मानक ऑपरेटिंग प्रक्रिया कैसे लिखें
एक मानक संचालन प्रक्रिया (पीओएस) एक दस्तावेज है जो एक विशिष्ट कार्य करने के तरीके पर चरणबद्ध जानकारी प्रदान करता है। बदलने या अपडेट करने के लिए पीओएस हैं, या आप ऐसी स्थिति में खुद को पा सकते हैं जहां आपको स्क्रैच से पीओएस लिखना होगा। यह डरावना लगता है, लेकिन यह वास्तव में बहुत सारी चीज़ें है "बहुत" ईमानदार। चलो पहले कदम से शुरू करते हैं।
कदम
भाग 1
अपना स्थिति प्रारूपित करें
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आपके द्वारा पसंद किए गए स्वरूप को चुनें पीओएस लिखने का कोई सही या गलत तरीका नहीं है हालांकि, आपकी कंपनी के पास निश्चित रूप से कुछ पीओएस हैं, जिनसे आप स्वरूपण दिशानिर्देशों का उल्लेख कर सकते हैं, जिनकी विशेषता कंपनी को पसंद है। यदि यह मामला है, तो मौजूदा पीओएस को मॉडल के रूप में उपयोग करें। अन्यथा, आप कुछ विकल्पों में से चुन सकते हैं:
- अनुक्रम में एक सरल प्रारूप। यह नियमित संचालन के लिए एक मॉडल है, छोटा और कुछ संभावित परिणामों के साथ, जो जल्दी से समाप्त होता है आवश्यक दस्तावेज़ीकरण और सुरक्षा दिशानिर्देशों से परे, यह वास्तव में सरल वाक्यों की एक सूची है जो पाठक को बताए कि क्या करना है।
- एक पदानुक्रमित प्रारूप. यह आम तौर पर लंबे समय तक प्रक्रियाओं के लिए उपयोग किया जाता है, इसमें दस से अधिक चरण शामिल होते हैं, जिनमें कुछ निर्णय लेने, स्पष्टीकरण और टर्मिनोलोजी शामिल होते हैं। यह आमतौर पर एक विशेष क्रम में पैराग्राफ के साथ मुख्य कदमों की एक सूची है।
- एक फ्लोचार्ट प्रारूप यदि प्रक्रिया ज्यादातर संभव परिणाम की अनंत श्रृंखला के साथ एक नक्शा है, तो एक प्रवाह संरेखण सबसे अच्छा समाधान हो सकता है यह शर्त पर प्रारूप है कि जब परिणाम हमेशा अपेक्षित नहीं होते हैं
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अपने दर्शकों पर विचार करें आपके पीओएस लिखने से पहले विचार करने के तीन मुख्य कारक हैं:
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इस पर विचार करें "आपके" ज्ञान। क्या आप इस दस्तावेज़ को लिखने के लिए सबसे अच्छा विकल्प हैं? क्या आप जानते हैं कि प्रक्रिया क्या जरूरी है? यह कैसे असफल हो सकता है? इसे सुरक्षित कैसे करें? अगर आपको यह सब नहीं पता है, तो शायद किसी और को परियोजना को पास करना बेहतर होगा एक खराब लिखित या गलत पीओएस न केवल उत्पादकता कम कर देता है और संगठनात्मक विफलताओं को आगे बढ़ाता है, लेकिन यह भी असुरक्षित हो सकता है और आपकी टीम या पर्यावरण पर खतरनाक प्रभाव पड़ सकता है। ऐसा जोखिम नहीं है जो चलने योग्य है
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पीओएस के एक लंबे या लघु रूप के बीच चुनें यदि आप प्रोटोकॉल और शब्दावली से परिचित लोगों के समूह के लिए एक पीओएस लिख रहे हैं या अपडेट कर रहे हैं, और आपको एक छोटी और जीवंत पीओएस की आवश्यकता है, तो एक सूची की तरह, लघु रूप के लिए विकल्प चुनें।
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पीओएस प्रस्ताव को ध्यान में रखें यह स्पष्ट है कि आपके पास इस प्रक्रिया में एक संगठन है जो आपको इसे दोबारा दोहरा कर लेता है। लेकिन क्या कोई विशेष कारण है कि विशेष पीओएस उपयोगी है? क्या हमें सुरक्षा पर जोर देना चाहिए? क्या सम्मान करने का उपाय है? क्या दैनिक कार्य के लिए इस्तेमाल की जाने वाली प्रक्रिया है? आपकी पीओएस को आपकी टीम में सफल होने के कुछ कारण हैं:
भाग 2
पीओएस लिखें
1
आवश्यक सामग्री का ख्याल रखना सामान्य तौर पर, एक तकनीकी पीओएस में चार तत्व होते हैं, जो कि प्रक्रिया से अलग होते हैं:
- कवर पेज. इसमें शामिल हैं: 1) प्रक्रिया का शीर्षक, 2) पीओएस की पहचान संख्या, 3) प्रकाशन या संशोधन की तारीख, 4) एजेंसी का नाम, विभाजन, क्षेत्र जिसके लिए पीओएस लागू किया गया है, 5 ) उन लोगों के हस्ताक्षर जो पीओएस को तैयार और अनुमोदित कर रहे थे। यह आप के रूप में स्वरूपित किया जा सकता है, जब तक कि सूचना स्पष्ट रहती है
- सामग्री की तालिका. यह केवल आवश्यक है यदि पीओएस काफी लंबा है, ताकि आसानी से संदर्भ तक पहुंच सकें। एक सरल मानक वर्णन है कि आप यहां क्या पाएंगे।
- बीमा और गुणवत्ता नियंत्रण. एक प्रक्रिया अच्छा नहीं है अगर इसे नियंत्रित नहीं किया जा सकता है। आवश्यक सामग्री और विवरण प्रदान करें ताकि पाठक वांछित परिणाम प्राप्त करने के बारे में सुनिश्चित हो सके। आप प्रदर्शन दस्तावेजों के उदाहरण के रूप में अन्य दस्तावेजों को शामिल कर सकते हैं।
- संदर्भ. किसी भी उद्धृत या महत्वपूर्ण संदर्भ को जोड़ना सुनिश्चित करें यदि पीओएस के बाहरी संदर्भ हैं, तो परिशिष्ट में आवश्यक जानकारी को उद्धृत करना सुनिश्चित करें।
- आपके संगठन के उपयोग के लिए जिन लोगों की ज़रूरत है उनके मुकाबले अलग प्रोटोकॉल हो सकते हैं। यदि पहले से मौजूद मौजूदा पीओएस आप देख सकते हैं, तो अपनी संरचना छोड़ दें और मानक टेम्पलेट्स का पालन करें।
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इस प्रक्रिया के लिए, सुनिश्चित करें कि आपने निम्नलिखित चीजों को शामिल किया है:
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अपना लेखन संक्षिप्त और पढ़ने में आसान बनाओ ऐसा होने की संभावना है कि आपका दर्शक मज़ेदार होने के लिए इस रीडिंग का चयन नहीं करेंगे। इसे कम और स्पष्ट करें, अन्यथा पाठक का ध्यान खो जाएगा और दस्तावेज़ को समझना मुश्किल और मुश्किल समझा जाएगा। सामान्य तौर पर, अपने वाक्यों को यथासंभव छोटा रखें।
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यदि आवश्यक हो, तो कार्यवाही में शामिल लोगों को उनसे पूछने के लिए साक्षात्कार करें कि कुछ कार्य कैसे करें आखिरी चीज एक गलत पीओएस लिखना है: आप अपनी टीम की सुरक्षा के साथ समझौता कर सकते हैं इसकी प्रभावशीलता, काम का समय इसके अलावा, आप किसी को परामर्श के बिना पूरी प्रक्रिया लिखेंगे। आपके कुछ सहयोगी नाराज हो सकते हैं अगर आपको ज़रूरत है, तो पूछने में संकोच न करें! सही तरीके से लिखना महत्वपूर्ण है
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फ्लोचार्ट और फ्लोचार्ट के साथ पाठ के विस्तारित भागों को तोड़ दें यदि विशेष रूप से शत्रुतापूर्ण कदम हैं, तो उन्हें एक चित्र के साथ पाठकों को समझाएं। यह पढ़ने को आसान बना देगा और दस्तावेज़ को समग्र अर्थ देने की कोशिश करने के लिए मन को कुछ स्थान दे देगा। प्रक्रिया अधिक पूर्ण और बेहतर लिखी जाएगी।
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सुनिश्चित करें कि प्रत्येक पृष्ठ में दस्तावेज़ की जांच करने के लिए नोट हैं आपका पीओएस कई में से एक होगा, क्योंकि शायद आपके संगठन में सभी प्रक्रियाओं और संदर्भों की प्रणाली के साथ एक बड़ा संग्रह होगा। आपका पीओएस तब प्रणाली का हिस्सा होगा, और उसे खोजने के लिए एक कोड की आवश्यकता होगी। यही कारण है कि नोट महत्वपूर्ण हो जाते हैं
भाग 3
सफलता और सटीकता सुनिश्चित करता है
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प्रक्रिया का एक परीक्षण करें यदि आप प्रक्रिया का परीक्षण नहीं करना चाहते हैं, तो शायद आपने इसे अच्छी तरह से नहीं लिखा है एक के साथ किसी को ढूँढें "सीमित ज्ञान" परियोजना के (या एक सामान्य रीडर का प्रतिनिधित्व करने वाला व्यक्ति) पीओएस को एक गाइड के रूप में इस्तेमाल कर रहा है। आप किन समस्याओं में आए? यदि आप उन्हें मिल चुके हैं, उन्हें हल करें और आवश्यक सुधारों को लागू करें।
- कुछ लोग पीओएस की कोशिश कर रहे हैं बेहतर होगा। कई व्यक्ति अलग-अलग समस्याओं का पता लगाने में सक्षम होंगे, जिससे आप उत्तर की एक विस्तृत विविधता प्राप्त कर सकेंगे।
- किसी ऐसे व्यक्ति की प्रक्रिया का परीक्षण करना सुनिश्चित करें जो पहले कभी नहीं किया है। पूर्व ज्ञान के साथ कोई भी इस प्रक्रिया को अपने ज्ञान से जोड़ता है, असफल हो रहा है, वास्तव में आपकी मदद करने के लिए।
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किसी व्यक्ति को पीओएस में संशोधन करना चाहिए, जिसकी प्रक्रिया का पालन करना चाहिए। अंत में, इससे आपको कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप अपने पीओएस बॉस के बारे में क्या सोचते हैं, लेकिन वह क्या सोचता है कि वास्तव में इसका इस्तेमाल कौन करेगा। अतः, वरिष्ठ अधिकारियों के लिए काम करने से पहले, उन लोगों के लिए प्रस्तावित करें जो कि सटीक काम करने वाले (या पहले से ही करते हैं) वे क्या सोचते हैं "उनके"?
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अपने वक्ताओं और गुणवत्ता नियंत्रण टीम से पीओएस को संशोधित करें एक बार टीम की सकारात्मक राय मिलने के बाद, इसे स्पीकर पर भेजें। वे शायद अपने आप को पेश करने के लिए कुछ नवीन विचारों है, लेकिन आप यह बताने के लिए है, तो प्रक्रिया स्वरूपण आवश्यकताओं को पूरा कर सकते हैं, क्या याद आ रही है, इसे प्राप्त है और सिस्टम में डालने के लिए आधिकारिक प्रोटोकॉल क्या है।
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एक बार स्वीकृत होने पर, आपके पीओएस को प्रभावी बनाने शुरू करें इसमें शामिल लोगों के लिए एक औपचारिक परीक्षण अवधि (सहकर्मियों के लिए एक परीक्षण, एक कंप्यूटर उपयोग आदि) या आपके दस्तावेज़ को बाथरूम में लटकाए जाने का मतलब होगा। यह कोई फर्क नहीं पड़ता कि मंच कैसे संगठित होगा। व्यवहार में अपने काम रखो! आप इस के लिए काम किया! यह मान्यता का समय है!
टिप्स
- हमेशा स्पष्टता प्राप्त करें सुनिश्चित करें कि कोई भी कई व्याख्याएं नहीं हैं किसी ऐसे व्यक्ति को प्रक्रिया दिखाएं जो इसे नहीं जानते और पूछें कि आपको क्या लगता है कि दस्तावेज क्या है - आप आश्चर्यचकित हो सकते हैं।
- जब संभव हो तो हितधारकों को शामिल करने के लिए याद रखें, ताकि दस्तावेजी प्रक्रिया वास्तविक प्रक्रिया बन जाए।
- फ्लोचार्ट्स और फोटो अभ्यावेदन का उपयोग करें, ताकि प्रक्रिया पाठक को स्पष्ट हो।
- लोगों को अनुमोदन से पहले दस्तावेज़ की समीक्षा करने के लिए कहें
- अनुसरण करने के चरणों का वर्णन करने के लिए एक सरल इतालवी का उपयोग करें
- सुनिश्चित करें कि दस्तावेज़ का इतिहास अच्छी तरह से प्रलेखित है, प्रत्येक नए संस्करण के लिए।
- अपनी खुद की लिखने से पहले पीओएस के पुराने संस्करण की जांच करें। आपको बस थोड़ा बदलाव करना पड़ सकता है हालांकि उन्हें साकार करने से पहले, दस्तावेज!
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