बैठक की अध्यक्षता कैसे करें

पेशेवर वातावरण, विशेष रूप से किसी कार्यालय के भीतर, कुछ सहयोग की आवश्यकता होती है। उदाहरण के लिए, महत्वपूर्ण निर्णयों में अक्सर एक से अधिक व्यक्तियों के हस्तक्षेप शामिल होते हैं, जो अपनी दृष्टि और विशेषज्ञता हासिल कर लेते हैं, और यह उन महत्वपूर्ण कार्यों पर लागू होता है जो कंपनी के लिए सफलता सुनिश्चित करने के लिए कार्य करते हैं। बैठकें इस सहयोग को संरचित करने और व्यवस्थित करने के लिए आदर्श हैं, लेकिन बिना लक्ष्य किए या उन्हें नियंत्रित करने के बाद, वे घंटों तक रह सकते हैं और बेकार हो सकते हैं। उन्हें प्रोग्राम करने, उन्हें तैयार करने और उन्हें आगे बढ़ाने के बारे में जानने के लिए फर्क पड़ सकता है और उनका कार्य अधिक प्रभावी बना सकता है

कदम

भाग 1

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बैठक और एजेंडा को लिखें और वितरित करें यह न केवल बैठक के अध्यक्ष के लिए बल्कि मेहमानों के लिए भी उपयोगी उपकरण हो सकता है। इस दस्तावेज़ में बैठक के बारे में महत्वपूर्ण जानकारी है, जैसे कि कब आयोजित किया जाएगा और कहाँ और कौन भाग लेंगे सबसे ऊपर, यह उन विषयों की सूची देगा जिनके बारे में आप बात करना चाहते हैं, जिससे कि सभी को तैयार हो। समय पर इच्छुक पार्टियों को सूचित करें: बैठक में जितना अधिक महत्वपूर्ण होगा, जितनी जल्दी आपको इसका सामना करना चाहिए।

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चर्चा के विषय और पूर्व में आयोजित होने वाली किसी भी बैठक को अनुसंधान करें। बैठक में भाग लेने वाले लोग उन सभी विषयों पर अप-टू-डेट नहीं हो सकते हैं जिनके बारे में आप बात कर रहे हैं, कोई अन्य व्यक्ति के सामने नहीं हो सकता है और दूसरों को सिर्फ उन्हें भूल गया है चूंकि आप राष्ट्रपति हैं, आपको पता होना चाहिए कि इस मीटिंग से पहले क्या हुआ। जिन लोगों ने सबसे महत्वपूर्ण बैठकों में भाग लिया है, उनसे पूछने की कोशिश करें, ताकि आप जान सकें कि कौन-से अंक लंबित रहे हैं, क्योंकि आपको उन्हें फिर से खोलना होगा। आप पिछले बैठकों से भी मिनटों का अनुरोध कर सकते हैं, जो आपके संगठन के साथ आपकी मदद करेंगे।

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अग्रिम में उस स्थान को तैयार करें जो मीटिंग के लिए समर्पित हो। बैठक के दिन, आपको यह सुनिश्चित करना पड़ेगा कि प्रतिभागियों का स्वागत करने के लिए यह स्थान स्वच्छ, प्रस्तुती और परिपूर्ण है। आपको यह सुनिश्चित करना होगा कि सभी तकनीकी घटक (कंप्यूटर, प्रोजेक्टर, स्क्रीन, इत्यादि) अच्छी तरह से काम करते हैं और उपयोग करने के लिए तैयार हैं। यदि कोई भ्रम है, तो आप अनमोल समय बर्बाद कर देंगे, और बैठक में लंबे समय तक रहना होगा।

भाग 2

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पिछली बैठक के संबंधित बिंदुओं का सारांश करें यदि यह एक बैठक है जो एक लंबी और स्थायी परियोजना से संबंधित है, तो आपको कार्यक्रम की प्रगति पर सभी प्रतिभागियों को त्वरित रूप से अपडेट करना होगा। पिछली बैठकों से उत्पन्न होने वाली सभी घटनाओं या महत्वपूर्ण निर्णयों का त्वरित रूप से संयोजन करें। यहां हर कोई चर्चा के विषयों से अवगत नहीं हो सकता है, इसलिए आपको यह सुनिश्चित करना होगा कि वे सभी एक ही तरंग दैर्ध्य पर हैं और मीटिंग प्रभावी और उपयोगी है।

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मुख्य प्रतिभागियों को स्थिति पर रिपोर्ट करने की अनुमति दें बाद में, विशेषज्ञों को पिछली बैठक के बाद होने वाले नए या हाल के घटनाओं के बारे में शेष विधानसभा को सूचित करने की अनुमति दें। वे किसी भी पहलू को कवर कर सकते हैं, जैसे कि कंपनी या संगठन का सामना करने वाली नवीनतम कठिनाइयां, कर्मचारियों को किए गए परिवर्तन, परियोजना के विकास और रणनीतिक परिवर्तन महत्वपूर्ण बात यह है कि सब कुछ प्रासंगिक है पिछली बैठक के दौरान किए गए फैसलों के बाद प्रतिभागियों को भी उन विशिष्ट कार्यों के बारे में और जानने की इच्छा होगी जो कि किए गए हैं।

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लंबित शेष बिन्दुओं का ख्याल रखना यदि कोई ऐसी समस्याएं हैं जो हल नहीं हुई हैं या जो अंतिम मीटिंग में नहीं किए गए फैसले हैं, तो नए विषयों के बारे में बात करने से पहले उन पर विचार करने की कोशिश करें। अब पुराने मुद्दों को स्थगित कर दिया गया है, कम प्रतिभागियों को इसके लिए ज़िम्मेदारी लेनी होगी, इसलिए उन्हें खेल में लाने की कोशिश करें और शेष अंक का एजेंडा पर आगे बढ़ने से पहले उपाय करें। आमतौर पर, वे स्पष्ट रूप से पिछले मिनट में संकेत दिए गए हैं।

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सभी नए विषयों के बारे में बात करें बाद में, यह चर्चाओं, चिंताओं और हाल के मुद्दों पर चर्चा करता है। पिछली बैठकों और वर्तमान के बीच हुई घटनाओं से उन्हें स्वाभाविक रूप से आना चाहिए। यह प्रतिभागियों को ठोस और निश्चित निर्णय करने के लिए प्रेरणा देता है - अधिक पहलुओं की अनदेखी की जाती है, भविष्य में बैठकों के लिए अधिक लंबित अंक रहेंगे।

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बैठक के निष्कर्षों का सारांश करें एक बार जब आप सभी अतीत और वर्तमान बिंदुओं के बारे में बात करते हैं, तो उन सभी उपस्थितियों से पहले निष्कर्षों को संक्षेप में प्रस्तुत करने के लिए कुछ समय दें किए गए सभी निर्णयों के परिणामों की समीक्षा करें और, यदि आवश्यक हो, तो उन विशिष्ट कार्यों का वर्णन करें जो प्रतिभागियों को अगली बैठक से पहले लागू करने की आवश्यकता होगी।

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भविष्य की बैठकों के लिए नींव बिछाने से समाप्त करें। अंत में, हर किसी को समझाएं कि अगली मीटिंग से पहले क्या किया जाना चाहिए - अगर यह पहले से ही नियोजित किया गया है, तो याद रखें कि कब और कब का आयोजन किया जाएगा। यह हर किसी को निरंतरता की भावना देगा, एक परियोजना से पारित करना या एक महत्वपूर्ण फैसला दूसरे के लिए और प्रगति के लिए एक समय सीमा की स्थापना या कार्यों को पूरा करने के लिए पूरा करेगा।

भाग 3

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सहभागियों को हस्तक्षेप करने के लिए प्रोत्साहित करें। चूंकि आप राष्ट्रपति हैं, इसलिए आपका काम एक खुला और उत्पादक चर्चा को बढ़ावा देना है। यदि आप देखते हैं कि प्रासंगिक और उपयोगी ज्ञान से मौजूद कुछ अन्य समूह के सामने खुलते हैं, तो उन्हें बात करते हैं आपको उन्हें मजबूरन या प्रत्यक्ष सवाल पूछने की ज़रूरत नहीं है, आपको सिर्फ एक वाक्य जैसे "मुझे लगता है कि मिसेज बिएनची का अनुभव हमें इस मामले में मदद कर सकता है" कहना है। बैठक में कम सक्रिय सदस्यों को शामिल करने के लिए यह एक बेहतरीन तकनीक है।

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सुनिश्चित करें कि हर कोई समझता है कि आप किस बारे में बात कर रहे हैं। यह याद रखना मुश्किल हो सकता है कि सभी प्रतिभागियों को नृत्य में उठाए गए विषयों के बारे में समान अनुभव या समान ज्ञान नहीं होता है। सुनिश्चित करें कि सभी मौजूद लोगों में यह समय की बर्बादी है नहीं लगता है कि बनाने के लिए, आप कुछ समय के लिए मुद्दों या जटिल विषयों को सरल करने के लिए के रूप में वे नियुक्त किया जाता है अवसर ले जाना है। कम अनुभवी सदस्य निस्संदेह इसकी प्रशंसा करेंगे।

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मुश्किल या असुविधाजनक प्रश्नों को अनदेखा न करें अगर किसी सक्षम राष्ट्रपति द्वारा उन्हें नियंत्रण में नहीं रखा जाता है, तो बैठकें अविश्वसनीय रूप से बेकार हो सकती हैं। यह सुनिश्चित करने का प्रयास करें कि आप चर्चा करने के लिए सभी महत्वपूर्ण विषयों का नाम दें। उन मुद्दों के बारे में जवाब देने और जवाब पाने की कोशिश करें जो किसी को भी सामना करना नहीं चाहता है। यद्यपि वे उन सभी उपस्थितियों के लिए दिलचस्पी नहीं रखते हैं, सबसे अधिक असुविधाजनक अंक वास्तव में उन लोगों के लिए हल किए जाने योग्य हैं जिनसे मीटिंग को लाभदायक माना जा सकता है।

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समय का ट्रैक रखें बैठकों में एक विशेष कारण के लिए बुरी प्रतिष्ठा है: वे समय की एक बड़ी बर्बादी माना जाता है। उन्हें अनन्त होने से रोकने के लिए, अपनी भूमिका का उपयोग उन्हें गतिशील रूप से प्रवाह करने के लिए करें कम महत्वपूर्ण मामलों और वार्तालापों को अपने आप में अंत के रूप में बहिष्कृत करने से डरना न करें, उन्हें बैठक के अंत में स्थगित करें। क्या यह बैठक अपेक्षा से अधिक समय तक लगती है उड़ान भरने पर एजेंडा को विनियमित करने के लिए तैयार करें ताकि सुनिश्चित हो सके कि आप प्रतिभागियों को समय बर्बाद नहीं करते हैं।