पेशेवर रूप से फ़ोन पर कैसे बोलें

आजकल ई-मेल, लाइव चैट, वेब सर्विसेज़ और सोशल नेटवर्क्स ग्राहकों के साथ बातचीत करने में एक मौलिक भूमिका निभाते हैं, लेकिन व्यापार दुनिया में टेलीफोन संचार का पसंदीदा साधन बना रहता है। आप कितनी बार फ़ोन पर किसी के साथ बात कर रहे हैं और पेशेवर ढूंढते हैं? सुनिश्चित करें कि दूसरों ने आपके बारे में ऐसा नहीं कहा। पेशेवर तरीके से कॉल को संभालने के लिए आपको ये सब कुछ जानने की आवश्यकता है।

कदम

भाग 1

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कुछ रिंग के बाद, जितनी जल्दी हो सके फोन का जवाब दें। कोई भी इंतजार करना पसंद नहीं करता उत्तर देना जल्दी से कॉलर (शायद एक ग्राहक) को साबित करता है कि आपका व्यवसाय कुशल है इसके अलावा, वह यह स्पष्ट करता है कि उसका कॉल महत्वपूर्ण है

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आपका नाम और कंपनी का नाम बताकर उत्तर दें यहां एक उदाहरण है: "वर्निसि फोन करने के लिए धन्यवाद&Plasterboard। मैरी ने उससे बात की"। इसी तरह, अगर कॉलर आपको जानकारी नहीं देता है, तो उसे खुद की पहचान करने के लिए कहें और वह कहां रिंग करता है, खासकर अगर कंपनी की अवांछित कॉल के प्रति सख्त नीति है

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सही प्रश्न पूछें संभव के रूप में ज्यादा जानकारी इकट्ठा यह आपको अवांछित फोन कॉल की पहचान करने की अनुमति देता है प्रश्न पूछें आक्रामक और परेशानी हो सकती है, खासकर जब वे अलग-अलग हो तेज़ न दिखने के लिए, एक शांत और मध्यम स्वर का उपयोग करके देखें।

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हमेशा मान लें कि आपकी कंपनी में कोई अन्य व्यक्ति वार्तालाप को सुन रहा है ऐसी कंपनियां जो आने वाली कॉल की निगरानी करती हैं, आमतौर पर इसे एक प्रारंभिक प्रीक्रॉर्ड संदेश के साथ निर्दिष्ट करते हैं हालांकि यह आपका मामला नहीं है, कल्पना कीजिए कि जो कंपनी आपको सुनती है वह आपको एक पेशेवर स्वर का उपयोग करने के लिए प्रोत्साहित कर सकती है। यदि वे कॉल्स को नियंत्रित करते हैं, तो आपके पास फिर से सुनना और उपयुक्त सुधार करने का अवसर हो सकता है।

भाग 2

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सुनिश्चित करें कि प्रश्न में व्यक्ति कॉल का जवाब देना चाहता है। जब ग्राहक किसी विशिष्ट व्यक्ति से बात करने को कहता है, तो उसे समझाएं कि उसे उसे पकड़ने से पहले उसकी उपलब्धता की जांच करनी है इसके बाद, सुनिश्चित करें कि प्राप्तकर्ता वास्तव में स्वतंत्र है और ग्राहक से बात करने को तैयार है। यदि नहीं, तो सुनिश्चित करें कि आप एक विस्तृत संदेश छोड़ दें और उसे लिख लें।

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व्याकरण का सही उपयोग करें आपको अपने आप को एक स्पष्ट और सटीक तरीके से व्यक्त करना चाहिए फॉर्मूला सरल, सकारात्मक वाक्यों (जितना संभव हो उतना नकारात्मक से बचने की कोशिश करें) और व्याकरणिक रूप से सही। विशेष रूप से, मौखिक conjugations (विशेष रूप से subjunctive) पर ध्यान देना और हमेशा वाक्य के विषय को परिभाषित करते हैं। उसे अपने वार्ताकार को दे दो, जब तक कि वह आपको अन्यथा करने के लिए कहें।

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अपनी आवाज पर ध्यान दें टोन ग्राहक को लाइन के दूसरे छोर से अपने सच्चे इरादे ग्रहण करने की अनुमति देता है फोन पर या व्यक्ति में, टोन वास्तविक शब्दों की तुलना में बहुत अधिक चीजें व्यक्त करता है। फोन पर पेशेवर तरीके से बोलने का रहस्य एक अच्छा पूर्वभाव है, जैसे कि मैं एक अच्छे मूड में था। जब आप ऐसा करते हैं तो मुस्कुराएं

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जब भी आप कर सकते हैं, अपने वार्ताकार के नाम का उपयोग करें यह बातचीत के लिए एक निजी स्पर्श देता है और यह दर्शाता है कि आप ध्यान देते हैं। "मुझे माफ़ करना, जियोवानी, लेकिन मार्को इस समय उपलब्ध नहीं है। क्या मैं आपकी सहायता करने के लिए कुछ कर सकता हूँ या आप मुझे संदेश छोड़ना चाहते हैं?"।

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जब आप किसी को फोन करते हैं, तो पहले की पहचान करें उदाहरण के लिए, यह संभव है कि: "मैं मारिया बियाियांची हूं, मैं लुइगी रॉसी के साथ बात करना चाहता हूं"। किसी भी मामले में, शब्दशः मत बनो। अनावश्यक विवरणों में खुद को खोने के बिना सीधे बिंदु पर जाएं

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एक व्यावसायिक तरीके से वार्तालाप को समाप्त करें। आवाज की एक सौहार्दपूर्ण स्वर में वे कहते हैं: "कॉल करने के लिए धन्यवाद एक अच्छा दिन है"।

भाग 3

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आवाज़ कम करें और एक समान स्वर का उपयोग करके बोलें। अगर ग्राहक टोन को बढ़ाता है, तो एक शांत और निर्धारित आवाज के साथ धीरे-धीरे बात करना शुरू करें एक व्यवहार बनाए रखना (किसी के वार्ताकार के उत्तेजित रवैये के विपरीत) उसे उसे आश्वस्त करने में मदद मिल सकती है। ग्राहक अपनी आवाज उठाने के बावजूद अप्रशिक्षित रहें क्योंकि वह नाराज़ या नाराज है, उसे खुद को शामिल करने के लिए उकसा सकता है।

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सहानुभूति को नियोजित करके सकारात्मक वातावरण स्थापित करने का प्रयास करें अपने आप को ग्राहक के जूते में रखो उसे समझाओ कि आप उसकी असंतोष और उनकी शिकायतों को समझते हैं। अक्सर इसे शांत करने के लिए थोड़ी एकता पर्याप्त होती है इस तकनीक में मौखिक रूप से कुहनी से गुज़रना पड़ता है और एक के वार्ताकार को समझने की अनुमति देता है।

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अपना गुस्सा मत खोओ और गुस्सा मत करो। यदि क्लाइंट आपको अपमान करता है या गंदे शब्दों को कहता है, तो गहरा साँस लें और इसे न सुनें। टोन का जवाब कुछ भी हल नहीं करेगा और स्थिति को भी बदतर कर सकती है। इसके बजाय, उसे याद दिलाएं कि आप मदद करना चाहते हैं और आप वास्तव में इस समस्या का समाधान करने के लिए कुछ कर सकते हैं: अक्सर इस तरह के एक तर्क में एक आश्वस्त शक्ति होती है

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व्यक्तिगत तौर पर इसे मत लें जिस समस्या के बारे में आप चर्चा कर रहे हैं और उस पर अयोग्य टिप्पणी न करें, जहां तक ​​ग्राहक अपमानजनक है। याद रखें कि वह आपको नहीं जानता, इसलिए वह सिर्फ कंपनी के प्रतिनिधि पर अपनी निराशा को निकाल रहा है। धीरे से बातचीत को प्रासंगिक प्रश्न पर वापस लाएं और आप इसे कैसे हल करना चाहते हैं व्यक्तिगत टिप्पणियों की अनदेखी करें।

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याद रखें कि आप अंततः एक इंसान के साथ बातचीत करते हैं हर कोई बुरा दिन होता है हो सकता है कि आपके वार्ताकार की अपनी पत्नी के साथ लड़ाई हुई, तेज होने के लिए ठीक हो गया या पूरी दुर्घटनाओं की पूरी श्रृंखला थी इन बातों को किसी और से अधिक या कम हुआ अपने आप को शांत और अघोषित रखकर अपना दिन सुधारने की कोशिश करें: यह व्यवहार आपके लिए भी अच्छा प्रदर्शन करेगा।