माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक के ऑफिस के बाहर सहायक को सक्रिय या निष्क्रिय कैसे करें
यदि आपको थोड़ी देर के लिए अपने कार्यालय से दूर रहने की जरूरत है, या यदि आप छुट्टी की योजना बना रहे हैं, तो आप यह सुनिश्चित करना चाह सकते हैं कि जो लोग आपको लिखते हैं, वे जानते हैं कि आप मौजूद नहीं हैं। यदि आपके पास कोई एक्सचेंज खाता है, तो Outlook इस सुविधा को प्रदान करता है। यदि आपके पास यह नहीं है, तो आप कुछ नियम बना कर स्वचालित रूप से ईमेल का जवाब दे सकते हैं। स्वत: जवाब सेट करने के लिए इस मार्गदर्शिका का पालन करें, चाहे आपका कोई एक्सचेंज खाता हो या नहीं।
कदम
विधि 1
आउटलुक 2010-20131
स्वत: प्रतिक्रियाओं को सक्रिय करें एक एक्सचेंज फ़ोल्डर का चयन करें अपने संदेशों का फ़ोल्डर चुनें। स्वचालित उत्तर विकल्प प्रदर्शित करने के लिए आपको एक को चुनना होगा। स्वचालित उत्तर मेनू खोलें (कार्यालय के बाहर) आप फ़ाइल टैब पर क्लिक करके और फिर सूचना टैब का चयन करके इसे प्राप्त कर सकते हैं।
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अपने उत्तरों को कॉन्फ़िगर करें स्वचालित उत्तरों मेनू में, स्वचालित जवाब बॉक्स भेजें चेक करें। आप बॉक्स को चेक करके और दिनांक और समय अंतराल सेट करके सहायक को सक्रिय कर सकेंगे।
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अपने जवाब लिखें अपने एक्सचेंज सर्वर से भेजे गए ईमेल के लिए, इनसाइड माई ऑर्गेनाइजेशन टैब का उपयोग करें। किसी और से प्राप्त उत्तरों के लिए, मेरा संगठन टैब का उपयोग करें। जब आप अपने उत्तरों से संतुष्ट हों, तो ठीक दबाएं
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स्वचालित उत्तर बंद करें यदि आपने अपने स्वचालित उत्तरों के लिए कोई सीमा चुनी है, तो अंतराल की समय सीमा समाप्त होने के बाद सहायक स्वचालित रूप से बंद हो जाएगा। यदि आपने एक श्रेणी सेट नहीं की है, तो तब तक जारी रहेगा जब तक आप स्वत: उत्तर मेनू नहीं खोलते और चयन करें "स्वचालित उत्तर न भेजें"।
विधि 2
आउटलुक 20071
कार्यालय सहायक को सक्रिय करें टूल टैब पर क्लिक करें टूल्स मेनू में, ऑफिस के बाहर सहायक का चयन करें। बॉक्स को चेक करें "कार्यालय से स्वचालित उत्तर भेजें"। आप बॉक्स को टिक कर और दिनांक और समय सीमा चुनकर सहायक के चलने का समय सेट कर सकते हैं।
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अपने जवाब लिखें अपने एक्सचेंज सर्वर से भेजे गए ईमेल के लिए, इनसाइड माई ऑर्गेनाइजेशन टैब का उपयोग करें। किसी और से प्राप्त उत्तरों के लिए, मेरा संगठन टैब का उपयोग करें। जब आप अपने उत्तरों से संतुष्ट हों, तो ठीक दबाएं
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कार्यालय के बाहर सहायक को अक्षम करें यदि आपने अपने स्वचालित उत्तरों के लिए कोई सीमा चुनी है, तो अंतराल की समय सीमा समाप्त होने के बाद सहायक स्वचालित रूप से बंद हो जाएगा। यदि आपने एक श्रेणी सेट नहीं की है, तो तब तक जारी रहेगा जब तक आप स्वत: उत्तर मेनू नहीं खोलते और चयन करें "स्वचालित उत्तर न भेजें"।
विधि 3
आउटलुक 20031
कार्यालय सहायक को सक्रिय करें उपकरण मेनू में, कार्यालय के बाहर सहायक का चयन करें। क्षेत्र की जांच करें "फिलहाल मैं कार्यालय से बाहर हूँ"।
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अपने जवाब लिखें क्षेत्र में "स्वचालित रूप से निम्न पाठ के साथ प्रत्येक संदेश में केवल एक बार उत्तर दें:", वह जवाब दर्ज करें जिसे आप भेजना चाहते हैं
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नियम जोड़ें आप अपने सहायक को नियम जोड़ सकते हैं, जैसे कि कुछ प्रयोक्ताओं के अन्य प्राप्तकर्ताओं को संदेश भेजना। कस्टम नियम को कॉन्फ़िगर करने के लिए Add Rule ... पर क्लिक करें। उदाहरण के लिए, आप एक ऐसा नियम बना सकते हैं जो विशिष्ट ग्राहक से मेल आपके सदस्यों में से किसी एक को भेजता है, ताकि जब आप दूर हो जाएं तो सबसे महत्वपूर्ण ईमेल पर ध्यान न दिया जाए।
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कार्यालय के बाहर सहायक को अक्षम करें कार्यालय के बाहर सहायक तब तक काम करना जारी रखेगा जब तक आप स्वत: उत्तर मेनू नहीं खोलेंगे और चयन करेंगे "कार्यालय के बाहर स्वत: जवाब न भेजें"।
विधि 4
किसी एक्सचेंज खाते के बिना एक ऑटो उत्तर भेजें1
अपने मॉडल को बनाएं एक्सचेंज खाते के बिना, ऑटो उत्तर विकल्प उपलब्ध नहीं हैं। आप अभी भी एक टेम्पलेट और कुछ नियमों का उपयोग कर एक स्वचालित प्रतिक्रिया सेट कर सकते हैं। एक नया ई-मेल बनाकर शुरू करें यह आपके स्वचालित उत्तर के लिए मॉडल होगा
- एक ऑब्जेक्ट चुनें जो कि स्थिति को संक्षेप में बताता है उदाहरण के लिए "दूर कार्यालय से लेकर "। आप शब्द भी लिख सकते थे "स्वचालित उत्तर" ऑब्जेक्ट में प्राप्तकर्ता को तुरंत पता करने के लिए कि एक कंप्यूटर द्वारा जवाब भेजा जाता है
- एक संक्षिप्त संदेश लिखें ई-मेल के शरीर में, एक सामान्य संदेश लिखें जो कि इसे प्राप्त करने वाले किसी व्यक्ति से संपर्क कर सके। प्राप्तकर्ता को पता चले कि आपसे संपर्क कैसे करना है, या अन्य कौन संपर्क करने के लिए।
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अपना मॉडल सहेजें जब आप संतुष्ट होते हैं, तो इस रूप में सहेजें पर क्लिक करें। ड्रॉप डाउन मेनू में "के रूप में सहेजें", आउटलुक खाका चुनें इस तरह आप एक टेम्पलेट तैयार करेंगे जो आउटलुक में लोड किया जा सकता है।
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नियम बनाएं स्वचालित उत्तर काम सही ढंग से करने के लिए, आपको प्रक्रिया को स्वत: बनाने के लिए कुछ नियमों को परिभाषित करना होगा। Office 2003/2007 पर, टूल मेनू पर क्लिक करें और नियम और अलर्ट चुनें। Office 2010/2013 में, फ़ाइल टैब पर क्लिक करें, सूचना का चयन करें, और उसके बाद नियम और नोटिस। इससे ई-मेल नियम मेनू खुल जाएगा I
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नियम बंद करें जब आप कार्यालय में वापस आ जाते हैं, तो आप फिर से नियम और अलर्ट मेनू खोलकर नियम को निष्क्रिय कर सकते हैं। सक्रिय नियमों की सूची से आपके द्वारा बनाए गए ऑफिस नियम का चयन करें, और फिर हटाएं बटन पर क्लिक करें।
टिप्स
- संगठन को अक्सर आपकी कंपनी के रूप में संदर्भित किया जाता है और उन लोगों को शामिल किया जाता है, जिनके पास आपके ईमेल सिस्टम पर एक्सचेंज सर्वर खाता है।
- आपको मुख्य आउटलुक विंडो में टूल्स मेनू मिलेगा। मुख्य विंडो वह है जो प्रकट होता है जब आप प्रोग्राम को प्रारंभ करते हैं और फाइल, संपादित करें, देखें, जाओ, उपकरण, कार्य और सहायता मेनू शामिल करते हैं। आप ईमेल, संपर्क या प्रतिबद्धताओं को बनाने या देखने के लिए खिड़कियों में टूल मेनू नहीं ढूंढेंगे
- जब आप मेरे संगठन बॉक्स के बाहर के लोगों के लिए स्वचालित रूप से जवाब चुनते हैं, तो मेरे संगठन टैब के बाहर (सक्रिय) कार्ड के नाम के बगल में दिखाई देता है
- संपर्क आपके एक्सचेंज सर्वर संपर्क फ़ोल्डर में मौजूद होना चाहिए। यदि संपर्क केवल एक फ़ोल्डर में मौजूद है जो कि एक व्यक्तिगत फ़ोल्डर (.pst) फ़ाइल का हिस्सा है, तो स्वचालित प्रत्युत्तर संदेश नहीं भेजा जाएगा।
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