Excel में एक वंश सूची कैसे बनाएं

अपनी माइक्रोसॉफ़्ट एक्सेल स्प्रैडशीट में एक ड्रॉप-डाउन सूची रखने से डेटा प्रविष्टि की दक्षता में सुधार की जा सकती है, जो किसी विशेष मदों की प्रविष्टि को सीमित कर सकती है, जो कभी-कभी ड्रॉप-डाउन सूची पर उपलब्ध कराई जाती हैं। Excel 2013 में एक ड्रॉप-डाउन सूची और सभी पिछले संस्करणों को कैसे तैयार करें यह जानने के लिए नीचे दिए गए चरणों का पालन करें।

सामग्री

कदम

भाग 1
भाग 2

टिप्स
चेतावनी

कदम

भाग 1

एक्सेल 2013

Excel दस्तावेज़ को खोलें जहां आप एक ड्रॉप-डाउन सूची बनाना चाहते हैं।

Excel दस्तावेज़ में रिक्त या नई शीट पर जाएं

ड्रॉप-डाउन सूची में उन आइटमों की एक सूची लिखें, जिन्हें आप देखना चाहते हैं। प्रत्येक तत्व अपने स्वयं के कक्ष में होना चाहिए और दूसरों के समान कॉलम में प्रदर्शित किया जाना चाहिए। उदाहरण के लिए, यदि आप स्पोर्ट्स की एक सूची वाले ड्रॉप-डाउन मेनू का निर्माण कर रहे हैं, तो दर्ज करें "बेसबॉल" सेल ए 1 में, "बास्केटबाल" सेल A2 में, "फ़ुटबॉल" सेल ए 3 में और इतने पर।

उन सभी कक्षों का चयन करें, जिनमें आपके द्वारा दर्ज किए गए ड्रॉप-डाउन तत्व शामिल हैं

कक्षों पर राइट क्लिक करें, फिर चुनें "नाम को परिभाषित करें"।

फ़ील्ड में ड्रॉप-डाउन तत्वों के लिए एक नाम टाइप करें "नाम", फिर पर क्लिक करें "ठीक"। आपके द्वारा चुना गया नाम केवल संदर्भ के लिए उपयोग किया जाएगा और आपकी Excel स्प्रेडशीट में प्रदर्शित नहीं किया जाएगा।

स्प्रेडशीट में सेल पर सीधे क्लिक करें जहां आप ड्रॉप-डाउन सूची को दिखाना चाहते हैं

बटन पर क्लिक करें "डेटा" और चयन करें "डेटा सत्यापन"। डेटा सत्यापन मेनू स्क्रीन पर दिखाई देगा।

टैब पर क्लिक करें "सेटिंग", तब चयन करें "सूची" ड्रॉप-डाउन मेनू से "अनुमति दें"।

बॉक्स पर जाएं "मूल" और एक समान चिह्न टाइप करें, उसके बाद आप अपने ड्रॉप-डाउन सूची के लिए चुना गया नाम। उदाहरण के लिए, यदि आपके ड्रॉप-डाउन तत्व का नाम है "खेल", टाइप करें "= स्पोर्ट"।

इसके आगे एक चेक मार्क डालें "पर्दा कोशिकाओं को सम्मिलित करना"।

इसके आगे एक चेक मार्क डालें "खाली सेल को अनदेखा करें" यदि आप उपयोगकर्ताओं को ड्रॉप-डाउन सूची में से किसी भी आइटम का चयन नहीं करने का विकल्प देना चाहते हैं।

नामांकित टैब पर क्लिक करें "त्रुटि नोटिस"।

इसके आगे एक चेक मार्क डालें "अमान्य डेटा दर्ज होने के बाद त्रुटि चेतावनी दिखाएं"। इससे उपयोगकर्ताओं को डेटा दर्ज करने से रोका जा सकेगा जो ड्रॉप-डाउन सूची का हिस्सा नहीं है। यदि आप चाहते हैं कि उपयोगकर्ता ड्रॉप-डाउन सूची में अपना डेटा दर्ज कर सकें, तो इस फ़ील्ड में चेक मार्क को छोड़ दें।

पर क्लिक करें "ठीक"। ड्रॉप-डाउन सूची अब स्प्रैडशीट में उपलब्ध कराई जाएगी।

भाग 2

एक्सेल 2010, 2007 और 2003

Excel फ़ाइल खोलें जिसमें आप एक ड्रॉप-डाउन सूची बनाना चाहते हैं।

Excel फ़ाइल में रिक्त या नई शीट पर क्लिक करें।

ड्रॉप-डाउन सूची में उन आइटमों की सूची दर्ज करें जिन्हें आप देखना चाहते हैं। प्रत्येक तत्व को उसी कॉलम में एक अलग कक्ष में दर्ज किया जाना चाहिए। उदाहरण के लिए, यदि आप फलों की एक सूची वाले एक ड्रॉप-डाउन मेनू का निर्माण कर रहे हैं, तो लिखें "सेब" सेल ए 1 में, "केला" सेल A2 में, "ब्लूबेरी" सेल ए 3 में और इतने पर।

प्रविष्ट की गई सभी ड्रॉप-डाउन तत्वों वाले कक्षों की श्रेणी का चयन करें।

बॉक्स के अंदर क्लिक करें "नाम" एक्सेल बार में, सूत्र पट्टी के बाईं ओर स्थित है।

एक नाम टाइप करें जो बॉक्स में ड्रॉप-डाउन तत्वों का वर्णन करता है "नाम", फिर दबाएं "प्रस्तुत करना"। आपके द्वारा चुना गया नाम केवल संदर्भ के लिए होगा और आपकी Excel स्प्रेडशीट पर प्रदर्शित नहीं किया जाएगा।

ले जाएं और एक्सेल दस्तावेज़ पर क्लिक करें जहां आप ड्रॉप-डाउन सूची को दिखाना चाहते हैं।

टैब पर क्लिक करें "डेटा" अपनी स्प्रेडशीट में और चयन करें "डेटा वैधीकरण" समूह से "डेटा उपकरण"। "डेटा वैधीकरण" संवाद बॉक्स को स्क्रीन पर प्रदर्शित किया जाएगा।

टैब पर क्लिक करें "सेटिंग" "डेटा मान्यकरण" संवाद में

चुनना "सूची" ड्रॉप-डाउन बॉक्स से "अनुमति दें"।

मैदान पर जाएं "मूल" और ड्रॉप-डाउन सूची के नाम के बाद एक बराबर चिह्न लिखें। उदाहरण के लिए, यदि ड्रॉप-डाउन सूची को कहा जाता है "फल", टाइप करें "= फल"।

फ़ील्ड के पास एक चेक मार्क डालें "पर्दा कोशिकाओं को सम्मिलित करना"।

फ़ील्ड के पास एक चेक मार्क डालें "खाली सेल को अनदेखा करें "यदि आप चाहते हैं कि उपयोगकर्ताओं को स्प्रेडशीट का उपयोग करते समय ड्रॉप-डाउन सूची से कोई आइटम नहीं चुनने का विकल्प हो।

पर क्लिक करें "त्रुटि नोटिस"।

फ़ील्ड के पास एक चेक मार्क डालें "अमान्य डेटा दर्ज होने के बाद त्रुटि चेतावनी दिखाएं"। यह विकल्प उपयोगकर्ता को डेटा दर्ज करने से रोकता है जो ड्रॉप-डाउन सूची में दिखाई नहीं देता। अगर उपयोगकर्ताओं को ड्रॉप-डाउन सूची में अद्वितीय डेटा दर्ज करने के लिए स्वीकार्य है, तो इस फ़ील्ड को रिक्त छोड़ दें।

चुनना "ठीक"। अब ड्रॉप-डाउन सूची आपकी स्प्रेडशीट में दिखाई देगी।

टिप्स

जब आप अलग-अलग आइटम दर्ज करते हैं जो ड्रॉप-डाउन सूची में दिखाई देते हैं, तो उस क्रम में डिजिटल को आप मेनू में दिखाना चाहते हैं। उदाहरण के लिए, आइटमों को वर्णमाला के क्रम में रखकर उपयोगकर्ताओं को विशिष्ट वस्तुओं या विशिष्ट मानों के लिए खोज करने में मदद करें।
आपकी सूची तैयार करने के बाद, यह सुनिश्चित करने के लिए ड्रॉप-डाउन सूची खोलें कि आपके द्वारा दर्ज किए गए सभी आइटम ठीक से प्रदर्शित होते हैं कुछ मामलों में, शब्द को पूरी लंबाई में प्रदर्शित करने के लिए सेल को बड़ा करना आवश्यक हो सकता है।

चेतावनी

आप मेनू तक पहुंचने में सक्षम नहीं होंगे "डेटा सत्यापन" अगर आपकी स्प्रैडशीट एक SharePoint साइट से सुरक्षित, साझा या लिंक है यदि इनमें से कोई भी केस होते हैं, तो सुरक्षा को हटा दें, साझाकरण को रद्द करें या SharePoint वेबसाइट से अपनी स्प्रेडशीट डिस्कनेक्ट करें, और उसके बाद फिर से डेटा सत्यापन तक पहुंचने का प्रयास करें।

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