मीटिंग कार्यक्रम कैसे लिखें
संगठित होने के लिए, एक बैठक में एक अच्छी तरह से लिखा एजेंडा आवश्यक है। एक संरचित कार्यक्रम बैठक को उबाऊ और बेकार अनुभव करने से रोकता है (और हम जानते हैं कि यह बहुत बार होता है)। एक विस्तृत लेकिन लचीला कार्यसूची रखने के द्वारा, आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि आपकी मीटिंग रैखिक और केंद्रित है, और यह सुनिश्चित कर लें कि आप जितनी जल्दी हो सके कार्यक्रम द्वारा निर्धारित सभी लक्ष्यों को पूरा करें। चाहे आपको अपना स्वयं का एजेंडा लिखने की ज़रूरत हो, एक पूर्वनिर्धारित टेम्पलेट का उपयोग करें या तैयार किए गए कार्यक्रम को बेहतर बनाएं, और जानने के लिए पढ़ें।
कदम
भाग 1
एक एजेंडा लिखेंशून्य से एक एजेंडा लिखें
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एक शीर्षक से प्रारंभ करें सबसे सम्मोहक किताब से सबसे उबाऊ स्प्रैडशीट में, हर महत्वपूर्ण दस्तावेज़ या लगभग, को एक शीर्षक की आवश्यकता है बैठक एजेंडा नियम के अपवाद नहीं हैं शीर्षक को पाठक को दो बातें कहना चाहिए: सबसे पहले, वह एक एजेंडा पढ़ रहा है - दूसरा, उसे पता होना चाहिए कि विषय दस्तावेज़ के बारे में क्या है। निर्णय लेने के बाद, जारी रखने से पहले शीट के शीर्ष पर शीर्षक लिखें। यह ज़्यादा विस्तृत या जटिल नहीं होना चाहिए। व्यापार के संदर्भ में, सरल और सीधी खिताब आमतौर पर सबसे अच्छा होते हैं।
- शीर्षक के लिए विस्तृत या बड़े वर्णों का उपयोग करने के लिए प्रलोभन का विरोध करें। ज्यादातर मामलों में, आपको एक साधारण और औपचारिक फ़ॉन्ट का उपयोग करना होगा, जैसे टाइम्स न्यू रोमन या कैलीब्रि- इसके अतिरिक्त, यह बाकी आकार के दस्तावेज़ के समान होना चाहिए (या केवल थोड़ा बड़ा)। याद रखें, शीर्षक का उद्देश्य दस्तावेजों में वे क्या मिलेगा, इसके बारे में पाठकों को सूचित करना है, जरूरी नहीं कि मज़ेदार या उनका ध्यान भंग करना।
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जानकारी जैसे कि शामिल करें "कौन", "कहाँ?" और "कब?" हैडर। शीर्षक में प्रवेश करने के बाद, बैठकों के लिए एजेंडा में आमतौर पर एक शीर्ष लेख होता है जो कंपनी द्वारा प्रोत्साहित औपचारिकताओं के स्तर पर बहुत भिन्न हो सकता है। यह शीर्षक आमतौर पर शीर्षक के आसपास एक पंक्ति है एक सामान्य नियम के रूप में, आपको बैठक में संक्षिप्त ठोस जानकारी शामिल करनी चाहिए, जिस पर चर्चा की गई विषय से निपटने के लिए जरूरी नहीं है इस तरह, जो लोग खुद को बैठक में नहीं पेश करते हैं वे यह जान सकते हैं कि कब और कहाँ आयोजित किया गया और किसने भाग लिया नीचे दिए गए कुछ विवरण जिनमें आप शामिल हो सकते हैं - चुने गए डेटा की परवाह किए बिना, सुनिश्चित करें कि सूचना के प्रत्येक टुकड़े को स्पष्ट रूप से इंगित करें (इसे उजागर करने के लिए बोल्ड का उपयोग करना आदर्श है):
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मीटिंग के लक्ष्य, या लक्ष्यों को समझाने के लिए एक संक्षिप्त वाक्य लिखें जिन मीटिंग्स को स्पष्ट रूप से परिभाषित नहीं किया गया है, वे बहुमूल्य समय खोने का जोखिम चलाते हैं, क्योंकि प्रतिभागियों ने तय किया है कि क्या बात करें। शीर्षलेख के बाद एक खाली पंक्ति छोड़ें और शीर्षक या शीर्षक के साथ इस अनुभाग को पेश करने के लिए बोल्ड या रेखांकित पाठ का उपयोग करें "लक्ष्य" या "उद्देश्य", एक बृहदान्त्र या एक लाइन ब्रेक के बाद फिर, कुछ संक्षिप्त वाक्य में और सीधे बिंदु पर जाएं, उन विषयों का वर्णन करें, जिन्हें मीटिंग में चर्चा की जाएगी। इस भाग में एक-चार वाक्य सम्मिलित करने का प्रयास करें।
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बैठक के मुख्य तत्वों को सारांशित करने वाला कार्यक्रम लिखें। एजेंडा एक आम समस्या से लड़ने में मदद करती है: व्यापार मीटिंग अक्सर लंबे समय तक, बहुत लंबे समय तक चलती है। लक्ष्य को परिभाषित करने वाली सजा के बाद एक पंक्ति छोड़ें, या लक्ष्य बोल्ड या रेखांकित में एक शीर्षक के साथ एजेंडे का परिचय, फिर कार्यक्रम में चर्चा के मुख्य विषयों के अनुरूप अंक की सूची शुरू करें। पढ़ने को आसान बनाने के लिए, प्रत्येक पंक्ति को एक पंक्ति पर लिखना शुरू करें
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कार्यक्रम में, किसी विशेष अतिथि को समय दें यदि मीटिंग के दौरान आप मेहमान होंगे जो महत्वपूर्ण विषयों पर चर्चा करेंगे, तो आपको इन लोगों के लिए बैठक का एक हिस्सा समर्पित करना होगा। प्रत्येक अतिथि को एक बिंदु प्रदान करने के लिए संगठित किया गया, भले ही उसकी चर्चा करने के लिए एक से अधिक विषय हो। इस तरह, हर कोई अपने हस्तक्षेप को संरचित करने में सक्षम होगा क्योंकि वे फिट दिखते हैं।
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प्रतिभागियों के प्रश्नों के लिए मीटिंग के अंत में अतिरिक्त समय छोड़ें इस समय, लोग चर्चा के भ्रमित विषयों पर स्पष्टीकरण मांग सकते हैं, अधिक राय प्रदान कर सकते हैं, भविष्य की बैठकों के लिए विषय सुझा सकते हैं और अन्य टिप्पणियां बना सकते हैं। आप इसे एजेंडे पर अंतिम आइटम के रूप में शामिल करके स्पष्ट रूप से अनुमान लगा सकते हैं, अन्यथा आप कार्यक्रम के अंतिम विषय के बारे में बात करने के बाद मौखिक रूप से इसे लागू कर सकते हैं।
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अगर आप चाहते हैं, और यह वैकल्पिक है, तो चर्चा के लिए विषयों की एक विषयगत रूपरेखा प्रदान करें। आम तौर पर, यह कार्यक्रम है "दिल" एजेंडा, अनुभाग जो प्रतिभागियों को चर्चा के लिए मार्गदर्शन करने पर विचार करेंगे। किसी भी मामले में, यदि एक ओर यह अतिरिक्त प्रयास करने के लिए आवश्यक नहीं है, तो प्रमुख बिंदुओं के विषयगत योजना की पेशकश करने वालों को उन लोगों के लिए बहुत मदद मिल सकती है। एक सारांश में उन्हें बैठक के दौरान प्रस्तुत विचारों के संगठन का एक अनुस्मारक मिलता है - प्रत्येक व्यक्ति की स्मृति को विशिष्ट मुद्दों के साथ ताज़ा करने में मदद करता है नीचे, आपको विषयगत योजना का एक नमूना मिलेगा जिसे आपको उपयोग करना चाहिए (अधिक जानने के लिए, पढ़ें इस अनुच्छेद):
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एजेंडा वितरित करने से पहले, त्रुटियों को ठीक करने के लिए इसकी समीक्षा करें चूंकि कुछ प्रतिभागियों ने शायद कार्यक्रम की सामग्री को काफी महत्व दिया है, इसलिए टाइपो का समाधान करना और यह सुनिश्चित करने के लिए बुद्धिमान है कि वह इसे भेजने से पहले पूरा हो गया है। यह कदम न केवल प्रतिभागियों के लिए सौजन्य है, यह आपके विवरण के लिए आपके ध्यान को भी विस्तृत रूप से प्रतिबिंबित करता है और सम्मान देता है।
एक एजेंडे टेम्पलेट का उपयोग करें
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एक टेम्पलेट का उपयोग करें जिसे आप वर्ड प्रोसेसिंग सॉफ्टवेयर में ढूंढ सकते हैं इन कार्यक्रमों में से कई, जैसे कि माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस, मैक पोज़ेज, आदि, विभिन्न प्रकार के व्यक्तिगत और पेशेवर दस्तावेजों के लिए टेम्पलेट्स हैं, जिसमें बैठकों के लिए एजेंडा शामिल हैं। ये टेम्पलेट गति और एक पेशेवर दस्तावेज़ के निर्माण की सुविधा प्रदान करते हैं। आम तौर पर, वे दस्तावेज एक तार्किक रूप से सुखद तरीके से तार्किक अनुभागों में व्यवस्थित होते हैं। आपको बस आपको उपयुक्त क्षेत्र में प्रासंगिक जानकारी टाइप करने की ज़रूरत है और आप पूरा कर लेंगे।
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वैकल्पिक रूप से, एक तीसरे स्रोत से एक मॉडल डाउनलोड करें। यदि आपके वर्ड प्रोसेसर का कोई एजेंडे मॉडल नहीं है और आप इसे आधिकारिक साइट से डाउनलोड नहीं कर सकते, चिंता न करें। ऑनलाइन उपलब्ध निःशुल्क मॉडलों के असंख्य हैं बस टाइप करके अपने पसंदीदा खोज इंजन का उपयोग करें "एजेंडा टेम्पलेट" या "मीटिंग एजेंडा टेम्पलेट" (आप अंग्रेजी में मॉडल पाएंगे, लेकिन वर्ड प्रोसेसिंग प्रोग्राम में आप चाहें उन्हें संशोधित कर सकते हैं)। आप दर्जनों प्रासंगिक परिणाम देखेंगे किसी भी स्थिति में, इन सभी साइटों को आधिकारिक और विश्वसनीय स्रोतों से नहीं पर विचार करना चाहिए, यह आपके लिए उपयोग किए जाने वाले टेम्पलेट का चयन करते समय चयनात्मक होना महत्वपूर्ण है। नीचे, आपको तीसरी साइट मिलेगी जो आप देख सकते हैं:
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मॉडल में सभी फ़ील्ड को पूरा करें। एक बार जब आप सही टेम्पलेट खोज लेते हैं, तो आपको केवल आवश्यक जानकारी के साथ टेम्प्लेट भरना होगा। अधिकांश टेम्पलेट्स ने नाम, समय, चर्चा विषयों, अनुभाग खिताब और इसी प्रकार के टाइपिंग के लिए स्पष्ट रूप से भागों को चिह्नित किया है एजेंडे को पूरा करने के लिए सभी संबंधित क्षेत्रों को भरें। फिर, जब आप समाप्त कर लें, तो त्रुटियों के समाधान के लिए इसे ठीक से ठीक करें एजेंडा के लिए टेम्पलेट्स उपयोगी हैं, लेकिन वे आपकी वर्तनी, व्याकरण और सामग्री त्रुटियों से रक्षा नहीं करते हैं।
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परिवर्तन करना, यद्यपि नाबालिग है, ताकि एजेंडा आपकी आवश्यकताओं के अनुरूप हो। मॉडल निश्चित रूप से व्यावहारिक हैं, लेकिन ऐसा कोई कारण नहीं है कि आपको शैली और प्रारूप की अपेक्षा का पालन करना चाहिए। यह सुनिश्चित करने के लिए मॉडल की सामग्री और शैली में परिवर्तन करने के लिए बेझिझक महसूस करें कि कार्यक्रम आपके व्यवसाय द्वारा निर्धारित मानकों और आपके व्यावसायिक प्राथमिकताओं से मिलता है।
भाग 2
कार्यक्रम के अच्छे उपयोग के लिए पसंदीदा आदतें
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सबसे पहले, मुख्य विषयों को व्यवस्थित करें एक बैठक की योजना बनाते समय, दस्तावेज़ के पहले भाग में सबसे महत्वपूर्ण मुद्दों को शामिल करना आम तौर पर सबसे अच्छा होता है। यह दो मौलिक परिणामों की गारंटी देता है सबसे पहले, यह सुनिश्चित करता है कि सभी बैठक के आरंभ में इन महत्वपूर्ण विषयों के बारे में बात करने में सक्षम हों, जब वे नवसिखुआ और कम थकान महसूस करते हैं दूसरे, अगर बैठक को समाप्त करना था या कुछ प्रतिभागियों को समाप्त होने से पहले ही जाना पड़ा, तो आप मुख्य विषयों से निपटाएंगे।
- बैठकें हमेशा की योजना के अनुसार नहीं जातीं हैं यदि कम महत्व की बात है, तो कम महत्वपूर्ण विषयों को एक बैठक से बाहर रखा जा सकता है, लेकिन फिर आप उन्हें अकेले से निपट सकते हैं या बाद की बैठक में उन्हें स्थगित कर सकते हैं। किसी भी मामले में, यदि आप चर्चा के मुख्य विषयों से निपट नहीं सकते हैं, तो बैठक बेकार होगी क्योंकि आप अपने सबसे महत्वपूर्ण लक्ष्य को पूरा करने में सक्षम नहीं होंगे। और यह एक विफलता माना जा सकता है एजेंडा पर प्राथमिकता वाले विषयों की स्थापना करें आमतौर पर इस समस्या को रोकता है
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एजेंडा एजेंडे पर रहें, लेकिन लचीला होना चाहिए जब एक बैठक की योजना बनाते और नेतृत्व करते हैं, तो खुद को बचाने के लिए सबसे बड़ी खतरों में से एक है, अधिक काम करना। सामान्यतया, कर्मचारी बहुत समय से मीटिंग से नफरत करते हैं, और ठीक ही तो। वे अविश्वसनीय रूप से उबाऊ हो सकते हैं इसके अलावा, वे प्रतिभागियों पर समय बर्बाद कर सकते हैं, इसलिए उन्हें तत्काल परियोजनाओं के लिए खुद को समर्पित करने का अवसर नहीं मिलता है। सुनिश्चित करें कि बैठक समय पर नजर रखे हुए कार्यक्रम का सम्मान करती है और, जब आपके पास मौका मिलता है, तो नम्रता से कहकर चर्चा आगे बढ़ती है, उदाहरण के लिए: "यदि हम निर्धारित समय पर जाना चाहते हैं तो हमें अगले विषय पर जाना चाहिए"।
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बैठक के एजेंडे को पहले ही लिखना शुरू करें इस प्रकार के कार्यक्रम महत्वपूर्ण हैं वे व्यावसायिक स्तर पर एक निश्चित स्तर की योजना बनाते हैं, और प्रतिभागियों को समझते हैं कि वे अपने समय का महत्व और संगठन में योगदान करते हैं। नतीजतन, सुनिश्चित करें कि उचित दर्जे के भीतर जितनी जल्दी हो सके लिखने के लिए आपके पास एक गुणवत्ता दस्तावेज़ बनाने के लिए पर्याप्त समय है।
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बैठक से पहले प्रतिभागियों के साथ एजेंडा साझा करें यह गारंटी देता है कि सभी उपस्थित लोग अच्छी तरह से जानते हैं कि विषय (या विषय) किस प्रकार चर्चा करेंगे। कंपनी की संस्कृति के आधार पर, इसका अर्थ हो सकता है कि कई प्रतियां प्रिंट करना और उन्हें व्यक्तिगत रूप से वितरित करना या उन्हें इलेक्ट्रॉनिक रूप से साझा करना (उदाहरण के लिए संलग्न एजेंडे के साथ ई-मेल भेजकर)। किसी भी स्थिति में, यह सुनिश्चित कर लें कि दस्तावेज़ जारी होने से पहले तकनीकी त्रुटियों से मुक्त है।
टिप्स
- एक उत्पादक बैठक के लिए, आप अपना स्वयं का परिवर्णी शब्द OPRR: उद्देश्यों, कार्यक्रम, भूमिकाएं और उत्तरदायित्वों का लाभ उठाने के लिए उपयोगी पाएंगे। सबसे पहले, बैठक में एक लक्ष्य होना चाहिए। यदि आप जानकारी देने के लिए एक बैठक का आयोजन करना चाहते हैं, तो इस तरह से दूसरों का समय बर्बाद मत करो। न्यूज़लेटर भेजने के लिए बेहतर उद्देश्य का एक सक्रिय घटक होना चाहिए और यदि संभव हो तो, ठोस परिणाम, जैसे कि "टीम के त्रैमासिक लक्ष्य निर्धारित करें"। कार्यक्रम उन विषयों की एक सूची है, जिन्हें आप ट्रैक पर रहने के लिए एक समय सीमा के साथ उद्देश्य पर चर्चा करने के लिए काम कर रहे हैं। उदाहरण के लिए, "1. अंतिम तिमाही (15 मिनट) के उद्देश्यों की स्थिति की समीक्षा करें, 2. उद्देश्यों (20 मिनट) के बारे में मौजूद सभी लोगों से पूछें, 3. 5 मुख्य उद्देश्यों (10 मिनट) चुनें, और इसी तरह। भूमिकाओं और जिम्मेदारियों के बारे में, यह निर्धारित करें कि कौन बैठक का प्रबंधन करेगा, जो नोट लेगा और जो किए गए समझौतों के आधार पर कार्य और चीजों को सौंपेंगे
- सहयोगियों की वरीयताओं को ध्यान में रखते हुए, एजेंडे में जोड़ने के लिए सुझावों के लिए एक समयसीमा निर्धारित करने के लायक है। यह एक तारीख और एक समय निर्धारित करता है: यह सीमा बिंदु होगा, और इसका सम्मान किया जाना चाहिए। कार्यक्रम में सुधार लाने के उद्देश्य से सुधार करने की अनुमति दें या यह केवल समस्याएं हैं जो आपातकालीन कारणों के लिए उन योजनाओं पर पूर्वता लेते हैं जिनकी योजना बनाई गई थी।
- अगर कोई व्यक्ति बैठक में भाग नहीं ले सकता है, तो एजेंडा के शीर्ष पर एक विशेष खंड बनाने पर विचार करें ताकि वह इसे अग्रिम रूप से घोषित कर सकें और उसकी अनुपस्थिति के लिए माफी मांग सकें। वैकल्पिक रूप से, इस संबंध में एक स्थान छोड़ दें और मीटिंग के दौरान बस कहें।
- यदि आपकी कंपनी के एजेंडा के लिए एक विशेष मॉड्यूल है, तो इसे एक टेम्पलेट के रूप में उपयोग करें कुछ नौकरियों में, इस दस्तावेज़ को छड़ी करने के लिए आवश्यक है।
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