एक पत्र प्रारूप कैसे करें

पत्र लिखते समय उपयोग करने के लिए सही प्रारूप, उस प्रकार के पत्र पर निर्भर करता है जिसे आप लिखना चाहते हैं अनुकूल पत्र औपचारिक लोगों से भिन्न होते हैं, और पारंपरिक पत्र ईमेल के माध्यम से भेजे जाने वाले भिन्न होते हैं। अपने अगले पत्र को प्रारूपित करने के सही तरीके के बारे में अधिक जानने के लिए पढ़ें

सामग्री

कदम

भाग 1
भाग 2
भाग 3

टिप्स

कदम

भाग 1

औपचारिक या व्यावसायिक पत्र

प्रेषक पते को शीर्ष पर व्यवस्थित करें सड़क और घर संख्या, ज़िप कोड के साथ स्थान और स्थिति के साथ पता शामिल करें।

प्रेषक का पता गठबंधन छोड़ दिया जाना चाहिए और एकल पंक्ति अंतरण के साथ लिखा जाना चाहिए।
प्रेषक का नाम या शीर्षक शामिल नहीं होना चाहिए। चूंकि यह जानकारी समापन में दी गई है, पत्र की शुरुआत में उजागर करना केवल दोहरावदार है
यदि यह लेटरहेड पर एक पत्र है जिसमें यह जानकारी शामिल है, तो इस चरण को छोड़ दें। प्रेषक पते को दो बार दोहराएं न दो
पत्र के अगले हिस्से पर जाने से पहले पते पर एक रिक्त रेखा का पालन करें।

तिथि के साथ जारी रखें वह पत्र लिखें, जिस पत्र को लिखा गया था, या उस पत्र को पूरा करें।

दिनांक को बाईं ओर संरेखित करें

दिन-महीना-वर्ष के प्रारूप में तारीख लिखें, महीना संख्याओं में या अक्षरों में लिखा जा सकता है। यह जानना उपयोगी हो सकता है कि संयुक्त राज्य अमेरिका में इस्तेमाल की जाने वाली तिथि प्रारूप माह-वर्ष-वर्ष है, महीने में पत्रों में लिखा गया और प्रारंभिक पूंजी पत्र के साथ।

उदाहरण: 14/05/2013, या 14 मई 2013. संयुक्त राज्य अमेरिका के लिए, विचार करें: 14 मई, 2013

दिनांक और पत्र के अगले भाग के बीच एक खाली पंक्ति शामिल करें।

ऑब्जेक्ट के लिए संभवतः एक पंक्ति का उपयोग करें यदि आप कुछ विशेष के संदर्भ में पत्र लिखते हैं, तो लिखें "वस्तु:"

विषय पंक्ति को बाईं ओर संरेखित करें और लपेटने की कोशिश न करें।

ऑब्जेक्ट के लिए एक लाइन का प्रयोग करें जब एक पत्र, नौकरी की सूची, या सूचना के लिए अनुरोध का जवाब दें।

पत्र के अगले हिस्से से अलग करने के लिए ऑब्जेक्ट को रिक्त पंक्ति के साथ पालन करें।

प्राप्तकर्ता का पता लिखें अपना नाम, शीर्षक, संभवतः संगठन का नाम, जिसमें आप हैं, सड़क और सड़क का नंबर, स्थान और ज़िप कोड शामिल करें।

यह जानकारी सही के साथ गठबंधन की जानी चाहिए और सिंगल स्पेसिंग के साथ लिखी जानी चाहिए। प्राप्तकर्ता का नाम एक अलग पंक्ति में, साथ ही शीर्षक, संगठन का नाम, पता और सड़क संख्या में लिखा होना चाहिए। स्थान और ज़िप कोड को उसी पंक्ति में दिखाया जाना चाहिए।

पत्र विदेश में संबोधित के लिए, प्राप्तकर्ता का पता पता नीचे एक अलग लाइन पर गंतव्य राज्य, बड़े अक्षरों में शामिल करना चाहिए, और प्रारूप में और इस राज्य में उपयोग में नियमों के साथ लिखा जा।

एक रिक्त रेखा पूरे पते का पालन करें।

जब भी संभव हो एक विशिष्ट व्यक्ति को पत्र को संबोधित करें, और इस व्यक्ति को उचित शीर्षक के साथ देखें, जैसे कि "भगवान" या "महिला"। यदि आप प्राप्तकर्ता की शैली के बारे में अनिश्चित हैं, तो शीर्षक को छोड़ दें।

एक विनम्र प्रारंभिक वाक्य दर्ज करें यह सजा आम तौर से शुरू होती है "विशिष्ट", इसके बाद प्राप्तकर्ता का नाम और उपनाम यह नाम अधिकतर यूरोपीय देशों में अल्पविराम और संयुक्त राज्य अमेरिका में दो अंक है।

प्रारंभिक वाक्यांश को गठबंधन छोड़ दिया जाना चाहिए।

अगर आपको प्राप्तकर्ता की शैली नहीं पता है, तो आप उसे अपने आप को प्रथम और आखिरी नाम के साथ निर्देशित कर सकते हैं या संगठन में शामिल किए गए असाइनमेंट के शीर्षक के साथ उपनाम से पहले कर सकते हैं।

प्रारंभिक वाक्यांश के बाद एक रिक्त पंक्ति छोड़ दें।

वस्तु के साथ एक पंक्ति लिखें, यदि आप चाहते हैं प्रारंभ पंक्ति के बाद अपरकेस में विषय पंक्ति टाइप करें।

विषय पंक्ति को बाईं ओर संरेखित करें

विषय पंक्ति को संश्लेषित करें, लेकिन स्पष्ट हो। केवल एक पंक्ति का उपयोग करने की कोशिश करें

ध्यान दें कि यह वैकल्पिक, अपरंपरागत है

वस्तु के बाद एक सफेद रेखा डालें

यदि आप एक संदर्भ पंक्ति या प्रैक्टिस संख्या दर्ज करते हैं, तो विषय पंक्ति को छोड़ें।

शरीर के लिए एक संक्षिप्त अनुभाग लिखें पैराग्राफ की रेखाओं के बीच की रेखा से, लेकिन पैराग्राफ के बीच और अंतिम पैराग्राफ के बाद एक रिक्त पंक्ति छोड़ दें।

पैराग्राफ को बाईं ओर संरेखित करें और इंडेंट का उपयोग न करें।

पत्र के शरीर में पत्र के उद्देश्य, गहराई का थोड़ा सा हिस्सा, और एक निष्कर्ष जो पूरे सारांश में समझाते हुए एक संक्षिप्त परिचय शामिल करना चाहिए।

एक विनम्र बंद का उपयोग करें जैसे एक विनम्र समापन लिखें "सबसे अच्छा संबंध है", "सबसे अच्छा संबंध है" या "धन्यवाद"।

समापन में, केवल वाक्य के पहले शब्द के पहले अक्षर के लिए राजधानी अक्षर का उपयोग करें।

समापन बंद करने के लिए संरेखित करें

बंद होने पर एक अल्पविराम का पालन करें

अपना पूरा नाम दर्ज करने से पहले समापन के नीचे चार रिक्त रेखाएं छोड़ें, एक पंक्ति के अनुसार जो आपके संगठन में आपके पास नौकरी का शीर्षक दिखाती है।

अपने नाम के साथ साइन इन करें हाथ से अपना नाम लिखें, अधिमान्य रूप से इटैलिक में, समापन और आपके टाइप किए गए नाम के साथ लाइन के बीच।

प्रत्येक अनुलग्नक का उल्लेख करें यदि आपको पत्र में अटैचमेंट शामिल करना है, तो टाइप करें "संलग्नक" आपके नाम और शीर्षक के नीचे एक पंक्ति और अनुलग्नकों की सूची।

बेशक अगर कोई अटैचमेंट नहीं है तो यह आवश्यक नहीं है।

अटैचमेंट सेक्शन और बायीं तरफ लाइनों के बीच की अंतराल संरेखित करें।

शामिल करें, यदि आवश्यक हो, तो अक्षर टाइप करने वाले के प्रथम अक्षर। यदि किसी व्यक्ति ने पत्र टाइप किया है और आपने इसे तय किया है, तो पत्र के अंत में, अनुलग्नक अनुभाग के तहत एक पंक्ति शामिल करें।

भाग 2

दोस्ताना पत्र

शीर्षलेख सम्मिलित करें शीर्ष लेख में प्रेषक का पता, स्थान और ज़िप कोड शामिल होना चाहिए।

हेडर रेखा का प्रयोग करें और उसे पत्र के ऊपरी बाएं कोने में रखें (अमेरिका में ऊपरी दाएं कोने में)
एक अलग पंक्ति में पता लिखें नीचे की पंक्ति में आप स्थान और ज़िप कोड शामिल करते हैं।
ध्यान दें कि प्राप्तकर्ता का पता एक मित्र के पत्र में आवश्यक नहीं है।

दिनांक को इंगित करता है उस शीर्षक को शामिल करें जिसमें पत्र लिखा गया था या शीर्षक के तहत एक अलग पंक्ति पर पूरा किया गया था।

दिनांक को प्रारूप में लिखें दिन महीने की साल आंकड़ों में या पत्रों में महीने के साथ संयुक्त राज्य अमेरिका में तारीख लिखने के लिए, एक विधि देखें।

दिनांक को शीर्षलेख के रूप में गठबंधन किया जाना चाहिए।

सीधे सिर के नीचे दिनांक लिखें लाइनें नहीं छोड़ें

एक दोस्ताना प्रारंभ वाक्यांश लिखें अभिव्यक्ति "कारो / एक" यह अभी भी सबसे आम है, हालांकि, प्राप्तकर्ता के साथ आपके संबंध के प्रकार के आधार पर, आप औपचारिकता के बिना अपना नाम लिख सकते हैं।

जब किसी मित्र या सहकर्मी को लिखना है, तो आप केवल नाम लिख सकते हैं। उदाहरण के लिए: "प्रिय जीकोमो"।

यदि आप किसी बड़े व्यक्ति को लिखते हैं, या जिसे आपको अभी भी एक विशिष्ट सम्मान की ज़रूरत है, तो अपना व्यक्तिगत शीर्षक और उपनाम शामिल करें। उदाहरण: "प्रिय श्री रॉसी"

प्रारंभ लाइन में एक अल्पविराम का पालन करें

प्रारंभ वाक्य और तारीख के बीच एक रिक्त पंक्ति छोड़ दें, और प्रारंभ लाइन और मुख्य पाठ के बीच।

अधिक अनौपचारिक अनुकूल पत्रों के लिए, आप अभिव्यक्ति की जगह ले सकते हैं "कारो / एक" जैसे एक अनौपचारिक ग्रीटिंग के साथ "मरहम", "नमस्ते" या "हिया "

प्रारंभिक वाक्यांश को बाईं ओर संरेखित करें

एक परिचय, एक शरीर और पत्र के पाठ में एक निष्कर्ष शामिल करें परिचय और निष्कर्ष चाहिए, सामान्य रूप में, केवल एक छोटा अनुच्छेद होना चाहिए, हालांकि, शरीर आमतौर पर अधिक लंबा है

पत्र के मुख्य पाठ को बाईं ओर संरेखित करें।

सभी मुख्य पाठ में एक पंक्ति होना चाहिए आम तौर पर, एक मित्र के पत्र में एक सफेद रेखा के साथ पैराग्राफ को अलग नहीं करते हैं, लेकिन यदि यह पाठ की पठनीयता में सुधार लाता है, तो ऐसा करें

प्रत्येक पैराग्राफ की पहली पंक्ति पर वापसी दें

मुख्य पाठ के आखिरी वाक्य के समापन से अलग होने के बाद एक रिक्त पंक्ति छोड़ दें।

एक उचित बंद लिखें समापन पर एक अल्पविराम का पालन करें, लेकिन औपचारिक पत्रों में अपना नाम दर्ज न करें।

बंद करना headboard की तरह गठबंधन किया जाना चाहिए।

"सबसे अच्छा संबंध है" यह अभी भी दोस्ताना पत्रों के लिए बंद होने का सबसे सामान्य रूप है। हालांकि, यदि यह पत्र बहुत अनौपचारिक है, तो आप कम परंपरागत समापन लिख सकते हैं। जैसे कुछ कोशिश करो "अगली बार देखिए"! या "हम बाद में आपसे बात करेंगे"!

अपने नाम के साथ साइन इन करें सीधे बंद के तहत साइन इन करें आम तौर पर नाम हाथ से लिखा जाना चाहिए और मुद्रित नहीं होना चाहिए।

यदि आप और प्राप्तकर्ता आपको नाम से बुलाता है, तो आप केवल नाम का उपयोग कर सकते हैं। यदि आप सुनिश्चित नहीं हैं कि प्राप्तकर्ता आपको पहचान सकता है, तो उपनाम भी जोड़ सकते हैं

भाग 3

ईमेल के माध्यम से औपचारिक पत्र

पत्र से विषय पंक्ति अलग करें क्षेत्र में ऑब्जेक्ट शामिल करें "विषय" ईमेल। पत्र के मुख्य शरीर में वस्तु लिखना न दें।

सुनिश्चित करें कि आप एक छोटी और सटीक ऑब्जेक्ट चुनते हैं जो प्राप्तकर्ता को जल्दी से पढ़ने और तुरंत समझने की अनुमति देता है कि वह क्या है।

हेडबोर्ड से बचें प्रेषक का पता, प्राप्तकर्ता का पता, या तिथि, जब यह एक औपचारिक पत्र है, ईमेल द्वारा एक पत्र में शामिल करना असामान्य है।

कारण निश्चित रूप से व्यावहारिक है चूंकि पत्र डिजिटल रूप से फैलता है, भौतिक पता का कोई अर्थ नहीं है। इसके अलावा, सबसे ईमेल सेवाओं में शामिल हैं "लिफाफे का विवरण", अर्थात प्रेषक का ईमेल पता, प्राप्तकर्ता का ईमेल पता, विषय पंक्ति और तिथि।

एक विनम्र ग्रीटिंग या उद्घाटन वाक्यांश शामिल करें। यहां तक कि यदि प्रारूप का अनुमान है, तो आपको एक विनम्र शुभकामना शुरू करना चाहिए "प्रिय" और प्राप्तकर्ता का शीर्षक और उपनाम भी शामिल है

पत्र के प्रारंभिक वाक्यांश को बाईं ओर संरेखित करें

प्रारंभिक वाक्य के बाद उपयोग करने के लिए सबसे उपयुक्त विराम चिह्न अभी भी दो अंक है। उस ने कहा, आजकल ज्यादातर लोग ईमेल द्वारा एक औपचारिक पत्र के प्रारंभिक वाक्यांश के बाद अल्पविराम का उपयोग करते हैं कोलन अधिक परंपरागत है, लेकिन अल्पविराम स्वीकार्य माना जाता है।

एक विशिष्ट प्राप्तकर्ता को पत्र को जब भी संभव हो, पता करें नाम का संकेत दिए बिना प्राप्तकर्ताओं को पत्र प्रेषित करने से बचें।

यदि आप अनिश्चित हैं यदि आप प्राप्तकर्ता से संपर्क करते हैं "लेडी।" या "भगवान", व्यक्ति का पूरा नाम नीचे लिखें

एक खाली पंक्ति के साथ प्रारंभ वाक्य का पालन करें

संक्षेप में जानकारी को संप्रेषित करने के लिए टेक्स्ट को फ़ॉर्मेट करें किसी भी अन्य पत्र के अनुसार, मुख्य पाठ में एक परिचय, एक शरीर और एक निष्कर्ष शामिल होना चाहिए। पूरे, शरीर सहित, यथासंभव छोटे और संक्षिप्त रूप में रखें।

मुख्य पाठ को बाईं ओर संरेखित करें

इंडेंट का इस्तेमाल न करें

मुख्य पाठ की रेखाओं के बीच एक पंक्ति बनाओ, लेकिन पैराग्राफ के बीच और अंतिम पैराग्राफ के बाद एक रिक्त पंक्ति छोड़ दें।

एक विनम्र बंद का उपयोग करें digita "सबसे अच्छा संबंध है" या समरूप अभिव्यक्ति जैसे पत्र के मुख्य पाठ के बाद बंद करना

समापन बंद करने के लिए संरेखित करें

क्लोजर के पहले शब्द के पहले अक्षर के लिए केवल अपरकेस का उपयोग करें।

बंद होने पर एक अल्पविराम का पालन करें

अन्य संभावित बंद शामिल हैं "धन्यवाद", "ईमानदारी से तुम्हारा", ई "शुभकामनाएं"।

अपना नाम लिखें बंद होने के अगले लाइन में अपना नाम टाइप करें

बाईं ओर अपना नाम ऊपर उठाएं

हस्ताक्षर के लिए जगह मत छोड़ो क्योंकि, एक डिजिटल पत्र होने के नाते, हस्ताक्षर अर्थहीन है

पृष्ठ के निचले भाग में अपनी संपर्क जानकारी सूचीबद्ध करें एक रेखा को छोड़ें, फिर अपना भौतिक पता, फोन नंबर, ईमेल पता, और संभवतः वेबसाइट या ब्लॉग लिखें

रिक्त पंक्ति को छोड़ने के बावजूद बाईं ओर इस सारी जानकारी को संरेखित करें प्रत्येक जानकारी के लिए एक पंक्ति का उपयोग करें

टिप्स

ध्यान दें कि संयुक्त राज्य और ग्रेट ब्रिटेन में औपचारिक पत्रों के बीच कुछ मतभेद हैं। ब्रिटेन में जवाब के लिए पता और तारीख सही-संरेखित हैं, और यदि वस्तु शामिल है, तो वह केंद्र से जुड़ा हुआ है। इसके अलावा, तारीख प्रारूप में लिखा है दिन महीने की साल, और प्रारंभिक वाक्य के बाद बृहदान्त्र के बजाय कोमा का उपयोग किया जाता है
पिछला निर्देश बताते हैं कि "ब्लॉक" शैली का उपयोग करते हुए औपचारिक पत्र कैसे लिखना है, लेकिन आपको अपने आप को संशोधित ब्लॉक शैली और अर्द्ध-ब्लॉक शैली के साथ परिचित होना चाहिए।
ब्लॉक शैली में बदलाव के साथ, प्रेषक का पता और तारीख सही पर गठबंधन कर रहे हैं, और निष्कर्ष उसी संरेखण के रूप में प्रेषक का पता और तिथि की रेखा है।
अर्द्ध-ब्लॉक शैली के साथ, प्रेषक का पता, तिथि और समापन सभी पृष्ठ के मध्य में जुड़ा हुआ है। इसके अलावा, शरीर के प्रत्येक अनुच्छेद को वापस आ गया है और एक लाइन का उपयोग करता है

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