वाणिज्यिक पत्र कैसे लिखें

क्या आपको एक निर्दोष पेशेवर पत्र लिखना है? इनमें से अधिकांश दस्तावेज़ किसी भी प्रकार की सामग्री के अनुकूल होने के लिए बहुत सटीक लेकिन सहज स्वरूप का सम्मान करते हैं। एक व्यवसाय पत्र में हमेशा तिथि, प्रेषक और प्राप्तकर्ता के संपर्क विवरण, और कुछ केंद्रीय अनुच्छेद शामिल होना चाहिए। इन चरणों का पालन करें और उन्हें संशोधित करें यदि उन्हें अपने व्यवसाय की जरूरतों को पूरा करने के लिए जरूरी है।

कदम

भाग 1

2

सही कार्ड चुनें पत्र को 22x28 सेमी प्रारूप (पत्रों के लिए क्लासिक), या ए 4 पेपर में मुद्रित किया जाना चाहिए। कुछ लंबे कॉन्ट्रैक्ट्स को 22x35 सेमी प्रारूप में मुद्रित किया जा सकता है (कानूनी पत्राचार की विशिष्टता)।

3

अपनी कंपनी के बारे में जानकारी शामिल करें कंपनी का नाम और पता दर्शाता है पते के प्रत्येक भाग के लिए एक रेखा को समर्पित करें। यदि आपके पास स्वतंत्र कंपनी है या स्वतंत्र रूप से काम करें, तो कंपनी या इसके बाद के संस्करण के स्थान पर अपना नाम लिखें।

4

तारीख को शामिल करें पूरी तिथि लिखना सबसे पेशेवर विकल्प है। उदाहरण के लिए, लिखिए "1 अप्रैल, 2012"। यह बाईं ओर उचित दिखने चाहिए, प्रेषक के पते की तुलना में कुछ पंक्तियां कम होती हैं।

5

प्राप्तकर्ता के डेटा को इंगित करता है इस क्रम में शीर्षक (यदि कोई हो), कंपनी का नाम और प्राप्तकर्ता का पता, के साथ पूरा नाम लिखें। प्रत्येक जानकारी के लिए एक पंक्ति को समर्पित करें यदि आवश्यक हो, तो संदर्भ संख्या शामिल करें। प्राप्तकर्ता का डेटा, बाईं ओर उचित होना चाहिए, तारीख से कुछ पंक्तियां कम है।

6

एक ग्रीटिंग चुनना यह सम्मान का एक महत्वपूर्ण चिन्ह है विकल्प विभिन्न कारकों पर निर्भर करता है: यदि आप प्राप्तकर्ता को जानते हैं, तो आप उसे कितना जानते हैं और रिश्ते की औपचारिकता का स्तर क्या है निम्नलिखित विकल्पों पर विचार करें:

भाग 2

2

व्यक्तिगत सर्वनामों का उपयोग करें आप इसे निश्चित रूप से उपयोग कर सकते हैं "मैं", "हमें", "आप" और "आप" एक व्यावसायिक पत्र में पहले व्यक्ति एकवचन में अपने बारे में बात करें और प्राप्तकर्ता को इसके साथ संबोधित करें "आप", "आप" या "आप"।

3

स्पष्ट रूप से और संक्षिप्त रूप से लिखें रीडर को समझना चाहिए कि आप क्या मतलब है यह जल्दी ही प्रतिक्रिया देगा यदि आपने जो लिखा है वह समझ में आता है। विशेष रूप से, यदि आप चाहते हैं कि पत्र प्राप्त करने के बाद आप एक निश्चित परिणाम तक पहुंच जाएं या कोई निश्चित कार्रवाई करें, तो इसे कहें। अपनी स्थिति को यथासंभव कम बताएं।

4

सक्रिय आकार का उपयोग करें जब आप किसी स्थिति का वर्णन करते हैं या कोई अनुरोध करते हैं, तो सुनिश्चित करें कि आप सक्रिय रूप को चुनते हैं, निष्क्रिय से बचें। उत्तरार्द्ध लेखन अस्पष्ट या अवैयक्तिक बना देता है इसके अलावा, सक्रिय रूप अधिक गतिशील है और सीधे बिंदु पर जाता है उदाहरण:

5

आवश्यक होने पर बातचीत करें पत्र अन्य लोगों के लिए लोगों द्वारा लिखे गए हैं यदि संभव हो तो, प्री-सेट टेम्पलेट्स का उपयोग करने से बचें। एक अवैयक्तिक और सामूहिक पत्राचार के साथ संबंध बनाना जरूरी नहीं है हालांकि, एक बहुत ही अनौपचारिक और कठबोली भाषा से भी दूर रहें। स्वर औपचारिक होना चाहिए, लेकिन एक ही समय में मैत्रीपूर्ण और मैत्रीपूर्ण होना चाहिए।

6

विनम्र रहें आप जब भी शिकायत या समस्या को व्यक्त करने के लिए लिखते हैं, तब भी आप अच्छा हो सकते हैं। प्राप्तकर्ता के स्थान पर विचार करें और उसे प्रदान करें कि आप उचित सीमाओं के भीतर, सहायक और उपयोगी होने के लिए क्या कर सकते हैं।

7

यदि पत्र में एक से अधिक पृष्ठ हैं, तो उपयुक्त लेटरहेड का उपयोग करें। अधिकांश व्यवसाय पत्रों को केवल एक पृष्ठ पर कब्जा करने के लिए पर्याप्त संक्षिप्त होना चाहिए। हालांकि, यदि आपका कोई लंबा दस्तावेज़ है, जैसे अनुबंध या कानूनी फैसले, तो आप इसे और अधिक उपयोग कर सकते हैं दूसरे पृष्ठ के बाद से उपयुक्त लेटरहेड का उपयोग करें, जो आमतौर पर एक संक्षिप्त पता है और पहले एक के रूप में एक ही प्रकार के कार्ड से बना है।

8

ऊपर दिखाता है अंतिम पैराग्राफ में, कवर किए गए अंकों को संक्षेप में प्रस्तुत करें और स्पष्ट रूप से कार्यवाही की कार्य योजना के सारांश में या प्राप्तकर्ता से आप क्या अपेक्षा करते हैं आपको याद दिलाना है कि यदि आपके कोई प्रश्न या समस्याएं हैं तो वह आपसे संपर्क कर सकता है पत्र और प्रश्न पर आपका ध्यान देने के लिए धन्यवाद।

भाग 3

2

पत्र पर हस्ताक्षर करें हस्ताक्षर के लिए चार रिक्त पंक्तियों के बारे में छोड़ दें इसे छपाई के बाद साइन इन करें यदि आप इसे ई-मेल द्वारा भेजते हैं, तो अपने हस्ताक्षर की एक छवि को स्कैन करें और इसे इस पत्र के इस हिस्से में संलग्न करें। नीली या काली स्याही बेहतर है

3

अपना नाम और संपर्क विवरण लिखें। हस्ताक्षर के तहत, अपने कंप्यूटर पर अपना नाम, शीर्षक, फोन नंबर, ई-मेल पता और किसी भी अन्य उपयोगी जानकारी टाइप करें। प्रत्येक डेटा के लिए एक पंक्ति को समर्पित करें।

4

उस व्यक्ति के आद्याक्षर जोड़ें, जिसने पत्र में प्रवेश किया। यदि आपको कंप्यूटर पर किसी अन्य के द्वारा कंप्यूटर पर टैप किया गया है, तो आपको हस्ताक्षर स्थान के तहत आद्याक्षर का संकेत देना होगा। कभी-कभी पत्र के लेखक के आद्याक्षर भी शामिल होते हैं। इस तरह, यह स्पष्ट है कि वहां किसने काम किया है।

5

अनुलग्नकों की उपस्थिति दर्शाता है यदि आपने प्राप्तकर्ता द्वारा जांच की जाने वाली अन्य दस्तावेज़ संलग्न हैं, तो अपनी संपर्क जानकारी के नीचे कुछ पंक्तियां इंगित करें दस्तावेज़ों की संख्या और प्रकार निर्दिष्ट करें। उदाहरण के लिए, लिखिए "अटैचमेंट (2): पाठ्यक्रम, ब्रोशर" ।

6

यदि आवश्यक हो, अन्य प्राप्तकर्ताओं के नाम जोड़ें यदि आप विभिन्न लोगों को पत्र की एक प्रति भेजते हैं, तो आपको उन्हें इंगित करना चाहिए। आप इसे टाइप करके कर सकते हैं "सीसी:" अटैचमेंट की पंक्ति के तहत, जो खड़ा है "ज्ञान प्रतिलिपि"। तत्काल बाद, अन्य प्राप्तकर्ताओं के नाम और शीर्षक सूचीबद्ध करें ("सीसी" यह भी मतलब "कार्बन कॉपी", क्योंकि वास्तव में कागज की प्रतिलिपि कार्बन पेपर का उपयोग किया गया था)।

भाग 4

2

पत्र को टैप न करें। यदि आपके पास एकाधिक पृष्ठ हैं, तो इस विधि को आम तौर पर बचा जाना चाहिए। यह सुनिश्चित करने के लिए कि शीट्स क्रम में हैं, उन्हें शीर्ष बाईं ओर एक पेपर क्लिप के साथ संलग्न करें

3

शिपमेंट के लिए पत्र तैयार करें यदि आप इसे मेल से भेजते हैं, तो एक उपयुक्त लिफाफा का उपयोग करें यदि संभव हो, तो कंपनी का लोगो छपाई के साथ एक का उपयोग करें। रिटर्न पता और प्राप्तकर्ता का पता लिखें। पत्र को तीन भागों में मोड़ो, ताकि प्राप्तकर्ता पहले ऊपरी गुना को खोलता है, फिर निम्न गुना। सुनिश्चित करें कि आपको पर्याप्त टिकटें पेस्ट कर दें और इसे भेजें