दस्तावेज़ों को कैसे संग्रहित करें
संग्रहण जानकारी का संरक्षण है दस्तावेजों के जीवन काल में वृद्धि करने के लिए संगठन प्रत्येक दिन डिजिटल दस्तावेजों को डिजिटल में परिवर्तित कर रहे हैं। यह, आज के कंप्यूटरों द्वारा जनरेट किए गए डेटा के विशाल मात्रा के साथ, इसका मतलब है कि दस्तावेजों को संग्रह करना महत्व में बढ़ना है। यदि आपको पता है कि दस्तावेज संग्रह कैसे करें, तो आप अपने कंप्यूटर के लिए दस्तावेजों को और अधिक कुशलतापूर्वक संभालने के लिए स्थान खाली कर सकते हैं।
कदम
1
एक ज़िप फ़ाइल में दस्तावेजों को संग्रहित करें विशेष रूप से फ़ाइलें जो महत्वपूर्ण हैं लेकिन शायद ही कभी खुले हैं, के लिए विशेष रूप से उपयोगी, एक ज़िप फ़ाइल दस्तावेज़ों के आकार को कम कर देता है।
- वह फ़ाइल चुनें जिसे आप संपीड़ित करना चाहते हैं
- माउस के साथ ठीक क्लिक करें और चुनें "भेजें"।
- भेजें "संकुचित फ़ोल्डर"।
- यह जांचें कि दस्तावेज़ खोलकर बनाई गई ज़िप फ़ाइल में मौजूद हैं। यदि हां, तो आप मूल को हटा सकते हैं
2
दस्तावेज़ को एक अलग भंडारण माध्यम पर ले जाएं डिजिटल स्टोरेज के लिए लोकप्रिय विकल्प बाहरी टेप, बाहरी हार्ड डिस्क या पैंड्राइव हैं
3
एक सीडी या डीवीडी में दस्तावेजों का बैकअप लें अगर आपके पास सीडी या डीवीडी बर्नर है। बैकअप संग्रह करने का एक और तरीका है, हालांकि आप शायद इस विधि को दूसरे नाम से जानते हैं - डिस्क को जलाने उदाहरण के लिए, विंडोज़ एक सीडी या डीवीडी में फ़ाइलों की प्रतिलिपि बनाने के लिए एक लाइव फाइल सिस्टम और एक मास्टर्ड फॉरमेट (अन्य डिवाइस के साथ संगतता के लिए बेहतर) का उपयोग करता है।
4
दस्तावेजों को बाह्य भंडारण अंतरिक्ष में भेजें
5
डिजिटल संग्रह सॉफ्टवेयर का उपयोग करें
6
दस्तावेजों के भंडारण के लिए प्रौद्योगिकी पर अद्यतन रहें। प्रौद्योगिकी की तेजी से प्रगति के साथ, आज वर्तमान क्या हो सकता है कल अप्रचलित हो सकता है। यह एक समस्या है जब एक नई प्रणाली के लिए संग्रहीत फ़ाइलों को माइग्रेट करना आवश्यक है।
टिप्स
- कैटलॉग संग्रहित फाइलें ताकि आप या अन्य लोग समय के साथ आपको आवश्यक फ़ाइलें पा सकें यह सामग्री के नाम और फ़ाइलें संलग्न करने वाली तारीखों के साथ फ़ाइल या फ़ोल्डर्स नामकरण के रूप में सरल हो सकती हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप व्यवसाय दस्तावेज़ों को संग्रहीत कर रहे हैं, तो आप एक फ़ोल्डर का नाम दे सकते हैं "1997 की पहली तिमाही के लिए कार्य फ़ाइलें"। बड़े प्रतिष्ठानों में, अभिलेखागार का उपयोग उद्देश्यों के लिए मेटाडेटा का सबसे अधिक उपयोग होता है।
- फाइलिंग का एक और कारण यह है कि कभी-कभी कानूनी आवश्यकताएं होती हैं जिनकी जानकारी को सहेजना है।
चेतावनी
- खतरे फ़ाइल भ्रष्टाचार के जोखिम का है अपने डेटा का बैकअप लेने के लिए एक अच्छी तरह से जांच की गई प्रणाली का उपयोग करना सुनिश्चित करें
- मल्टीमीडिया डेटा को अक्सर विशिष्ट हार्डवेयर या सॉफ़्टवेयर से जोड़ा जाता है और स्वामित्व प्रणालियों के बाहर उपयोग नहीं किया जा सकता।
- दस्तावेज़ों को संग्रहित करने के लिए इन-प्लेस सिस्टम नहीं होने पर, फ़ाइलों की अनजाने में हानि हो सकती है, खासकर अगर उन्हें गलती से हटा दिया जाता है
आप की आवश्यकता होगी चीजें
- एक अलग भंडारण प्रणाली, यदि आप किसी अन्य डिवाइस पर दस्तावेज़ों को संग्रहीत करना चाहते हैं
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