एक बिजनेस निरंतरता योजना कैसे बनाएं

एक बिजनेस निरंतरता योजना (बीसीपी), या बिज़नेस कंटिन्युटी प्लान, कम से कम महंगी विमा है जो कि एक कंपनी हो सकती है (विशेष रूप से छोटी, चूंकि यह उत्पन्न करने के लिए लगभग कुछ भी नहीं है)। यह विवरण देता है कि कर्मचारी कैसे संपर्क में रहेंगे और आपदा या आपातकाल की स्थिति में अपना काम करना जारी रखेंगे, जैसे कार्यालय में आग। दुर्भाग्य से, कई कंपनियां इस योजना को विकसित करने के लिए समय नहीं लेती हैं

इस अनुच्छेद में आपको संक्षेप में, सुझाए गए कदमों और विचारों के लिए मिलेगा छोटा कंपनियां एक बीसीपी बनाती हैं जो महत्वपूर्ण आपदाओं के दौरान या उसके बाद अपने आपरेशनों को जारी रखने के लिए अपने मौके को बेहतर बनाती हैं। बड़ी कंपनियों के लिए इस योजना का विकास इस लेख में नहीं किया गया है

व्यवसाय निरंतरता योजनाओं को कभी-कभी आपदा रिकवरी योजनाएं (डीआरपी) कहा जाता है और दो मंजिलों में बहुत आम है हालांकि, एक डीआरपी एक आपदा के बाद पुनर्वास के लिए उन्मुख होना चाहिए, जबकि एक बीसीपी दर्शाता है कि वसूली हासिल होने तक व्यापार कैसे जारी रखना है। दोनों काफी महत्वपूर्ण हैं और अक्सर सुविधा के कारणों के लिए एक दस्तावेज़ में संयुक्त होते हैं।

कदम

1
दस्तावेज़ कुंजी आंतरिक कर्मियों और reinforcements ये ऐसे लोग हैं, जिनके पदों के बिना आपके व्यवसाय बिल्कुल भी काम नहीं कर सकते हैं - अपनी आवश्यकताओं के आधार पर लंबी सूची बनाएं, लेकिन यथासंभव कम हो।
  • यह विचार करें कि कौन से कार्य कार्य महत्वपूर्ण हैं, हर दिन। इस बारे में सोचें कि कौन सी कार्य करता है, जब कोई व्यक्ति प्राथमिक भूमिका में भूमिका निभाता है तो छुट्टी पर होता है।
  • किसी भी संपर्क जानकारी दर्ज करके, इन सभी व्यक्तियों की एक सूची बनाएं, जिसमें आपका व्यवसाय फ़ोन नंबर, होम फ़ोन नंबर, मोबाइल फोन नंबर, पेजर, बिजनेस ईमेल, व्यक्तिगत ईमेल और उनके साथ संपर्क में आने का कोई अन्य संभावित तरीका शामिल है। एक आपातकालीन स्थिति में, जब सामान्य संचार उपलब्ध नहीं हो सकता है
  • 2
    पहचानें कि कौन खुद को गृह कार्यालय में समर्पित कर सकता है आपकी कंपनी में कुछ लोग आसानी से अपने घर से काम करने में सक्षम हो सकते हैं। पता करें कि यह कौन कर सकता है और कौन नहीं कर सकता
  • आप यह सुनिश्चित करने पर विचार कर सकते हैं कि आपके महत्वपूर्ण स्टाफ (चरण 1 में परिभाषित) घर से काम कर सकते हैं यदि आवश्यक हो
  • 3
    दस्तावेज़ बाहरी संपर्क अगर आपके पास महत्वपूर्ण विक्रेताओं या ठेकेदारों हैं, तो कंपनी के विवरण (या व्यक्तिगत) और इसके बारे में कोई अन्य महत्वपूर्ण जानकारी सहित एक विशेष संपर्क सूची बनाएं, प्रमुख कर्मियों के लिए संपर्क जानकारी जोड़ना
  • वकीलों, बैंकरों, आईटी सलाहकार और ऐसे व्यक्ति शामिल करें, जो आपको विभिन्न परिचालन समस्याओं के साथ मदद कर सकते हैं।
  • कंपनियों, जो नगरपालिका और सामुदायिक कार्यालय (पुलिस, फायरमेन, पानी, अस्पतालों) और डाकघर प्रदान करने वाली कंपनियों को मत भूलें!
  • 4
    दस्तावेज़ महत्वपूर्ण उपकरण कंप्यूटर्स में अक्सर बुनियादी जानकारी होती है (आपके पास डेटा को ऑफ़-साइट सहेजा गया है, है ना?)।
  • कुछ कंपनियां फैक्स के बिना कुछ घंटों तक भी काम नहीं कर सकतीं क्या आप अपने फोटोकॉपीयर पर बहुत भरोसा करते हैं? क्या आपके पास कोई विशेष प्रिंटर है जिनके बिना आप नहीं कर सकते?
  • सॉफ्टवेयर मत भूलें, जिसे अक्सर महत्वपूर्ण उपकरण माना जा सकता है, खासकर अगर यह विशिष्ट है या बदला नहीं जा सकता है
  • 5
    महत्वपूर्ण दस्तावेज़ पहचानें कंपनी के समावेशन और अन्य कानूनी दस्तावेजों के लेख, बिल, बैंक की जानकारी, मानव संसाधनों के महत्वपूर्ण दस्तावेज, निर्माण परमिट दस्तावेज, कर रिटर्न ... आपको अपनी उंगलियों पर सब कुछ रखने की ज़रूरत है : आपके व्यवसाय को पुनः आरंभ करने के लिए यह आवश्यक होगा।
  • याद रखें, आप संरचना का कुल नुकसान का सामना कर सकते हैं। क्या आपको पता है कि कंपनी के वाहनों के लिए ऋण का भुगतान कब किया जाए? आपकी ईमेल सेवाओं के लिए भुगतान किससे भेजना है?
  • 6
    आपातकालीन विकल्प पहचानें यदि आपकी कंपनी लॉरी का उपयोग करती है और संभव है कि उन्हें आग में क्षति हो सकती है, तो आप समान उपकरण किराए पर कहाँ लेंगे? आप कंप्यूटर किराए पर कहाँ होंगे? क्या आप फोटोकॉपी, फ़ैक्स, प्रिंट और अन्य महत्वपूर्ण कार्यों के लिए एक बाहरी सेवा पर भरोसा कर सकते हैं?
  • 7
    अपने आपातकालीन स्थान की पहचान करें यह वह जगह है जहां आप अपने व्यवसाय का संचालन करेंगे, जबकि आपके प्राथमिक कार्यालय उपलब्ध नहीं होंगे।
  • यह एक होटल हो सकता है: उनमें से बहुत से सुविधापूर्ण सुविधाएं हैं जिनका उपयोग आप कर सकते हैं। या आप एक ठेकेदार या वकील के कार्यालयों में स्थानांतरित कर सकते हैं।
  • शायद घर से काम करना हर किसी के लिए एक व्यवहार्य विकल्प है
  • यदि आपके पास एक अस्थायी स्थान पहचान है, तो अपने बीसीपी में एक नक्शा शामिल करें। जहां कहीं भी है, सुनिश्चित करें कि आपके पास सभी उचित संपर्क जानकारी (लोगों के नामों सहित) है।



  • 8
    एक करें "कार्य योजना"। इसमें क्या करना है पर चरण-दर-चरण निर्देश शामिल होना चाहिए, इसे किस करना चाहिए और कैसे करना चाहिए
  • प्रत्येक ज़िम्मेदारी की एक सूची बनाएं और उस व्यक्ति का नाम लिखिए जिसे आपको सौंपा जाएगा। आप इसे दूसरे तरीके से भी कर सकते हैं प्रत्येक कर्मचारी के लिए, कार्यों की एक सूची बनाएं। इस तरह, यदि आप जानना चाहते हैं कि बीमा कंपनी को किससे कॉल करना चाहिए, तो आप "बीमा" शीर्षक के नीचे खोज सकते हैं। और, अगर आप जानना चाहते हैं कि गुग्लेल्लो रॉसी क्या कर रही है, तो आप उस जानकारी को खोजने के लिए "गुग्लेल्लो" शीर्षक के नीचे एक नज़र रख सकते हैं।
  • 9
    जानकारी एक साथ रखो! यदि सभी डेटा विभिन्न स्थानों में बिखरे हुए हैं तो एक बीसीपी बेकार है। यह योजना एक अपरिहार्य दस्तावेज़ है और इसे रिंग बाइंडर में रखा जाना चाहिए।
  • पर्याप्त प्रतियां बनाएं और प्रत्येक प्रमुख स्टाफ सदस्य को एक दें।
  • कई जगहों पर अपने कार्यालय से, घर पर और / या सुरक्षा जमा में एक जगह पर कई फोटोकॉपी रखें।
  • 10
    सूचित करें। सुनिश्चित करें कि आपकी कंपनी में हर कोई बीसीपी के बारे में जानता है
  • प्रत्येक कर्मचारी को अनिवार्य प्रशिक्षण पाठ भेजें, चाहे महत्वपूर्ण सूची पर या नहीं। आप अपने गैर-महत्वपूर्ण कर्मचारियों को एक तूफान के बीच में जाने के लिए नहीं चाहते हैं कि एक इमारत में प्रवेश करें जो आग से क्षतिग्रस्त हो गया है और फिर पूछें कि क्या करना है।
  • 11
    योजना का परीक्षण करें! आपने बहुत अच्छे विचार डाल दिए, आपकी सारी जानकारी जमा की, आपातकालीन स्थानों की पहचान की, आपके स्टाफ, संपर्क और सेवा कंपनियों की एक सूची बनाई, लेकिन क्या यह योजना सही समय पर काम करेगी?
  • एक दिन चुनें और बताएं कि क्या होगा (आपके ग्राहकों, ठेकेदारों और विक्रेताओं सहित) - तो, ​​उस सुबह ऐसा कार्य करें जैसे कि आपकी इमारत नष्ट हो गई है कॉल करें और आपातकालीन साइट पर जाएं
  • परीक्षा के दौरान आप जो कुछ सीखेंगे वह यह है कि आपने सबकुछ बिल्कुल गणना नहीं की है। तब तक इंतजार न करें जब तक आपदा को समझने के लिए नहीं आता कि अगली बार आपको क्या करना चाहिए। परीक्षण शुरू करें
  • यदि आप बड़े बदलाव करते हैं, तो कुछ महीने बाद परीक्षण दोहराएं। एक ठोस योजना करते समय, आपको इसे सालाना परीक्षण करना चाहिए।
  • 12
    योजना को बदलने की योजना बनाएं हालांकि परीक्षण के रूप में अच्छा और चिकना है, योजना के बाहर की घटनाएं होने की संभावना है। जो होटल आप अपने आपातकालीन साइट के लिए इस्तेमाल करना चाहते हैं वह एक बड़े सम्मेलन की मेजबानी कर रहा है। आप बैंक में प्रवेश नहीं कर सकते क्योंकि आपदा एक सार्वजनिक अवकाश के दौरान हुआ था। आपके पास घर पर बिजली नहीं है व्यावसायिक सेवा कंपनी में फोटोकोपीयर टूट गया है। आपका आईटी सलाहकार छुट्टी पर है
  • 13
    समीक्षा करें और सही करें। हर बार कुछ परिवर्तन, बीसीपी की सभी प्रतियां अपडेट करें।
  • इसे कभी अपडेट न करें एक अप्रचलित योजना बेकार से अधिक हो सकती है: जब आप बिल्कुल भी नहीं हो, तब आपको सुरक्षित महसूस कर सकते हैं।
  • टिप्स

    • एक जलवायु सूचना योजना बनाएं जिससे कि आपके कर्मचारी शर्तों पर अपडेट प्राप्त करने के लिए किसी नंबर पर कॉल कर सकें। इंटरनेट पर नई सेवाओं पर एक नज़र डालें जो आपके मोबाइल फोन पर एक आवाज संदेश भेजते हैं।
    • प्रीपेड मोबाइल फोन आपातकालीन संचार के लिए एक सस्ती विकल्प हैं। हालांकि, क्योंकि वे कुछ आपदाओं के दौरान काम करना बंद कर देंगे, एक उपग्रह संचार प्रणाली पर विचार करें ताकि आप संवाद करने की अपनी क्षमता की रक्षा कर सकें।
    • बीसीपी को दृश्यमान रखें ताकि हर कोई इसे बार-बार पढ़ सके - इस तरह से, व्यापार निरंतरता का विचार सभी के मन में अच्छी तरह से प्रभावित होगा।
    • आपके बीसीपी के लिए उपयोग की जाने वाली बाइंडर बहुत दिखाई देनी चाहिए: एक उज्ज्वल रंग चुनें, नीयन नारंगी एक अच्छी छाया है।
    • महत्वपूर्ण कर्मचारियों के सभी सदस्यों को बीसीपी की एक प्रति चाहिए। कार में एक रखने के लिए यह एक बुरा विचार नहीं है
    • फेमा के मुताबिक, [1], आग कार्यालयों के लिए सबसे बड़ा खतरा प्रतिनिधित्व करते हैं सुनिश्चित करें कि स्थिति आपके बीसीपी में शामिल है।
    • ट्विटर पर संदेश भेजना आपातकालीन संचार का एक किफायती साधन है, जब निश्चित लाइनें और मोबाइल फोन काम नहीं करते हैं सुनिश्चित करें कि कार्यालय में सभी के पास इस सोशल नेटवर्क पर एक खाता है और प्रमुख कर्मचारी पदों को जानें।

    चेतावनी

    • इलेक्ट्रॉनिक उपकरणों को स्टोर करने के लिए अग्निरोधक सेब पर भरोसा मत करो। उनमें से ज्यादातर कागज के लिए डिज़ाइन किए गए हैं - एक सीडी, एक डीवीडी, एक फ्लॉपी डिस्क या चुंबकीय टेप पिघल जाएगा। एक विशिष्ट सुरक्षित या, बेहतर अभी भी चुनें, इस डेटा को किसी अन्य स्थान पर रखें!
    • महत्वपूर्ण सॉफ़्टवेयर की पायरेटेड प्रतियां न बनाएं यहां तक ​​कि अगर आप ऐसा कर सकते हैं (अक्सर यह असंभव है), यह जरुरी काम नहीं करता है, और आप अपने लिए गंभीर कानूनी समस्याएं उत्पन्न कर सकते हैं। यदि आप अपने विकल्पों के बारे में जानकारी नहीं रखते हैं तो प्रोग्राम प्रदाता के साथ संपर्क में रहें
    • अपनी योजना को उन लोगों तक वितरित न करें जिनकी इसकी आवश्यकता नहीं है। बीसीपी में संवेदनशील और सुरक्षित जानकारी होती है, जिसका उपयोग किसी ऐसे कर्मचारी द्वारा किया जा सकता है जो अयोग्य उद्देश्यों के लिए निराश हो।
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