ग्राहक सेवा के लिए ईमेल कैसे लिखें

कई अलग-अलग स्थितियों में, ग्राहकों को उन कंपनियों या निर्माताओं के साथ संवाद करना पड़ सकता है जिनके साथ वे व्यापार कर चुके हैं। लेकिन जब ग्राहक सेवा के लिए एक ईमेल भेजने का समय आता है, तो कुछ व्यक्ति फंसे महसूस कर सकते हैं। प्रश्न अक्सर उठते हैं जब आपको ई-मेल के रूप में एक पत्र को बदलने की आवश्यकता होती है, क्योंकि यह कागज पर डालने के लिए डिज़ाइन किया गया था, और ग्राहक सेवा के अनुरोध पर किस प्रकार के सम्मेलनों या प्रोटोकॉल लागू होते हैं। यद्यपि उद्योग, क्षेत्र और संस्कृति से, ग्राहक सेवा ईमेल को प्रभावी बनाने के लिए कुछ सामान्य दिशानिर्देश हैं यहां उन लोगों के लिए कुछ बेहतरीन दिशानिर्देश दिए गए हैं जिन्होंने इस प्रकार के कार्य का सामना पहले किया था।

कदम

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विशिष्ट उपकरण ऑनलाइन खोजें कई कंपनियां निगरानी, ​​प्रदर्शन या उत्पाद समर्थन जैसे मुद्दों के लिए व्यक्तिगत ईमेल उपकरण प्रदान करती हैं कंपनी के सामान्य इनबॉक्स को एक पत्र भेजने के बजाए प्रदान किए गए उपकरण का उपयोग करना अधिक सुविधाजनक हो सकता है इसके अलावा, प्रदान किए गए साधनों की अनदेखी करने से ग्राहक सेवा ई-मेल की प्रतिक्रिया धीमा हो जाएगी।

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ईमेल में पहचान की जानकारी शामिल करें कंपनी को यह जानना होगा कि किस उत्पाद या सेवाओं को खरीदा गया है, साथ ही खरीद की तारीख भी। उन्हें यह भी पता होना चाहिए कि आप कहां रहते हैं और खरीदे गए माल की मात्रा। सुनिश्चित करें कि यह सब ग्राहक सेवा ईमेल में है

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उपयुक्त टोन का उपयोग करें कुछ विशेषज्ञों का कहना है कि शिष्टता पर ध्यान दिए बिना लिखे गए ग्राहक सेवा ईमेल को नजरअंदाज किया जा सकता है या अन्यथा बहुत प्रभावी नहीं है लेखन की एक शैली को बनाए रखने की कोशिश करें जो एक निश्चित स्तर की शिक्षा और ज्ञान को दर्शाता है, अनावश्यक उत्तेजनाओं से बचना

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सीधे किसी भी रियायत के लिए पूछें कई विशेषज्ञ लेखकों का मानना ​​है कि किसी कंपनी से क्या अपेक्षा की जाती है यह अनुमान लगाने में बेहतर है कंपनी अनुरोध स्वीकार कर सकती है या नहीं, लेकिन इस जानकारी को स्पष्ट रूप से उजागर करके, यह ग्राहक सहायता को उनके दृष्टिकोण को समझने में सहायता करेगा और मौजूदा उत्पादों या अन्य सेवा संबंधी समस्याओं से संबंधित समस्याओं को हल करने की शर्तों क्या है ग्राहक।