवल तभी करें जब आप अन्य सामग्री को पत्र में संलग्न करें, जैसे कि एक फिर से शुरू या एक प्रोग्राम अगर संलग्नक विभिन्न होते हैं, तो उन सभी को सूचीबद्ध करना सबसे अच्छा होता है।

8

पत्र को सही करें नाम, पते, आदि में वर्तनी की त्रुटियों को खोजने के लिए इसे दोबारा दोबारा पढ़ें। सुनिश्चित करें कि लेखन स्पष्ट और संक्षिप्त है व्याकरण संबंधी त्रुटियों के लिए उपाय

विधि 2

2

सीधे प्रेषक के पते की तिथि दर्ज करें प्रेषक के पते और तारीख के बीच एक सफेद रेखा न छोड़ें।

3

खाली पंक्ति छोड़ें और प्राप्तकर्ता का पता दिनांक के नीचे दर्ज करें। ऐसा करने के लिए, कीबोर्ड पर दो बार दबाना दबाएं।

4

प्राप्तकर्ता का पता नीचे, एक रिक्त पंक्ति छोड़ दें और अक्षरों में पूरी तरह से पत्र ऑब्जेक्ट लिखें (ऐसा करने के लिए दो बार दबाएं)। इस तरह, प्राप्तकर्ता को पता चलेगा कि यह क्या है।

5

पत्र के शरीर में पैराग्राफ लिखें। इस भाग में, ऑब्जेक्ट की प्रक्रिया करें। विषय पर चर्चा में संक्षिप्त लेकिन सटीक रहें।

6

पत्र के शरीर के नीचे अपना नाम लिखें जैसे कोई बंद ग्रीटिंग नहीं जोड़ना "सबसे अच्छा संबंध है"। आपके नाम के तहत, हस्ताक्षर के लिए जगह छोड़ दें। अपने हस्ताक्षर के तहत, अपने व्यावसायिक शीर्षक जोड़ें।

7

किसी भी अटैचमेंट जोड़ें अनुलग्नक अतिरिक्त दस्तावेज़ हैं जो आप पत्र के साथ भेजते हैं। शब्द लिखें "संलग्नक" और फिर इन दस्तावेजों के शीर्षक को सूचीबद्ध करता है।

8

वर्तनी या व्याकरण संबंधी त्रुटियों से बचने के लिए पत्र को सही करें सुनिश्चित करें कि आपने सभी नाम और पते ठीक से लिखे हैं

विधि 3

2

पत्र को मोड़ो ताकि यह बिना किसी समस्या के लिफाफे में प्रवेश कर सके. एक बार इसे गुना सुनिश्चित करें, क्योंकि एक पूर्णांक पत्रों से अव्यवसायिक अव्यावहारिक लगता है।

3

लिफाफे में पत्र दर्ज करें उपयुक्त किनारे को मारकर या चिपकने वाली पट्टी को छीलने से बंद करें, जो उस भाग को कवर करता है जो आपको लिफाफे को सील करने की अनुमति देता है (यह आपके बैग के प्रकार पर निर्भर करता है)।

4

लिफाफा मुड़ें शीर्ष नाम पर अपना नाम लिखें अपने नाम के नीचे की रेखा को पता लगाएं। नीचे दी गई रेखा में, ज़िप कोड, शहर और प्रांत को जोड़ें।

5

लिफाफे पर प्राप्तकर्ता का पता लिखें उस व्यक्ति का नाम जिसे आप पत्र भेजते हैं, नीचे लिफाफे के तीसरे भाग में नीचे दाईं ओर स्थित होना चाहिए। नीचे दिए गए लाइन पर कंपनी का नाम लिखें (यदि कोई हो) अगली पंक्ति पर पता लिखें अंत में, अंतिम पंक्ति पर, एक शहर, प्रांत और डाक कोड लिखें

6

ऊपर दाएं पर एक स्टाम्प (या टिकट) पेस्ट करें सुनिश्चित करें कि वे पत्र के वजन के साथ अच्छी तरह से फिट हैं।