Outlook पर प्रभावी ढंग से अपने ईमेल को कैसे प्रबंधित करें

संदेशों को जल्दी से फ़िल्टर करें आउटलुक 2010 में एक नया विकल्प है जो दिनांक को सॉर्ट करने में मदद करता है और बातचीत में उन्हें व्यवस्थित करता है।

• जब आप इस विकल्प का उपयोग करते हैं, तो एक ही विषय वाला संदेश एक बातचीत के रूप में दिखाई देगा और उपयोगकर्ता उन्हें देख सकते हैं, विस्तार कर सकते हैं या ऑब्जेक्ट के बाईं ओर के आइकन पर क्लिक करके उन्हें कम कर सकते हैं। प्रत्येक वार्तालाप के भीतर के संदेश को वर्गीकृत किया जाता है, शीर्ष पर सबसे हाल का संदेश जब कोई नया संदेश प्राप्त होता है, तो पूरी बातचीत ईमेल सूची के शीर्ष पर प्रदर्शित की जाएगी, ताकि आपको विभिन्न संदेश आसानी से ट्रैक कर सकें।
• वार्तालाप को सक्रिय करने के लिए, टैब पर "राय" बातचीत के विकल्प की जांच करें "बातचीत के रूप में दिखाएं"। आप विकल्प के साथ वार्तालाप समूह के आकार को कम कर सकते हैं "वार्तालाप की सफाई"। यह टूल आपको वार्तालाप में डुप्लिकेट संदेश हटाने में मदद करेगा।
• समूह के होम टैब पर "हटाना", पर क्लिक करें "सफाई" और फिर "वार्तालाप की सफाई"। आउटलुक के सभी संस्करणों में, उपयोगकर्ता अपने इनबॉक्स में संदेशों को ईमेल फ़ोल्डर में वर्गीकृत तरीके से बदलकर तेजी से ढूंढ सकते हैं। उदाहरण के लिए, आप अपने ईमेल दिनांक, प्रेषक, फाइल आकार या महत्व के आधार पर सॉर्ट कर सकते हैं

फ़ोल्डर्स में एक ही संदेश समूह। एक नया ईमेल फ़ोल्डर बनाकर, उपयोगकर्ता एक साथ जुड़ा संदेश समूह कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, आप अपने काम या शौक से संबंधित विषय, प्रोजेक्ट, संचार या अन्य श्रेणियों के द्वारा संदेशों को समूहित कर सकते हैं। उपयोगकर्ता अपने बॉस या किसी महत्वपूर्ण व्यक्ति द्वारा भेजे गए सभी संदेशों के लिए एक फ़ोल्डर भी बना सकते हैं, जिनमें मुख्य जानकारी शामिल है, जिसे सहेजना होगा। Outlook 2010 पर एक नया फ़ोल्डर बनाने के लिए, टैब पर "फ़ोल्डर", में "नई", क्लिक करें "नया फ़ोल्डर"। Outlook 2007 या Outlook 2003 पर एक नया फ़ोल्डर बनाने के लिए, मेनू बार में, पर क्लिक करें "फ़ाइल", चुनें "नई" और फिर "फ़ोल्डर"।

संदेशों को ढूंढने के लिए एक खोज फ़ोल्डर बनाएं। खोज फ़ोल्डर आपके ईमेल संदेशों को खोजने का एक सुविधाजनक और त्वरित तरीका है। यह किसी भी संदेश को सहेजता नहीं है, लेकिन यह उन वर्चुअल फ़ोल्डर्स प्रदान करता है जो आपके इनबॉक्स में दिए गए मापदंडों के आधार पर आपके इनबॉक्स में सभी संदेश दिखाते हैं। Outlook खोज फ़ोल्डर डिफ़ॉल्ट विकल्प जैसे कि अपठित ईमेल प्रदान करता है, लेकिन आप अपने खोज मापदंड को भी सेट कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, आप किसी विशिष्ट प्रोजेक्ट से संबंधित सभी जानकारी, किसी महत्वपूर्ण क्लाइंट या आगामी मीटिंग के लिए खोज फ़ोल्डर का उपयोग कर सकते हैं।

• Outlook 2010 पर एक खोज फ़ोल्डर बनाने के लिए, में "मेलबॉक्स" टैब पर क्लिक करें "फ़ोल्डर", पर "नई" और फिर "नया खोज फ़ोल्डर"।
• Outlook 2007 या Outlook 2003 पर एक खोज फ़ोल्डर बनाने के लिए, में "मेलबॉक्स" मेनू में "फ़ाइल", ऊपर जाना "नई" और फिर क्लिक करें "रिसर्च फ़ोल्डर"।

ईमेल फिल्टर के साथ अवांछित ई-मेल को कम करें अनावश्यक ईमेल को जंक मेल फ़िल्टर के माध्यम से अपने इनबॉक्स में समाप्त होने से रोकें। यह फ़िल्टर आपके इनबॉक्स में एक अलग फ़ोल्डर में जंक मेल के रूप में चिह्नित ईमेल रखेगा। उपयोगकर्ता इस फ़ोल्डर की सामग्री को यह सुनिश्चित करने के लिए देख सकते हैं कि गलती से कोई अवांछित संदेश नहीं रखा गया है। यदि ऐसा हुआ है, तो आपको भविष्य में ऐसी त्रुटियों को रोकने के लिए फ़िल्टर ठीक करना चाहिए।

एक रंग श्रेणी असाइन करें असंबंधित संदेश समूहों और अन्य आउटलुक श्रेणियों जैसे नोट्स, संपर्क, और अपॉइंटमेंट्स को एक रंग निर्दिष्ट करें। इस तरह, उपयोगकर्ता आसानी से उन्हें पहचान और विभाजित कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, आप एक कॉल श्रेणी बनाकर कंप्यूटर बिक्री प्रोजेक्ट के लिए आसानी से सभी संदेशों, नियुक्तियों और संपर्कों का ट्रैक रख सकते हैं "कंप्यूटर की बिक्री" और उसे संदेश बताए।

पूरा करने के लिए संदेश चिह्नित करें उपयोगकर्ता विकल्प का उपयोग कर सकते हैं "पूरा करने के लिए मार्क" उन्हें मेल करने या उन्हें उजागर करने में मदद करने के लिए मेल संदेशों और कार्यों को चिह्नित करने के लिए। चिह्न आपको एक समस्या का पालन करने, किसी से अनुरोध की रिपोर्ट करने के लिए या संदेश के आदेश और संपर्क संकेत दिए वे आपके फ़ोल्डर को आसानी से सॉर्ट करने के लिए भी काम करते हैं, क्योंकि आपको पता चल जाएगा कि क्या करना है और कब ध्यान दें कि जब आप कोई गतिविधि बनाते हैं और अपनी समाप्ति तिथि निर्धारित करते हैं, तो यह स्वचालित रूप से चिह्नित होगा, इसलिए आप कार्यवाही की समाप्ति की तारीख को नहीं भूल पाएंगे और इसे पूरा नहीं करेंगे।