किसी कंपनी को शिकायत पत्र कैसे लिखें

शिकायत का एक पत्र लिखना ऐसा कुछ है जिसे अपने जीवन में कुछ बिंदु पर सामना करना पड़ता है। यदि आप किसी कंपनी के किसी उत्पाद या सेवा से असंतुष्ट हैं, तो आमतौर पर समस्या को पारस्परिक रूप से लाभकारी तरीके से हल करना संभव है, लेकिन शिकायत के फर्म पत्र के जरिए शिकायत के एक पत्र को लिखना जटिल या डरावना नहीं होना चाहिए - आपको जो करना है उसे स्पष्ट रूप से तथ्यों का खुलासा करना है और कृपया एक प्रस्ताव के लिए पूछें

कदम

विधि 1

2

जल्दी से पत्र के महत्वपूर्ण बिंदु पर आता है। आपके पत्र की पहली पंक्ति स्पष्ट रूप से स्पष्ट रूप से बताएगी कि आप पत्र क्यों लिख रहे हैं और आपकी शिकायत क्या है। किसी भी प्रासंगिक धारावाहिक या मॉडल संख्या के साथ, जिस तिथि, समय और जगह पर सेवा खरीदी या प्राप्त की, सहित सभी प्रासंगिक तथ्यों को प्रदर्शित करें।

3

विशेष रूप से बताएं कि परिणाम या उपाय आपको कैसे संतुष्ट कर सकते हैं यदि आप किसी अन्य प्रकार के मुआवजे, रिफंड, मरम्मत या प्रतिस्थापन चाहते हैं, तो कृपया इसे अपने दूसरे पैराग्राफ में स्पष्ट रूप से व्यक्त करें। यह आपको एक प्रोफार्मा पत्र या अन्य मानकीकृत उत्तर प्राप्त करने से बचने में मदद करेगा और प्राप्तकर्ता को कुछ काम करने के लिए प्रदान करेगा

4

समर्थन दस्तावेजों की प्रतियां संलग्न करें इन में प्राप्तियां, वारंटी, भेजे गए चेक की प्रतियां और जहां उचित हो, फ़ोटो या वीडियो शामिल हो सकते हैं। सभी दस्तावेज आपके पत्र में शामिल किए जाने चाहिए।

5

उन्हें समस्या हल करने के लिए समय सीमा दें यह समय की एक सटीक अवधि प्रदान करने के लिए उपयोगी है जिसके भीतर आप समस्या हल करना चाहते हैं। यह आपको आश्वस्त करेगा और आपको एक त्वरित निष्कर्ष पर लाने में मदद करेगा।

6

पत्र सम्मानपूर्वक समाप्त होता है उनकी सहायता के लिए प्राप्तकर्ता का धन्यवाद करें और उन्हें यह बताएं कि समस्या को हल करने के लिए आप और कैसे पहुंच सकते हैं। यह आपके काम को बहुत आसान बना देगा, जिसके परिणामस्वरूप आपके लिए एक अधिक कुशल परिणाम होगा।

विधि 2

2

संक्षिप्त रहें ग्राहक सेवा प्रतिनिधि दिन में सैकड़ों अक्षरों को भी प्राप्त कर सकते हैं, इसलिए इस बिंदु पर तुरंत पहुंचने के लिए महत्वपूर्ण है ताकि वे जान सकें कि जैसे ही वे पढ़ना शुरू करते हैं, तब तक वे क्या कर रहे हैं। यदि आपका पत्र बहुत लंबा या बहुत विस्तृत है, तो पाठक अपनी सामग्री को छोड़ने के लिए झुकाएगा और वांछित सटीक समस्या या संकल्प का एक अस्पष्ट विचार प्राप्त करेगा।

3

आधिकारिक होने का प्रयास करें अपने पत्र की आधिकारिकता के साथ आप सही स्वर बना लेंगे और यह सुनिश्चित कर लें कि कंपनी को यह मालूम है कि शिकायत को गंभीरता से लिया जाना चाहिए यह विशेष रूप से सबसे गंभीर समस्याओं का सच है, जो कि महत्वपूर्ण वित्तीय निहितार्थ हो सकते हैं

4

अपने पत्र को साफ और सही ढंग से प्रारूपित करें जैसा कि ऊपर उल्लेख किया गया है, इसे पेशेवर रूप से स्वरूपित किया जा सकता है, जिस तरीके से शिकायत प्राप्त होती है, उस पर अच्छी तरह से प्रभावित हो सकता है। शीर्ष पर बाईं ओर आपके नाम, पता और तिथि को शामिल करें, उस व्यक्ति के नाम और शीर्षक के साथ, जिसे आप लिख रहे हैं, कंपनी के पते के साथ, दाईं तरफ, पत्र के शरीर के ऊपर। ध्यान दें कि एंग्लो-सैक्सन दुनिया में प्रेषक की स्थिति और प्राप्तकर्ता की स्थिति हमारे मानक व्यावसायिक दृष्टिकोण की तुलना में उलट हो जाती है।

5

वर्तनी और व्याकरण की जांच करें यदि वे गलत थे, तो वे दावा की प्रगति को नकारात्मक रूप से प्रभावित कर सकते हैं। पत्र छपाई करने से पहले कंप्यूटर को जांचना सुनिश्चित करें या इसे भेजने से पहले किसी और को पढ़िए।

विधि 3

2

कमांड की श्रृंखला के साथ आगे बढ़ो। यदि ग्राहक सेवा प्रबंधक के साथ संबंध असफल है, तो यह पता लगाने की कोशिश करें कि अगला व्यक्ति कौन सी आदेश की श्रृंखला में है और उस तक पहुंचता है। हर बार जब आप जिम्मेदार लोगों की सीढ़ी पर चलते हैं, तो जो भी हो, उस पत्राचार को पिछले स्तर पर संलग्न करें। यह कंपनी के अगले और सबसे प्रभावशाली प्रबंधक को अपडेट करेगा और संभवत: लड़ने के बिना सवाल हल हो जाएगा।

3

यदि आप कानूनी तौर पर कार्यवाही करना चाहते हैं, तो एक वकील से परामर्श करें उसे पता चल जाएगा कि कैसे आगे बढ़ना है ध्यान रखें कि एक कानूनी कार्यवाही आपका आखिरी उपाय है: इसे केवल तभी चुनें यदि शिकायत में कोई नकारात्मक जवाब दिया गया है और आपको वित्तीय मुआवजे का अनुरोध नहीं किया गया है और उसके कारण