इलेक्ट्रॉनिक संग्रह प्रणाली को कैसे व्यवस्थित करें

संगठन कार्यालय और घर में दोनों की सफलता की कुंजी है कोई फर्क नहीं पड़ता है, यह उत्कृष्ट सांगठनिक कौशल जरूरी है कि आप कौन हैं या जो आप शुल्क वहन, विशेष रूप से जो दस्तावेज है जिसके साथ अभी या बाद में हम सब है निपटने के लिए थे। आजकल, संगठन को कंप्यूटर के उपयोग और एक इलेक्ट्रॉनिक आयोजन प्रणाली द्वारा सरल बनाया गया है। यद्यपि ये टूल हर किसी के लिए उपलब्ध हैं, लेकिन आपको उनमें से अधिक का लाभ लेने के लिए थोड़ी मदद की आवश्यकता है। यदि ये रेखाएं इलेक्ट्रॉनिक फाइलिंग सिस्टम के साथ आपके संबंध का वर्णन करती हैं, तो इस गाइड में वर्णित कदम आपके लिए फायदेमंद हो सकते हैं

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एक रूट फोल्डर बनाएं जिसमें आपके संग्रह में सभी उप-फ़ोल्डर्स शामिल हों, जिसकी जानकारी आप संग्रहीत करना चाहते हैं, की प्रकृति के अनुसार व्यवस्थित। आप जितने चाहें इन फ़ोल्डरों नाम के लिए चुन सकते हैं, लेकिन अधिकांश कंप्यूटर भंडारण रिक्त स्थान है कि फ़ोल्डर `दस्तावेज़` भी शामिल है की एक डिफ़ॉल्ट है, `चित्र`, `संगीत`, आदि .. अपने प्रयोजनों के लिए उपयोगी हो सकता है जो । युक्ति: जब आप जिसके साथ आपके सिस्टम पर फ़ोल्डर्स लेबल करने के लिए नाम का चयन करें, ताकि आप एक नज़र क्या फ़ोल्डर में है जो यह दर्शाता है के साथ समझ सकते हैं, के रूप में संक्षिप्त और संभव के रूप में वर्णनात्मक एक प्राप्त करने की कोशिश।

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जानकारी की मात्रा के आधार पर जो आप व्यवस्थित करना चाहते हैं, आपको रूट फ़ोल्डर में एक सबफ़ोल्डर संरचना बनाने की आवश्यकता हो सकती है। उदाहरण के लिए, यदि आप टैक्स रिटर्न से संबंधित अपने दस्तावेज़ों का आयोजन कर रहे हैं, तो आप एक प्रमुख तथाकथित `कर` फ़ोल्डर रिपोर्टिंग साल से विभाजित सबफ़ोल्डर्स शामिल होगा। इस प्रकार की संरचना आपको अपने दस्तावेज़ों को जल्दी और आसानी से एक्सेस करने की अनुमति देगा।

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फ़ोल्डर्स में, तिथियों को जोड़कर दस्तावेजों को स्टोर करना बेहतर होता है, ताकि उन्हें कालानुक्रमिक रूप से क्रमबद्ध किया जा सके। यह एक अच्छी कसौटी भी हो सकती है जिसमें दस्तावेज की तारीख भी शामिल है, जिसके साथ इसे सहेजा गया है।

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सीडी / डीवीडी या बाहरी हार्ड ड्राइव का उपयोग करके नियमित रूप से अपनी सभी फ़ाइलों का बैकअप लें। एक साप्ताहिक या दो बार आवृत्ति के साथ करो (निश्चित रूप से आदर्श समाधान यह हर दिन करना होगा)

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के रूप में अपने भंडारण प्रणाली आकार में बड़ा हो जाएगा, तो आप, यह अद्यतन और कुशल रखने के लिए की आवश्यकता होगी दस्तावेजों चलती है जो आप एक अलग डिस्क पर सामान्य पहुंच नहीं है। ऐसे दस्तावेज़ों को नष्ट करने से जो अक्सर परामर्श नहीं किए जाते हैं, आप सिस्टम को सुव्यवस्थित और सही कार्य क्रम में रहने में सहायता करेंगे।