आईटी परिवर्तन प्रबंधन कार्यक्रम कैसे विकसित करें I

"यह माना जाना चाहिए कि कुछ भी हासिल करना मुश्किल नहीं है, और न ही अधिक अनिश्चित सफलता या प्रबंधन के लिए और भी अधिक जोखिम भरा, चीजों के नए ऑर्डर की शुरुआत।"

परिवर्तन प्रबंधन प्रक्रिया (सीएमपी), जिसे आमतौर पर परिवर्तन नियंत्रण प्रक्रिया या परिवर्तन नियंत्रण प्रबंधन प्रक्रिया के रूप में जाना जाता है, यह एक औपचारिक प्रक्रिया है जो यह सुनिश्चित करने के लिए प्रयोग किया जाता है कि किसी उत्पाद या सिस्टम में किए गए बदलाव को समन्वित और नियंत्रित तरीके से पेश किया जाता है ( आईएसओ 20000 द्वारा परिभाषित के रूप में) सीएमपी को संगठनात्मक परिवर्तन प्रबंधन (ओसीएम) के साथ भ्रमित नहीं होना चाहिए, जो कि नए व्यावसायिक प्रक्रियाओं के प्रभावों का प्रबंधन करता है, सिस्टम और आईटी (सूचना प्रौद्योगिकी) परियोजनाओं के कार्यान्वयन, संगठनात्मक ढांचे में परिवर्तन या उन एक कंपनी के भीतर सांस्कृतिक गतिविधियां संक्षेप में, सीएमओ लोगों से संबंधित परिवर्तन के पहलुओं का प्रबंधन करता है।

सीएमपी का उद्देश्य यह सुनिश्चित करना है कि किसी संगठन की सूचना प्रणालियों में हुए परिवर्तनों के नकारात्मक प्रभाव को एक मानक शासन प्रक्रिया के उपयोग से कम किया गया है। कुछ परिवर्तन विवेकाधीन नहीं हैं उदाहरण के लिए, यदि मानक बारकोड में बदलाव होता है, तो आपको अनुकूलित करना होगा - यदि स्रोत पर कर की संरचना बदल जाती है, तो परिवर्तन आवश्यक है। हालांकि, एक मानकीकृत शासन प्रक्रिया के भाग के रूप में भी सभी गैर-विवेकाधीन परिवर्तनों को कार्यान्वित करने की आवश्यकता है

यह कभी नहीं होना चाहिए कि व्यवस्था में तदर्थ परिवर्तन या प्रक्रिया न्यूनतम पर्यवेक्षण के बिना लागू की जाती है। इस दर्शन को शीर्ष प्रबंधन से उत्पन्न होना चाहिए और कंपनी में किसी को भी काम करने के लिए, बिना किसी अपवाद के हस्तांतरित किया जाना चाहिए। शीर्ष प्रबंधन के समर्थन के बिना, सीएमपी समय और धन की एक बेकार बर्बादी है। उचित समर्थन के साथ, यह कार्यक्रम आपके व्यवसाय को कुछ बहुत महंगी गलतियों से बचाएगा।

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परिवर्तन अनुरोध का अनुमोदन प्राप्त करें: परिवर्तन के बारे में निर्णय आम तौर पर एक व्यवसायिक निर्णय होता है जहां लागत और लाभ का वजन होता है। यहां तक ​​कि ऐसी परिस्थितियों में जहां परिवर्तन सिस्टम इंफ्रास्ट्रक्चर (घटक या सिस्टम विफलता) के साथ निकटता से संबंधित है, पैसे खर्च करने का निर्णय कंपनी पर निर्भर है, न कि आईटी विभाग। आपातकालीन व्यवस्था के रखरखाव के मामले में, पूर्व-आधिकारिक परिवर्तन के उद्देश्य के लिए प्रक्रियाओं का पूर्व-आदेश दिया गया है - हालांकि प्राधिकरण के समय के बावजूद, निर्णय हमेशा शीर्ष प्रबंधन की जिम्मेदारी है।

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विकास परियोजना शुरू करें: परिवर्तन का विकास (परीक्षणों सहित) आईटी विभाग की जिम्मेदारी के तहत एक समारोह है। आपातकाल (सर्वर डाउन है) के कारण होने वाले परिवर्तन के मामले में ये फ़ंक्शन सामान्यतः पूर्व निर्धारित हैं। जब एक नई सूचना प्रणाली विकसित होती है, तो कंपनी के उपयोगकर्ताओं और आईटी टीम के बीच एक सहयोगी प्रयास होता है। सिस्टम बाद के द्वारा डिज़ाइन किए गए हैं, परियोजना को व्यापार भागीदारों (उपयोगकर्ता) द्वारा अनुमोदित किया गया है, जिसे आईटी विभाग द्वारा विकसित किया गया है, उपयोगकर्ताओं और आईटी विभाग द्वारा एक साथ परीक्षण किया गया है, और अंतिम उत्पाद दोनों द्वारा अनुमोदित है। मौजूदा सिस्टम पर बदलाव के दुष्प्रभावों पर हमें ध्यान देना चाहिए

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परिवर्तन प्रबंधन थ्रेशोल्ड को क्रॉस करें: परिवर्तन सलाहकार बोर्ड (सीएबी), या परामर्श सलाहकार बोर्ड, उत्पादन में डाल दिए जाने से पहले सभी परिवर्तनों की समीक्षा करता है। आम तौर पर, सीएबी विभिन्न समूहों के दृष्टिकोण, अनुभवों और विशेषज्ञता के क्षेत्रों वाले लोगों के समूह से बना रहेगा। उनका कार्य प्रक्रिया और शासन के परिप्रेक्ष्य के अनुसार परिवर्तन की समीक्षा करना है, यह सुनिश्चित करने के लिए कि सभी आसन्न जोखिमों की पहचान की गई और कम हो गई है, और जोखिम प्रक्रियाओं के जोखिम के संपर्क में आने वाले सभी प्रक्रिया स्थितियों के लिए प्रतिपूरक समाधान अपनाए गए हैं। विकास दल और परिवर्तन प्रायोजक परियोजना को CAB को पेश करेंगे। महत्वपूर्ण बिंदु जोखिम का आकलन होगा कार्यान्वयन रणनीतियों, हितधारकों के लिए संचार, ब्लैकआउट प्लान और पोस्ट-एपिलिबिलिटी मॉनिटरिंग उन तत्व हैं जिन पर सीएबी अपना ध्यान केंद्रित करती है कैब नहीं यह तय करने की ज़िम्मेदारी है कि क्या बदलाव उचित है - यह निर्णय पहले ही बना चुका है। सीएबी को यह भी स्थापित करने की ज़िम्मेदारी नहीं है कि परिवर्तन सुविधाजनक है या नहीं। एक बार फिर, यह कंपनी के शीर्ष प्रबंधन का एक निर्णय है।

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परिवर्तन लागू करें: यदि सीएबी परिवर्तन को स्वीकार नहीं करता है, तो यह कारणों को सूचीबद्ध करता है (यह लगभग हमेशा होता है क्योंकि कुछ जोखिम कम नहीं किए गए हैं या संचार की योजना नहीं बनाई गई है) और विकास दल को समस्याओं का समाधान करने के लिए एक उचित समय प्रदान करता है और एक बैठक को फिर से चलाया जाता है सीएबी के साथ यदि परिवर्तन स्वीकृत है, तो कार्यान्वयन समयबद्ध है। आम तौर पर सीएबी कार्यान्वयन के चरण में भाग नहीं लेता है, हालांकि यह संभव है कि कुछ सीएबी सदस्यों के इस स्तर पर आवश्यक कौशल हों - इस मामले में वे आधिकारिक सीएबी प्रतिनिधियों के रूप में भाग नहीं लेंगे, बल्कि विशेषज्ञों (एसएमई) के रूप में। परिवर्तन लागू होने के बाद, सीएबी द्वारा अनुमोदित चेकलिस्ट और चरणों को परिभाषित किया जाता है। संपूर्ण कार्यान्वयन प्रक्रिया को सावधानीपूर्वक प्रलेखित किया जाना चाहिए और अनुमोदित पथ को पत्र में पालन करना चाहिए।

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संबंधित परिणाम: इस परिवर्तन को बिना किसी समस्या के सफलतापूर्वक कार्यान्वित किया जा सकता है, या समस्याओं के साथ जो कार्यान्वयन के दौरान ठीक किया गया है - या उन समस्याओं के साथ जो स्वीकार्य हो गए हैं - या अस्वीकार्य समस्याएं उभर सकती हैं और बदलाव बाधित कर दिया गया है - या, मामलों, परिवर्तन अस्वीकार्य समस्याओं के साथ लागू किया गया है और बाधित नहीं किया जा सकता है। परिणाम जो भी हो, यह दस्तावेज होना चाहिए और CAB को प्रस्तुत किया जाना चाहिए। इसलिए सीएबी इस जानकारी को स्टोरेज में और स्टोरेज मैनेजमेंट सिस्टम (जो एक स्वचालित डाटाबेस या एक पेपर फाइलिंग सिस्टम हो सकता है) में परिणाम के संरक्षण में दोनों को हितधारकों को संप्रेषित करने के लिए जिम्मेदार है - हालांकि, दस्तावेज़ों के लिए रखा जाना चाहिए नियंत्रण प्रयोजनों)

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लिंक बदलें समस्या प्रबंधन: उठने वाले मुद्दों को सीएबी दस्तावेज़ों के साथ तुलना की जानी चाहिए, इसलिए परिवर्तन के किसी भी अप्रत्याशित नकारात्मक प्रभाव को अलग किया जा सकता है। यह अक्सर ऐसा होता है कि बदलाव के अवांछनीय प्रभाव तुरंत नहीं देखा जाता है, लेकिन सहायक प्रणालियों में समस्याओं की उपस्थिति से पहचाने जाते हैं। उदाहरण के लिए, किसी डेटाबेस में कई फ़ील्ड जोड़ने से उपयोगकर्ताओं पर प्रत्यक्ष नकारात्मक असर नहीं हो सकता है, लेकिन यह नेटवर्क के प्रदर्शन को प्रभावित कर सकता है, जो अन्य उपयोगकर्ताओं को स्पष्ट करता है जो संशोधित सिस्टम से सीधे शामिल नहीं होते हैं।

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सीएमपी समय-समय पर लेखापरीक्षा करें: कम से कम साल में एक बार सीएमपी को यह सुनिश्चित करने के लिए लेखापरीक्षा की जानी चाहिए कि परिवर्तन के सभी दस्तावेज रखे गए और उपलब्ध हैं। प्रत्येक परिवर्तन के लिए अनुमोदन दस्तावेज की समीक्षा की जानी चाहिए कि यह आवश्यक हस्ताक्षर है और कार्यान्वयन के परिणाम ठीक से प्रलेखित हैं।