एक अच्छा रिसेप्शनिस्ट कैसे बनें

तकनीकी उपकरणों का ज्ञान रखना महत्वपूर्ण है मुख्य तकनीकी उपकरण जिसके साथ रिसेप्शनिस्ट को बातचीत करना चाहिए टेलीफोन है - और सभी बटन और विभिन्न सहसंबद्ध लाइनें। कंप्यूटर कौशल भी आवश्यक हैं - अधिकांश रिसेप्शनिस्टों को ई-मेल का इस्तेमाल करने में सक्षम होना चाहिए और एक वर्ड प्रोसेसिंग प्रोग्राम का उपयोग करने में सक्षम होना चाहिए। स्प्रैडशीट्स बनाने और क्षेत्र के विशिष्ट कार्यक्रमों के बारे में जानने के लिए यह भी उपयोगी हो सकता है।

विश्वसनीय हो रिसेप्शनिस्ट को हर समय अपने डेस्क की रक्षा करने की आवश्यकता होती है - अगर कोई भी फोन का जवाब नहीं देता है तो वह कंपनी के लिए हानिकारक होगा, या यदि कोई व्यक्ति जिसे सहायता की आवश्यकता है विश्वसनीयता को प्राथमिकता दें - अगर मालिक को पता है कि वह आप पर भरोसा कर सकते हैं क्योंकि आप हमेशा मदद करने के इच्छुक हैं, आप अपरिहार्य बन जाएंगे

उत्कृष्ट सुनन कौशल आवश्यक हैं रिसेप्शनिस्ट की गतिविधि का एक महत्वपूर्ण पहलू यह जानना है कि लोगों को कैसे सुनना है - चाहे फोन पर, या जब कोई ग्राहक एक प्रश्न पूछता है, या उस जानकारी के बारे में जिसे आपको दिया गया है ध्यान से सुनकर आप और अधिक कुशल बनाएंगे - जब आप पहली बार पहले से समझ चुके हैं, तो आप समस्याओं को शीघ्रता से सुलझाने में सक्षम होंगे, और आप जल्दी से ग्राहकों को उन लोगों से कनेक्ट कर लेंगे जिन लोगों की तलाश है।

सब कुछ ध्यान दें यदि मालिक आपको कुछ करने के लिए कहता है, तो ध्यान से विस्तार से ध्यान दें। यदि कोई ग्राहक कॉल करता है, तो बुनियादी जानकारी (नाम, संपर्क, अनुरोध, आदि) लिखना सुनिश्चित करें। ध्यान रखना अपने आप को संगठित रखने और दिन में किए जाने वाले सभी छोटी चीजों को याद रखने का एक अच्छा तरीका है। नोटबुक पर अपने नोट्स को पिन करें और हमेशा इसे अपने साथ रखें आपको यह आश्चर्य होगा कि यह कैसे उपयोगी होगा, खासकर जब आप यह याद रखना चाहते हैं कि चार घंटे पहले कहने वाले व्यक्ति को क्या चाहिए

फोन को विनम्रतापूर्वक उत्तर दें "शुभ प्रभात, हमारी कंपनी के संपर्क में आने के लिए धन्यवाद। मेरा नाम है ..., मैं आपकी क्या मदद कर सकता हूं? " एक या दो अंगूठों के बाद उत्तर देना सुनिश्चित करें किसी व्यक्ति को एक मिनट से अधिक समय तक इंतजार नहीं करना चाहिए (विशेष रूप से इन मामलों में प्रतीक्षा हमेशा लंबा होता है)

एक ही व्यावसायिकता और उसी शिक्षा के साथ प्रसव के प्रभारी कर्मियों से संपर्क करें जो आप किसी दूसरे आगंतुक के लिए उपयोग करते हैं। अगर वे आपको साइन करने के लिए कहते हैं, तो सुनिश्चित करें कि हस्ताक्षर सुपाठ्य है। डिलीवरी स्टाफ को निर्देशों की आवश्यकता हो सकती है कि पैकेज को कैसे छोड़ना है। ऐसे मामलों के लिए जिम्मेदार कर्मचारियों को कॉल करना सुनिश्चित करें

उन ग्राहकों से संपर्क करें जो उपलब्धता और दयालुता के साथ आपकी कंपनी की यात्रा करते हैं। क्लाइंट ने आपको प्रस्तुत व्यक्ति के नाम के बारे में बताया और आपको बताया है कि प्रश्न में व्यक्ति से संपर्क करें ताकि उन्हें यह बता सकें कि उनके पास विज़िट हैं। आप कह सकते हैं "श्री रॉसी, एक्सवाईजेड कॉर्पोरेशन से श्री बिन्ची दो की नियुक्ति के लिए आ गई हैं"। हमेशा उस व्यक्ति का नाम और उपनाम मांगे जो आपको संबोधित करता है, उस संगठन का नाम जिसे वह आता है और अगर उसकी नियुक्ति है यह तब वह व्यक्ति होगा जिसके साथ यह नियुक्ति तय की गई थी कि आपको कितनी देर और कितनी देर तक आगंतुक को इंतजार करना होगा (आप कह सकते हैं "श्री रॉसी एक क्षण में आपको प्राप्त करेंगे" या "श्री रॉसी एक बैठक में हैं और पांच मिनट में उपलब्ध होगी। कृपया, यहां बैठो ")।

ग्रीटिंग के लिए तैयार हो जाओ अपने ग्राहकों को एक दोस्ताना तरीके से नमस्कार करना हमेशा महत्वपूर्ण होता है यहां तक ​​कि अगर आप जो भी कर रहे हैं, इससे पहले कि आप उनकी मदद कर रहे हैं, तब भी उन्हें बधाई देना महत्वपूर्ण है ताकि वे महसूस कर सकें और समझ सकें कि आप जितनी जल्दी हो सके उनकी मदद करेंगे।

विनम्र और आदरपूर्ण रहें प्रत्येक व्यक्ति को उस तरह से व्यवहार करें जैसे कि वह सबसे महत्वपूर्ण व्यक्ति थे जो कभी आपके कार्यालय में प्रवेश करते थे। यह आपकी नौकरी है: कोई भी ध्यान नहीं देता कि आप दो घंटे के लिए यातायात में फंस गए हैं, कि आपका नया बैग बर्बाद हो गया है या आपने अपनी पसंदीदा सीडी खो दी है घर पर व्यक्तिगत समस्याएं छोड़ें (और यदि आप जो संदेश आपको दिए गए थे या जिस तरह से आपसे कहा गया था, उसका सम्मान नहीं करते हैं, ऐसा करने का बहाना)। सबसे ऊपर, सुनिश्चित करें कि व्यक्ति पूरी तरह से आराम और आप से बात करने के लिए खुश है।

ऐसे तरीके से तैयार करें जैसे कि अच्छा प्रभाव दें। कंपनी का प्रतिनिधित्व करें, इसलिए आपको भूमिका में शामिल होना होगा। कुछ औपचारिक कपड़े खरीदें वैकल्पिक रूप से, यदि आप एक विशिष्ट प्रकार की गतिविधि (जैसे कपड़े के खुदरा विक्रेता) के एक रिसेप्शनिस्ट हैं, तो आप स्टोर में कपड़े खरीदने और उन्हें पहनना चुन सकते हैं। एक शांत शैली चुनें, जब तक आपका काम फैशन उद्योग में न हो, या अन्य कारक आपको बोल्डर होने के लिए प्रोत्साहित न करें।