वर्णानुक्रमिक क्रम में पुरालेख दस्तावेज कैसे करें

वर्णमाला क्रम में संग्रह करना एक निजी और पेशेवर प्रकृति के मुद्रित दस्तावेजों को व्यवस्थित करने के लिए एक अपरिहार्य तरीका है। यह विधि आपको और दूसरों को हर दस्तावेज़ को जल्दी से ढूंढने और प्रतिस्थापित करने की अनुमति देगा, इसकी सुरक्षा और तात्कालिक उपयोग की गारंटी प्रदान करेगा। इस आलेख में, आप अपने निर्देशों को वर्णानुक्रमिक क्रम में व्यवस्थित करने और सटीक संग्रह प्रणाली में कैसे संग्रहीत करने के बारे में कई निर्देश देखेंगे।

कदम

विधि 1

वर्णमाला क्रम में पुरालेख
1
सूचीबद्ध नाम के अनुसार वर्णानुक्रम में दस्तावेज़ों को व्यवस्थित करें। कैटलॉग एक तरीका है जिससे आप अपने संबंधित इकाई में प्रत्येक शीर्षक को सही ढंग से दर्ज कर सकते हैं।
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    यूनिट 1 के पहले अक्षर के आधार पर, ए से जेड में कैबिनेट में वर्णानुक्रमिक रूप से प्लेस करें यदि यूनिट 1 का पहला अक्षर शीर्षक के समान है, तो दूसरे पत्र पर विचार करें, तीसरा पत्र और इसी तरह। यदि इकाई 1 समान है, तो इकाई 2 के पहले अक्षर का उपयोग करें, जिसके बाद दूसरा, तीसरा, आदि। हर बार जब कोई अक्षर या इकाई समान होती है, तो दस्तावेज़ को संग्रहीत करने के लिए अगले पत्र या यूनिट पर विचार करें। इस मार्ग में कोई भिन्नता नहीं है यदि यह सही है, तो सूचीकरण किसी भी संदेह को स्पष्ट करेगा।
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    सूचीकरण प्रणाली दस्तावेज़ सुनिश्चित करें कि दस्तावेजों तक पहुंच वाले लोगों को सिस्टम के बारे में पता है।
  • 4
    सूची के अनुसार और वर्णानुक्रमिक क्रम में दस्तावेजों को कोठरी में रखो। यदि आवश्यक हो, तो सही स्थिति में नए लोगों को सम्मिलित करने के लिए वर्तमान में मौजूद दस्तावेज़ों को स्थानांतरित करें।
  • विधि 2

    कैटलॉग दस्तावेज़
    1
    वर्णमाला सूचीकरण के मानक नियमों के बाद दस्तावेज़ों को लेबल करें। फाइलिंग सिस्टम की मुख्य और सबसे महत्वपूर्ण प्रक्रिया दस्तावेजों की सूचीबद्धता या लेबलिंग है। यह सही यूनिट में शीर्षक के हर हिस्से को रखने के बारे में है। इकाई नाम के प्रत्येक अनुभाग का वर्णन करने के लिए प्रयोग किया जाता है नामांकित नाम तब दस्तावेज़ का नाम बन जाता है। वर्णानुक्रम में सूचीबद्ध दस्तावेजों को सम्मिलित करने के लिए उपर्युक्त संकेतों का पालन करें वर्णानुक्रम में संग्रह के लिए बाद के कैटलॉगिंग नियमों का पालन करें
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    इकाई 1 में अंतिम नाम दर्ज करके, यूनिट 2 में पहला नाम दर्ज करके और यूनिट 3 में दूसरे नाम या आरंभिक नाम से अपने व्यक्तिगत नामों को वर्गीकृत करें विराम चिह्न पर ध्यान न दें
  • यदि उपसर्ग हैं, तो उस नाम के साथ उन्हें लिंक करें, इसे इकाई 1 में डाल दें। विराम चिह्न छोड़ दें।
  • यदि डैश होते हैं, तो उन्हें अनदेखा करें, ड्राइव 1 में डैश के पहले और बाद में नाम दर्ज करें
  • यदि एक संक्षिप्त नाम से संक्षिप्त नाम हैं, तो उन्हें प्रदर्शित होने के रूप में सूचीबद्ध करें, आद्याक्षर अलग-अलग इकाइयों में डाल दें।
  • यदि खिताब और प्रत्यय हैं, तो अंतिम इकाइयों में शीर्षक और प्रत्यय डालें - शीर्षक को प्रत्यय से पहले जाना है
  • 3
    आईसीकेला ने प्रत्येक शब्द को एक अलग इकाई में क्रम में रखकर कंपनियों और संघों को नाम दिया है, जिसमें वे शीर्षक में दिखाई देते हैं। अगर "/ उसे / उसे" शीर्षक का पहला शब्द है, डाल दिया "/ उसे / उसे" यूनिट 1 से शुरू की गई इकाइयों में अंतिम इकाई और निम्नलिखित शब्दों में
  • यदि एक संक्षिप्त अक्षर से संक्षिप्त नाम हैं, तो कैटलॉग संक्षिप्त नाम के रूप में होते हैं, अलग-अलग इकाइयों में एक अंतरिक्ष से अलग पत्र डालते हैं।
  • यदि कोई विराम चिह्न हैं, तो उन्हें पूरी तरह से न छोड़ें, यूनिट 1 में विराम चिह्न से पहले और बाद में शब्द डाल दें।
  • यदि संख्याएं हैं, तो जो लोग पूरी तरह से लिखे नहीं हैं, उन्हें संख्याओं के रूप में सूचीबद्ध किया जाना चाहिए, जबकि पत्र में लिखे गए शब्दों के रूप में रिपोर्ट की जाती है। विराम चिह्न पर ध्यान न दें रोमन अंकों से शुरू होने वाले शीर्षक अरबी अंकों से पहले दायर किए जाते हैं। रोमन अंक और अरबी अंकों को शब्दों में लिखे शब्दों से पहले सबसे कम से संग्रहीत किया जाता है। पूर्ण रूप से लिखे गए नंबरों को वर्णानुक्रम में दर्ज किया जाना चाहिए।
  • यदि प्रतीकों हैं, तो उन्हें सभी लिखें जैसे कि वे शब्द थे - किसी भी संख्या को सीधे 1 इकाई में एक प्रतीक के साथ जोड़कर शामिल करें
  • 4
    यह पहले इकाइयों में भौगोलिक क्षेत्र के नाम को रखकर सार्वजनिक संरचनाओं के नामों को सूचीबद्ध करता है। विभागीय क्षेत्र का नाम अगले इकाइयों में जाता है, जबकि शब्दों की तरह "विभाग", "दफ्तर " और "विभाग" पिछले इकाइयों में
  • 5
    नामों के समान होने पर दस्तावेज़ों को व्यवस्थित करने के लिए पते का उपयोग करें। यह इकाई 3 में इकाई 2, राज्य / प्रांत में शहर डालकर पतों सूचीबद्ध करता इकाई 4, इकाई संख्या 5 और 6 में सड़क कैप में के नाम (एक ही नाम इकाई 1 में हो जाएगा)।
  • टिप्स

    • हमेशा सही जगह पर दस्तावेजों को डाल दिया।
    • जब कैटलॉग, पहले मानक नियमों का पालन करें, तो विशिष्ट स्थिति से संबंधित नियमों पर विचार करें।
    • एक सिस्टम को विकसित करने के लिए ध्यान दें कि एक दस्तावेज़ कब और कहाँ ले जाया जाता है

    चेतावनी

    • जब बहुत से लोगों को दस्तावेज़ों तक पहुंच मिलती है, तो वे गलत जगह पर डालते हैं।
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