कैसे एक धन्यवाद पत्र लिखने के लिए (व्यापार)

व्यापारिक दुनिया में, परिणामों की जरूरतों को पूरा करना हमेशा सौजन्यता या दया के सामान्य मानकों का त्याग नहीं करता है। वास्तव में, अच्छा व्यवहार अक्सर व्यापार को समझदारी से संचालित करने के साथ होता है। क्लासिक धन्यवाद-पत्र एक आदर्श उदाहरण है, जिसमें एक सौहार्दपूर्ण संकेत संबंधों को मजबूत करने, उभरने और प्रतिस्पर्धी कारोबारी माहौल में याद रखने का एक शानदार तरीका बन जाता है। लेकिन सौहार्दपूर्ण सौहार्द और व्यावसायिकता के बीच सही संतुलन खोजना हमेशा आसान नहीं होता है ये कदम एक ऐसे कार्य के लिए सरल दृष्टिकोण प्रदान करते हैं जो अक्सर बहुत मुश्किल होता है लेकिन आमतौर पर लंबे समय तक संतोषजनक होता है।

कदम

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उपयुक्त प्रारूप चुनें ज्यादातर मामलों में, ई-मेल के बजाय क्लासिक कार्ड टिकट के लिए चुनना बेहतर होगा। यदि आप किसी कंपनी का प्रतिनिधित्व कर रहे हैं, तो कंपनी के लेटरहेड पर पत्र लिखना सबसे पेशेवर विकल्प है। हालांकि, एक हस्तलिखित नोट एक अधिक व्यक्तिगत स्पर्श जोड़ सकता है, और कुछ परिस्थितियों के लिए अधिक उपयुक्त हो सकता है, उदाहरण के लिए यदि आप एक छोटे व्यवसाय के स्वामी हैं या यदि आप महत्वपूर्ण दान के लिए कृतज्ञता व्यक्त करते हैं एक रिक्ति के लिए एक साक्षात्कार में शामिल होने के बाद एक संभावित नियोक्ता को धन्यवाद देने के लिए हस्तलिखित पत्र भी एक अच्छा विकल्प है। यदि आप हाथ से पत्र लिखना तय करते हैं:

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उपयुक्त ग्रीटिंग चुनें अगर किसी विशेष व्यक्ति को धन्यवाद करना है, तो उसका शीर्षक और उपनाम का उपयोग करके उससे संपर्क करें, उदाहरण के लिए "प्रिय श्री रॉसी"। जब आप एक से अधिक व्यक्ति को संबोधित करते हैं, जिसमें पहली पंक्ति में सभी के शीर्षक और उपनाम शामिल होते हैं अवैयक्तिक अभिवादन से बचें, जैसे "आरोप में उन लोगों के लिए"। किसी भी मामले में, आपकी टोन की औपचारिकता आत्मविश्वास के स्तर और प्राप्तकर्ता के साथ या प्राप्तकर्ताओं के साथ किए गए व्यवसाय की प्रकृति पर निर्भर होना चाहिए।

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प्रारंभिक वाक्य में, अपनी आभार व्यक्त करें और स्पष्ट रूप से बताएं कि आप प्राप्तकर्ता के लिए धन्यवाद क्यों कर रहे हैं। परिचय बहुत लंबा बनाने की कोई आवश्यकता नहीं है - जैसे वाक्यांश खोलने से बचें "मैं आपको धन्यवाद के लिए लिख रहा हूं ..." या "मैं अपना आभार व्यक्त करना चाहता हूं ..."- वर्तमान संकेतक के लिए और एक सरल और प्रत्यक्ष रूप के लिए, जैसे की पसंद करता है "हमारी कंपनी की परियोजना के समर्थन के लिए धन्यवाद"।

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प्रत्यक्ष आभार या अपनी आभार के उद्देश्य के बारे में चर्चा करें।

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प्राप्तकर्ता को पता लगाएं, लेकिन चापलूसी के बिना। यह धन्यवाद के एक पत्र का सबसे कठिन हिस्सा हो सकता है, और यह हमेशा उचित या आवश्यक नहीं है। प्राप्तकर्ता या उस कंपनी के बारे में सामान्य प्रशंसा के एक वाक्य पर विचार करें, जैसे वह प्रतिनिधित्व करता है, जैसे कि "उनका काम अद्भुत है" या "खाता प्रबंधन के क्षेत्र में आपका अनुभव अद्वितीय है"।

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भविष्य देखें इस मामले में आपको स्पष्ट रूप से इस व्यक्ति के साथ व्यवसाय करना जारी रखने या प्राप्तकर्ता के साथ स्थायी संबंध स्थापित करने की अपनी इच्छा को स्पष्ट करना चाहिए। जब आप संभव नियोक्ता के पास जाते हैं, तो आपके फैसले की आशंका से यह आपके लिए अपने आत्मविश्वास व्यक्त करने का एक अच्छा मौका है। यह केवल कहकर प्राप्त किया जा सकता है "मुझे जल्द ही आपका समाचार प्राप्त करने की आशा है"।

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अपना धन्यवाद दोहराएं यह एक साधारण वाक्य से अधिक नहीं होनी चाहिए, जिसे आपके शुरुआती धन्यवाद की पुष्टि करना चाहिए (लेकिन अलग-अलग शब्दों के साथ)। "इसके लिए धन्यवाद फिर से ..." यह पर्याप्त होना चाहिए

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अंतिम ग्रीटिंग और आपके हस्ताक्षर के साथ समाप्त करें। अधिकतर मामलों में, यह भिन्नता के साथ पत्र को बंद करना अधिक उपयुक्त होगा "सबसे अच्छा संबंध है", "साभार" या "विश्वास में"। यदि कंप्यूटर पर पत्र लिखा गया था, तो पेन के साथ हस्ताक्षर किए। यदि आवश्यक हो, तो अपना शीर्षक या स्थिति और आपके द्वारा प्रतिनिधित्व की गई कंपनी शामिल करें।

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सही और पत्र की समीक्षा करें परिस्थितियों के आधार पर, तैयार उत्पाद संक्षिप्त और अपेक्षाकृत सरल होना चाहिए (इसकी लंबाई आधे से भरी, अधिकतम लिखित कंप्यूटर शीट के बराबर होना चाहिए)। यदि यह लंबे समय लगता है, तो किसी भी अनावश्यकता की तलाश करें और उन्हें समाप्त करें - आभार के अपवाद के साथ-साथ, प्रत्येक बिंदु को केवल एक बार ही घोषित किया जाना चाहिए। अपनी टोन की भी जांच करें, जो पत्र भर में समान होना चाहिए। एक या दो लोगों से वर्तनी या व्याकरण संबंधी त्रुटियों को ठीक करने के लिए या मामूली ग़लतप्रसंतों को सही करने के लिए एक अच्छा विचार हो सकता है, जो प्राप्तकर्ता को नकारात्मक प्रभाव दे सकता है।

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एक बार जब आप अपने पत्र के बारे में सुनिश्चित कर लें, तो इसे तुरंत भेजें एक बार फिर, समय जरूरी है: जितना जल्दी हो उतना ही, आपकी समग्र इंप्रेशन यादगार रहेगी।