एक टेली कॉन्फ्रेंस की अध्यक्षता कैसे करें

बैठक में निमंत्रण भेजें जैसे ही आप समय का निर्णय लेते हैं, आमंत्रण भेजें। यह सब कुछ वे सम्मेलन में भाग लेने वालों में प्रवेश करने की जरूरत है और विषयों के साथ एजेंडा (कॉल और पासवर्ड की संख्या) जिम्मेदारियों की सूची सहित, छुआ जा करने के लिए शामिल होना चाहिए। एजेंडा में अन्य प्रतिभागियों से प्रत्येक प्रश्न या ब्याज को कवर किया जाना चाहिए, जिसे आप पहले से अनुमान कर सकते हैं सकारात्मक पहलुओं पर पहले फोकस करें, फिर किसी भी रुकावट को दूर करने के लिए चुनौतियों पर जाएं और समाधान या विचार पेश करें।

सहभागियों की एक सूची बनाएं, जिनमें वे कहां और सामान्य व्यक्तिगत जानकारी लेकर आए हैं जब आप सभी प्रतिभागियों को कनेक्ट होने के लिए प्रतीक्षा करते हैं तो आप चैट करने के लिए इस सामग्री का उपयोग कर सकते हैं।

सम्मेलन के दिन ईमेल के माध्यम से एक रिमाइंडर भेजें यदि यह दोपहर के भोजन के बाद होता है, या दिन पहले जब सम्मेलन को सुबह में निर्धारित किया जाता है इससे यह सुनिश्चित करने में मदद मिलेगी कि हर कोई समय पर पहुंच जाए। आप इस मौके का उपयोग रिपोर्ट या दस्तावेज़ भेजने के लिए कर सकते हैं जो सम्मेलन के दौरान उपयोग किया जाएगा। किसी और इस सामग्री को बनाया है, तो श्रेय देना सुनिश्चित हो (या से बचने के दोष आप पर हो) संदेश वह दस्तावेज युक्त या कह "मैं जॉन की रिपोर्ट संलग्न की है भेजा अग्रेषित करके, हम दौरान चरण दर चरण की व्याख्या करेगा सम्मेलन "। यह सम्मेलन नेता के रूप में अपनी जिम्मेदारी है, यकीन है कि हर कोई एक ही तरंग दैर्ध्य पर है और हर किसी के सम्मेलन से पहले उनके कार्य पूरा कर लिया है कि सुनिश्चित करें।

टेली कॉन्फ्रेंस शुरू होता है समय पर रहें यदि संभव हो तो 10 मिनट पहले टेलीकॉन्फरेंस तक पहुंचें कुछ सेवाएं आपको अनुसूचित प्रारंभ समय तक लॉग इन नहीं करने देंगे और अन्य लोग किसी विशेष पासवर्ड लॉग के साथ किसी नेता तक बातचीत नहीं करने देंगे। लिंक नंबर को पहले से आज़माएं, अगर आप उस सेवा को नहीं जानते हैं जो आप उपयोग करेंगे।

आम तौर पर कम से कम एक व्यक्ति देर हो जाएगा, इसलिए सम्मेलन की शुरुआत में आपको बातचीत शुरू करने के लिए कुछ उपयोगी नोट्स चाहिए और लंबे समय तक चुप्पी से बचें। उन सभी को प्रतिभागियों (नाम, शीर्षक और भूमिका) को पेश करना सुनिश्चित करें जो उन्हें नहीं जानते, खासकर अपने ग्राहकों के लिए। सम्मेलन 3-5 मिनट के समय निर्धारित समय के बाद शुरू होता है, हालांकि सभी प्रतिभागी मौजूद नहीं हैं।

एजेंडा का पालन करें - आप इसे करने के लिए समय ले लिया है, इसलिए इसे का पालन करें। अपनी घड़ी को मॉनिटर करना सुनिश्चित करें क्योंकि कुछ प्रतिभागियों को अनुसूचित समापन समय से पहले नहीं रहना पड़ सकता है। अपने प्रस्तुतकर्ता की जरूरत के बारे में जानकारी रखें यह सुनिश्चित करने के लिए आपका काम है कि सब कुछ नियंत्रण में है

ध्यान रहें और ध्यान दें। यदि संभव हो, तो म्यूट बटन का उपयोग करने से बचें, जबकि अन्य बात कर रहे हैं। यदि आप व्यस्त और सम्मिलित हैं तो कार्यालय में मौजूद लोग आप को तब तक बाधित नहीं करेंगे, जब आप सम्मेलन में होंगे। यह आपके लिए यह दिखाने का अवसर है कि आप जिस विषय पर चर्चा कर रहे हैं उसके बारे में आप कितना जानते हैं। बहुत ज्यादा वादा मत करो, और कहने में बेझिझक हो कि आप उन सवालों के जवाब पाएँगे जिन्हें आपने नहीं सोचा था।

सम्मेलन के अंत में, पूछें कि क्या किसी को पूछने के लिए प्रश्न हैं और सुनिश्चित करें कि सम्मेलन के दौरान या उसके बाद उत्तर प्राप्त हो। यदि एक बाद की बैठक की आवश्यकता है, तो बातचीत बंद होने से पहले प्रोग्राम करें। आपके लिए समर्पित सभी समय के लिए धन्यवाद और आपको एक अच्छा दिन या एक अच्छा सप्ताहांत शुभकामनाएं

टेलीकॉन्फरेंस के तुरंत बाद, सारांश दस्तावेज़ बनाएं और सभी प्रतिभागियों को भेजें। 1) यह सुनिश्चित करना कि हर कोई समझता है और वे अपनी जिम्मेदारियों की एक सूची है, और 2) दस्तावेज़ सफेद पर बातचीत काला मामले में किसी भी विसंगतियों बाद में देखते हैं: इस सूची में दो उद्देश्यों है। आप पा सकते हैं कि एक अच्छी अंतिम रिपोर्ट आपको एक से अधिक बार सेव करेगी। यदि आवश्यक हो तो सुधारों या सारांश में बदलाव के लिए पूछना याद रखें।