व्यावसायिक बैठक की रिपोर्ट कैसे लिखें

चाहे आप एक प्रशासकीय सचिव या लघु व्यवसाय प्रशासक हों, आपको कंपनी बैठकों के कुछ मिनटों का ध्यान रखना होगा। यह एक बहुत ही महत्वपूर्ण कार्य है, क्योंकि यह न केवल एक कानूनी दायित्व है, विशेष रूप से गैर-लाभकारी संस्थाओं के लिए, बल्कि एक दस्तावेज जो कंपनी के आधिकारिक अभिलेखागार का हिस्सा बन जाता है, जिसका इतिहास बना है यदि आप कुछ सरल चरणों का पालन करते हैं और आप विशिष्ट प्रारूप और प्रोटोकॉल का सम्मान करते हैं, तो रिपोर्ट को आसानी से लिखा जा सकता है।

कदम

विधि 1

2

प्रत्येक बोर्ड के सदस्य के लिए मीटिंग के लिए दस्तावेज़ों के एक ब्लॉक को तैयार करें जिसमें दीक्षांत समारोह का नोटिस, पिछली बैठक के मिनट, बोर्ड संपर्क सूची और सूची पेश करने के लिए, जैसे बैलेंस शीट रिपोर्ट और निर्णय अगर कोई गोपनीय जानकारी नहीं है, तो इसे वितरित करें जब विषय का कार्य किया जाता है और जब कर्मचारी (कुछ मामलों में) और अतिथियों ने बैठक कक्ष को छोड़ दिया है

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सुनिश्चित करें कि आपके पास रिकॉर्ड, लिखने, एक स्टेकर, लैपटॉप या टेप रिकॉर्डर जैसे रिकॉर्ड लिखने के लिए आपके पास सब कुछ है।

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बैठक के दिन, सुनिश्चित करें कि सभी प्रतिभागियों को उनके निपटान स्टेशनरी आइटम, नाम प्लेटें (यदि आवश्यक हो) और रिफ्रेशमेंट्स पर हैं।

विधि 2

2

बैठक का उद्देश्य लिखिए, जैसे निदेशक मंडल की त्रैमासिक बैठक या बोर्ड के सदस्यों की वार्षिक चुनाव।

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निम्न जानकारी सूचीबद्ध करें:

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कोरम के लिए आवश्यक संख्या का ध्यान रखें और अगर यह पहुंचा है तो

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पिछली बैठक के मिनट के प्रवेश, संशोधन या अस्वीकृति के बारे में वोट रिकॉर्ड करें।

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पिछले रिपोर्ट में किए गए किसी भी संशोधन को रिकॉर्ड करें।

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यह पिछले मिनटों के संबंध में किए गए कार्यों को प्रस्तुत करता है और चर्चा, वोट या परिणाम का रिकॉर्ड करता है।

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अन्य सभी वोटों को रिकॉर्ड करें, जैसे प्रबंधकों के चुनाव, की संख्या "हां" और देवताओं "नहीं" और बावजूद अवशेषों को छोड़कर, उस व्यक्ति का नाम रिकॉर्ड करना आवश्यक नहीं है और उसने कैसे मतदान किया। किसी भी अवशेष के कारणों को लिखें और अगर व्यक्ति मतदान के दौरान कमरे को छोड़ दिया।

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एजेंडे के आइटमों को सूचीबद्ध करें और नोट्स लेने के लिए उनके बीच कुछ स्थान छोड़ दें।

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एजेंडे में आइटम के बारे में चर्चा का ध्यान रखें और किसने कहा था

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इसमें चर्चा की गई सभी कार्रवाइयों और अगली बैठक के दौरान चर्चा जारी रखने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति को सूचीबद्ध करता है।

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समीक्षा, अपडेट या वोट के संबंध में फैसले के परिणाम को नीचे लिखें औपचारिक निर्णय खुद एक अलग दस्तावेज़ का गठन होगा

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अगली मीटिंग की तारीख और समय नीचे लिखें।

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नोट करें कि बैठक को बहुमत से या सर्वसम्मति से स्थगित कर दिया गया है और समय यह अद्यतन किया जाएगा।

विधि 3

2

किसी भी वोट, एक्शन आइटम और / या बोल्ड फैसलों का ध्यान रखें।

3

जितनी जल्दी हो सके सभी प्रतिभागियों को समीक्षा करने और प्रतिक्रिया देने के लिए रिपोर्ट को वितरित करें। अगर कोई संशोधन प्रस्तावित नहीं होता है, तो रिपोर्ट को औपचारिक रूप से तैयार करें, इसे प्रिंट करें और कंपनी की बैठक के आयोजक में उसे जमा करें। प्रतिभागियों और अनुपस्थितियों को पूरी रिपोर्ट वितरित करें