कार्यालय में पेपर दस्तावेज़ों को व्यवस्थित कैसे करें

कार्यालय दस्तावेज को पुनर्गठन और व्यवस्थित करना चुनौतीपूर्ण हो सकता है, खासकर यदि आपके पास बहुत सी फाइलें और दस्तावेज़ हैं, लेकिन यह एक दर्दनाक कार्य नहीं है। आगे की योजना बना और तय करना है कि किस स्टोरेज नीति का उपयोग करना आपके व्यवसाय के लिए सर्वोत्तम दस्तावेजों को व्यवस्थित करने में आपकी मदद कर सकता है, और भविष्य में तेजी से महत्वपूर्ण दस्तावेज ढूंढने में आपकी सहायता कर सकता है। यहां आपको अपने कार्यालय में दस्तावेज व्यवस्थित करने के लिए अनुसरण करने के लिए कई कदमों का पता चल जाएगा।

कदम

विधि 1

विधि 2

2

वर्णानुक्रम में फ़ोल्डर क्रमबद्ध करें अगर वे अलग-अलग ग्राहकों से मेल खाते हैं यदि, उदाहरण के लिए, प्रत्येक फ़ाइल में एक व्यक्ति या कंपनी से संबंधित दस्तावेज शामिल हैं, तो आप उन्हें व्यक्ति के अंतिम नाम (या कंपनी का नाम) के आधार पर वर्णानुक्रम में सॉर्ट कर सकते हैं। यदि आप उपनाम द्वारा उन्हें सॉर्ट करने का निर्णय लेते हैं, तो प्रत्येक फ़ोल्डर के लिए एक लेबल का प्रयोग करें जो नाम से पहले, अंतिम नाम से स्पष्ट रूप से शुरू होता है। फ़ोल्डर्स को वर्णमाला क्रम में रखो, और फिर लेबल कैबिनेट के विभिन्न दराजों को डालने के लिए बताएं कि कौन से दराज में अक्षर के लिए शुरू होने वाले उपनामों से संबंधित दस्तावेज़ हैं

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यदि आपके व्यवसाय के विभिन्न क्षेत्रों के लिए आपके पास अलग-अलग प्रकार के दस्तावेज़ हैं, तो श्रेणी के अनुसार फाइलों को क्रमबद्ध करें उदाहरण के लिए, आपके पास बिल या अनुबंध के लिए संबंधित दस्तावेज हो सकते हैं: इस मामले में आप उन्हें प्रकार के अनुसार विभाजित करना पसंद कर सकते हैं। फिर, स्पष्ट रूप से प्रत्येक बिल्डर को लेबल करें और उस श्रेणी से संबंधित दस्तावेज़ डालें। आपको उपश्रेणियां बनाने की आवश्यकता हो सकती है: इस मामले में श्रेणी के लिए एक निलंबित फ़ोल्डर का उपयोग करें और उप-श्रेणियों के लिए फ़ोल्डर।

विधि 3

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वर्ष के अंत में, मासिक फ़ोल्डर में छोड़े गए दस्तावेज़ों पर एक नज़र डालें: आप पा सकते हैं कि आपको एक नई श्रेणी बनाना होगा जिसे आपने नहीं सोचा था इस श्रेणी को अपने संग्रहण सिस्टम में जोड़कर नए साल में बनाएं

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एक पेपर क्लिप के साथ शेष सभी दस्तावेजों को इकट्ठा करें। "विभिन्न दस्तावेज़ (वर्ष ...)" लेबल करने के लिए एक फ़ोल्डर में स्टोर करें।