एक पुष्टिकरण पत्र कैसे लिखें

जैसा कि आप नाम से अनुमान लगा सकते हैं, एक पुष्टिकरण पत्र एक विवरण है जो विवरण की पुष्टि के लिए भेजा गया है, जैसे कि मौखिक रूप से किए गए अनुबंध, नियुक्तियों और नौकरी के इंटरव्यू के बारे में जानकारी। यह आरक्षण, एक आमंत्रण का उत्तर, विभिन्न लेखों या सेवाओं की प्राप्ति या यात्रा व्यवस्था को भी दस्तावेज कर सकता है। यह एक छोटा दस्तावेज़ है जिसे आसानी से सरल स्वरूप का सम्मान करने के लिए लिखा जा सकता है।

कदम

भाग 1

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उचित ग्रीटिंग के साथ आरंभ करें यदि आपको एक पुष्टिकरण पत्र भेजने की जरूरत है, तो आपको सही ग्रीटिंग, नाम और प्राप्तकर्ता का शीर्षक का उपयोग करना चाहिए। आम तौर पर स्वीकार किए गए प्रारूप निम्नानुसार हैं: "प्रिय सर / मैडम / मिस / डॉक्टर / डॉक्टर" सवाल में व्यक्ति की उपनाम द्वारा पीछा किया

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पहले पैराग्राफ में, किए गए समझौते के विवरण की पुष्टि करें एक पुष्टिकरण पत्र में, आपको सीधे इस बिंदु पर जाना होगा: प्रारंभिक जानकारी दर्ज करने या सुखद आनंदों में खो जाने के लिए बेकार है। इसके बजाए, पहले पैराग्राफ का इस्तेमाल करके आप जिस चीज की पुष्टि कर रहे हैं, उसके बारे में विशेष रूप से परिभाषित करें। इसमें दिनांक, समय और स्थान शामिल हो सकते हैं विशिष्ट रहें

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अन्य विवरण के बारे में बात करें उसी अनुच्छेद में, या दूसरे छोटे पैराग्राफ में, अन्य विवरण नियुक्त करता है जो प्रासंगिक हो सकते हैं। इसमें आर्थिक समझौतों, नियमों और सम्मेलनों या किसी अन्य पहलू को शामिल किया जा सकता है जो पुष्टि की जानी चाहिए। यह जानकारी विशिष्ट जिम्मेदारियों और कार्यों को शुरू या पूरा करने के लिए भी प्रदान कर सकती है।

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यदि आवश्यक हो, तो एक उत्तर का अनुरोध करें। आखिरी अनुच्छेद में एक ऐसी वाक्य शामिल होनी चाहिए जो आपको प्राप्त करने के लिए प्रोत्साहित करे, यदि आवश्यक हो तो समस्याओं के मामले में उसे बताएं, जैसे स्पष्टीकरण, गलतफहमी या अन्य कठिनाइयों के लिए अनुरोध

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प्राप्तकर्ता को धन्यवाद करके पत्र को समाप्त करें ठीक से इसे बंद करने के लिए सुनिश्चित करें जैसे एक अभिव्यक्ति का प्रयोग करें "सबसे अच्छा संबंध है", "आपके ध्यान के लिए धन्यवाद", "सबसे अच्छा संबंध है" या "अभिवादन"। अपने कंप्यूटर पर अपना नाम टाइप करें, और फिर दस्तावेज़ मुद्रित करने के बाद इसे नीचे साइन करें। औपचारिक पत्रों के लिए, अपना पूरा नाम उपयोग करें

भाग 2

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उचित कागज और एक गुणवत्ता प्रिंटर का उपयोग करें जब आप कोई व्यावसायिक पत्र मुद्रित करते हैं, तो अपने व्यवसाय के लेटरहेड का उपयोग करें यदि आप किसी कंपनी से संबद्ध नहीं हैं और आपके पास उचित काग़ज़ नहीं है, तो उच्च गुणवत्ता के पेपर पर पत्र मुद्रित करें। एक अच्छा प्रिंटर का उपयोग करके इसे प्रिंट करना सुनिश्चित करें, जिसमें पर्याप्त स्याही या टोनर होना चाहिए।

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एक चरित्र और मानक मार्जिन का उपयोग करें जब आप एक औपचारिक पत्र लिखते हैं, तो टाइम्स न्यू रोमन या एरियल जैसे मानक फ़ॉन्ट का उपयोग करें फ़ॉन्ट 12 अंक होना चाहिए, और आपको बोल्ड, इटैलिक या रेखांकित नहीं करना चाहिए। मार्जिन प्रत्येक पक्ष पर 2.5 सेमी होना चाहिए।

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संक्षिप्त रहें और सीधे बिंदु पर जाएं पुष्टिकरण पत्र संक्षिप्त हैं I आपको संक्षेप में होना चाहिए और सभी अनावश्यक शब्द, अभिव्यक्ति और जानकारी हटा दें। संचार की सामग्री को सख्ती से कथित तौर पर विवरण की पुष्टि करने की आवश्यकता है।

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औपचारिक स्वर का उपयोग करें चूंकि अधिकांश पुष्टिकरण पत्र प्रकृति से कम हैं, इसलिए स्वर बहुत औपचारिक और अवैयक्तिक है। इससे पुष्टि की गई जानकारी पर एकाग्रता बनाए रखने में मदद मिलती है और बेकार अनावश्यक घट जाती है।

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सही समय पर पुष्टिकरण पत्र भेजें कई कारण हैं कि आपको एक पुष्टिकरण पत्र क्यों भेजना चाहिए। नियुक्ति की तारीख, एक बैठक, एक साक्षात्कार, एक सम्मेलन या अन्य घटनाओं की पुष्टि करना एक सामान्य कारण है कि लोग इस प्रकार के पत्राचार का मनोरंजन करते हैं। इसमें अन्य सामान्य परिस्थितियां भी हैं, जिनमें शामिल हैं: