कैसे एक व्यापार मेमो लिखने के लिए
व्यवसाय मेमो एक कंपनी की आंतरिक संचार पद्धति का प्रतिनिधित्व करता है हालांकि, यदि वे दो कंपनियों के बीच पत्राचार का दौर लेते हैं तो वे एक बाहरी पद्धति भी हो सकते हैं वे सूचनाओं को संवाद करने के लिए उपयोग किया जाता है, जैसे एक विभाग या सामान्य नियमों में भविष्य के असाइनमेंट जैसे कई प्राप्तकर्ताओं तक पहुंचने की आवश्यकता होती है। पूर्वनिर्धारित रिपोर्ट टेम्पलेट्स और ईमेल ने संचार को आसान बना दिया है, लेकिन यह जानना उपयोगी है कि स्क्रैच से एक व्यवसाय अनुस्मारक कैसे लिखना है।
कदम
अपना मेमो बिजनेस लिखें1
शीर्षक से युक्त मेमो का भाग लिखें यह भाग रिपोर्ट प्राप्तकर्ता, प्रेषक, दिनांक और व्यवसाय मेमो ऑब्जेक्ट के बारे में जानकारी इंगित करता है रिपोर्ट का विषय छोटा वाक्य होना चाहिए जो पाठ की पूरी सामग्री का वर्णन कर सकता है।उदाहरण:प्रति: वैली के विजेट के कर्मचारी से: केसी स्मिथ, ग्रेग के गैजेट्स के प्रबंधक दिनांक: 20 जून, 2013 विषय: नया एंटरप्राइज़!
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खोलें अनुच्छेद डायल करें व्यापार ज्ञापन के पहले पैराग्राफ को पाठ के इरादे और रिपोर्ट के शरीर में कौन से जानकारी प्रस्तुत की जाएगी, का एक सामान्य विचार स्पष्ट रूप से इंगित करना चाहिए। उदाहरण:प्रति: वैली के विजेट के कर्मचारी से: केसी स्मिथ, ग्रेग के गैजेट्स के प्रबंधक दिनांक: 20 जून, 2013 विषय: नया एंटरप्राइज़! प्रतिष्ठित विजेट्स टीम, ग्रेग के गैजेट्स को इस नए साहसिक कार्य में शामिल होने के लिए आपको सभी बोर्ड पर गर्व है। चूंकि वॉली ने संभावित विलय के विचार को स्पष्ट करने के लिए हमारे पास किया, ग्रेग और मैं इस सहयोग को शुरू करने के लिए त्वचा में नहीं रह गया! यह एक लंबा समय रहा है कि हम कलात्मक कौशल की प्रशंसा करते हैं जो कि वाली के प्रत्येक उत्पाद को अलग करती है और हम एक महान विजेट / गैजेट परिवार बनने की आशा करते हैं।
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संक्षेप में सवाल का वर्णन। एक व्यवसाय ज्ञापन के शुभारंभ के पीछे उत्प्रेरक संक्षेप में संक्षेप में प्रस्तुत करने की आवश्यकता है। प्रश्न को परिभाषित करने के लिए इस्तेमाल किए गए वाक्यों को कम और सीधे बिंदु पर होना चाहिए और मुख्य रूप से तथ्यों पर आधारित होना चाहिए।उदाहरण:प्रति: वैली के विजेट के कर्मचारी से: केसी स्मिथ, ग्रेग के गैजेट्स के प्रबंधक दिनांक: 20 जून, 2013 विषय: नया एंटरप्राइज़! प्रतिष्ठित विजेट्स टीम, ग्रेग के गैजेट्स को इस नए साहसिक कार्य में शामिल होने के लिए आपको सभी बोर्ड पर गर्व है। चूंकि वॉली ने संभावित विलय के विचार को स्पष्ट करने के लिए हमारे पास किया, ग्रेग और मैं इस सहयोग को शुरू करने के लिए त्वचा में नहीं रह गया! यह एक लंबे समय से रहा है कि हम कलात्मकता की प्रशंसा करते हैं जो वाली के प्रत्येक उत्पाद को अलग करती हैं और हम एक महान परिवार विजेट / गैजेट बनने की आशा रखते हैं। जैसा कि हम अपने मौजूदा कार्यालयों को छोड़ते हैं, मैं उन सभी को भेजना चाहता हूं जो वाली के अपडेट पर काम करते हैं हमारी टीम को समायोजित करने के लिए पर्याप्त एक संरचना के लिए हमारी खोज के विषय में:
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प्रगति में समाधान समझाओ यदि आप किसी समस्या को सुलझाने या इसे हल करने के बारे में कोई विचार रखते हैं, तो तीसरा पैराग्राफ यह करने के लिए सही अनुभाग है। यदि मेमो का मुद्दा खराब समाचार भेजना है, तो इस पैराग्राफ का उपयोग किसी भी सकारात्मक पहलू को उजागर करने के लिए कर सकते हैं। उदाहरण:प्रति: वैली के विजेट के कर्मचारी से: केसी स्मिथ, ग्रेग के गैजेट्स के प्रबंधक दिनांक: 20 जून, 2013 विषय: नया एंटरप्राइज़! प्रतिष्ठित विजेट्स टीम, ग्रेग के गैजेट्स को इस नए साहसिक कार्य पर जाने के लिए आपको सभी बोर्ड पर गर्व है। चूंकि वॉली ने संभावित विलय के विचार को स्पष्ट करने के लिए हमारे पास किया, ग्रेग और मैं इस सहयोग को शुरू करने के लिए त्वचा में नहीं रह गया! यह एक लंबे समय से रहा है कि हम कलात्मकता की प्रशंसा करते हैं जो वाली के प्रत्येक उत्पाद को अलग करती हैं और हम एक महान परिवार विजेट / गैजेट बनने की आशा रखते हैं। जैसा कि हम अपने मौजूदा कार्यालयों को छोड़ते हैं, मैं उन सभी को भेजना चाहता हूं जो वाली के अपडेट पर काम करते हैं हमारी टीम को समायोजित करने के लिए पर्याप्त रूप से एक संरचना के लिए हमारी खोज के विषय में: हमें एक सुंदर जगह मिल गई और एक अनुबंध पर हस्ताक्षर किए गए!
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चौथे पैराग्राफ में अपने प्रस्तावों का सारांश करें। यदि व्यवसाय ज्ञापन संक्षिप्त है, तो यह एक वैकल्पिक अनुभाग है। लेकिन, अगर मेमो एक से अधिक पूर्ण पृष्ठ को कवर करता है, तो एक सारांश अनुभाग जो चर्चा की गई मुख्य बिंदुओं को उजागर करता है, मदद का है। इससे यह सुनिश्चित होगा कि कई कदमों के बीच मुख्य कदम नहीं खोए जाते हैं जो इसे लिखते हैं। इस अनुभाग को हाइलाइट करने के लिए बुलेटेड सूची का उपयोग करने पर विचार करें। उदाहरण:प्रति: वैली के विजेट के कर्मचारी से: केसी स्मिथ, ग्रेग के गैजेट्स के प्रबंधक दिनांक: 20 जून, 2013 विषय: नया एंटरप्राइज़! प्रतिष्ठित विजेट्स टीम, ग्रेग के गैजेट्स को इस नए साहसिक कार्य पर जाने के लिए आपको सभी बोर्ड पर गर्व है। चूंकि वॉली ने संभावित विलय के विचार को स्पष्ट करने के लिए हमारे पास किया, ग्रेग और मैं इस सहयोग को शुरू करने के लिए त्वचा में नहीं रह गया! यह एक लंबे समय से रहा है कि हम कलात्मकता की प्रशंसा करते हैं जो वाली के प्रत्येक उत्पाद को अलग करती हैं और हम एक महान परिवार विजेट / गैजेट बनने की आशा रखते हैं। जैसा कि हम अपने मौजूदा कार्यालयों को छोड़ते हैं, मैं उन सभी को भेजना चाहता हूं जो वाली के अपडेट पर काम करते हैं हमारी टीम को समायोजित करने के लिए पर्याप्त रूप से एक संरचना के लिए हमारी खोज के विषय में: हमें एक सुंदर जगह मिल गई और एक अनुबंध पर हस्ताक्षर किए गए! हमारी नई इमारत 1624 एडिसन एवेन्यू में स्थित है, स्टैनिसबर्ग के खूबसूरत केंद्र में, कई दुकानों और रेस्तरां के करीब है। यह इमारत रेलवे स्टेशन से केवल एक ब्लॉक दूर है और एक चक्र मार्ग से लगभग 800 मीटर की दूरी पर स्थित है जो कारों तक पहुंच को प्रतिबंधित करती है (जो उन लोगों के लिए अच्छी खबर है जो बाइक से यात्रा करते हैं!)। मैंने इस ईमेल में फोटो संलग्न किए हैं, ताकि आप अपने नए दूसरे घर पर एक नज़र डाल सकें।
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प्राप्तकर्ताओं को क्या करना चाहिए, और अनुरोधित कार्रवाई को पूरा करने की समाप्ति तिथि के निर्देशों सहित व्यापार मेमो को समाप्त करें। अंतिम अनुच्छेद में ज्ञापन भेजने के बाद संचार के बारे में कोई भी जानकारी दर्ज करें। उदाहरण: ए: वैली के विजेट के कर्मचारी से: केसी स्मिथ, ग्रेग के गैजेट्स के प्रबंधक दिनांक: 20 जून, 2013 विषय: नया एंटरप्राइज़! प्रतिष्ठित विजेट्स टीम, ग्रेग के गैजेट्स को इस नए साहसिक कार्य पर जाने के लिए आपको सभी बोर्ड पर गर्व है। चूंकि वॉली ने संभावित विलय के विचार को स्पष्ट करने के लिए हमारे पास किया, ग्रेग और मैं इस सहयोग को शुरू करने के लिए त्वचा में नहीं रह गया! यह एक लंबे समय से रहा है कि हम कलात्मकता की प्रशंसा करते हैं जो वाली के प्रत्येक उत्पाद को अलग करती हैं और हम एक महान परिवार विजेट / गैजेट बनने की आशा रखते हैं। जैसा कि हम अपने मौजूदा कार्यालयों को छोड़ते हैं, मैं उन सभी को भेजना चाहता हूं जो वाली के अपडेट पर काम करते हैं हमारी टीम को समायोजित करने के लिए पर्याप्त रूप से एक संरचना के लिए हमारी खोज के विषय में: हमें एक सुंदर जगह मिल गई और एक अनुबंध पर हस्ताक्षर किए गए! हमारी नई इमारत 1624 एडिसन एवेन्यू में स्थित है, स्टैनिसबर्ग के खूबसूरत केंद्र में, कई दुकानों और रेस्तरां के करीब है। यह इमारत रेलवे स्टेशन से केवल एक ब्लॉक दूर है और एक चक्र मार्ग से लगभग 800 मीटर की दूरी पर स्थित है जो कारों तक पहुंच को प्रतिबंधित करती है (जो उन लोगों के लिए अच्छी खबर है जो बाइक से यात्रा करते हैं!)। मैंने इस ईमेल में फ़ोटो संलग्न की है ताकि आप अपने नए घर पर एक नज़र डाल सकें। हमारे मानव संसाधन विभाग के निदेशक डेबी आपके पहचान पत्रों और पासों को प्राप्त करने के तरीके के बारे में अधिक जानकारी के साथ सभी को ईमेल भेजेंगे। पार्किंग के लिए हमारे काम का पहला दिन जुलाई का पहला होगा- उसी दिन, सुबह 9 बजे सभी कर्मचारियों के लिए एक बैठक खुली होगी। मुझे आप सभी को देखने के लिए रोमांचित हूँ!
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व्यापार ज्ञापन पर हस्ताक्षर करें यह एक वैकल्पिक कदम है, लेकिन कुछ कंपनियां कंप्यूटर पर लिखे अपने नाम पर भेजे गए प्रेषक के पेन हस्ताक्षर के साथ व्यावसायिक पत्राचार को पूरा करने के अभ्यास का पालन करती हैं। उदाहरण: ए: वैली के विजेट के कर्मचारी से: केसी स्मिथ, ग्रेग के गैजेट्स के प्रबंधक दिनांक: 20 जून, 2013 विषय: नया एंटरप्राइज़! प्रतिष्ठित विजेट्स टीम, ग्रेग के गैजेट्स को इस नए साहसिक कार्य में शामिल होने के लिए आपको सभी बोर्ड पर गर्व है। चूंकि वॉली ने संभावित विलय के विचार को स्पष्ट करने के लिए हमारे पास किया, ग्रेग और मैं इस सहयोग को शुरू करने के लिए त्वचा में नहीं रह गया! यह एक लंबे समय से रहा है कि हम कलात्मकता की प्रशंसा करते हैं जो वाली के प्रत्येक उत्पाद को अलग करती हैं और हम एक महान परिवार विजेट / गैजेट बनने की आशा रखते हैं। जैसा कि हम अपने मौजूदा कार्यालयों को छोड़ते हैं, मैं उन सभी को भेजना चाहता हूं जो वाली के अपडेट पर काम करते हैं हमारी टीम को समायोजित करने के लिए पर्याप्त रूप से एक संरचना के लिए हमारी खोज के विषय में: हमें एक सुंदर जगह मिल गई और एक अनुबंध पर हस्ताक्षर किए गए! हमारी नई इमारत 1624 एडिसन एवेन्यू में स्थित है, स्टैनिसबर्ग के खूबसूरत केंद्र में, कई दुकानों और रेस्तरां के करीब है। यह इमारत रेलवे स्टेशन से केवल एक ब्लॉक दूर है और एक चक्र मार्ग से लगभग 800 मीटर की दूरी पर स्थित है जो कारों तक पहुंच को प्रतिबंधित करती है (जो उन लोगों के लिए अच्छी खबर है जो बाइक से यात्रा करते हैं!)। मैंने इस ईमेल में फ़ोटो संलग्न की है ताकि आप अपने नए घर पर एक नज़र डाल सकें। हमारे मानव संसाधन विभाग के निदेशक डेबी आपके पहचान पत्रों और पासों को प्राप्त करने के तरीके के बारे में अधिक जानकारी के साथ सभी को ईमेल भेजेंगे। पार्किंग के लिए हमारे काम का पहला दिन जुलाई का पहला होगा- उसी दिन, सुबह 9 बजे सभी कर्मचारियों के लिए एक बैठक खुली होगी। मुझे आप सभी को देखने के लिए रोमांचित हूँ! शुभकामनाएं, केसी
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व्यापार ज्ञापन को ठीक करें रिपोर्ट आंतरिक या बाह्य रूप से भेजने से पहले, सुनिश्चित करें कि सामग्री व्याकरणिक रूप से सही है यदि पाठ में संवेदनशील जानकारी है, तो कंपनी की नीति की जांच करें कि कौन आपके लिए मेमो की समीक्षा कर सकता है या पढ़ सकता है उदाहरण: ए: वैली के विजेट के कर्मचारी से: केसी स्मिथ, ग्रेग के गैजेट्स के प्रबंधक दिनांक: 20 जून, 2013 विषय: नया एंटरप्राइज़! प्रतिष्ठित विजेट्स टीम, ग्रेग के गैजेट्स को इस नए साहसिक कार्य पर जाने के लिए आपको सभी बोर्ड पर गर्व है। चूंकि वॉली ने संभावित विलय के विचार को स्पष्ट करने के लिए हमारे पास किया, ग्रेग और मैं इस सहयोग को शुरू करने के लिए त्वचा में नहीं रह गया! यह एक लंबे समय से रहा है कि हम कलात्मकता की प्रशंसा करते हैं जो वाली के प्रत्येक उत्पाद को अलग करती हैं और हम एक महान परिवार विजेट / गैजेट बनने की आशा रखते हैं। जैसा कि हम अपने मौजूदा कार्यालयों को छोड़ते हैं, मैं उन सभी को भेजना चाहता हूं जो वाली के अपडेट पर काम करते हैं हमारी टीम को समायोजित करने के लिए पर्याप्त रूप से एक संरचना के लिए हमारी खोज के विषय में: हमें एक सुंदर जगह मिल गई और एक अनुबंध पर हस्ताक्षर किए गए! हमारी नई इमारत 1624 एडिसन एवेन्यू में स्थित है, स्टैनिसबर्ग के खूबसूरत केंद्र में, कई दुकानों और रेस्तरां के करीब है। यह इमारत रेलवे स्टेशन से केवल एक ब्लॉक दूर है और एक चक्र मार्ग से लगभग 800 मीटर की दूरी पर स्थित है जो कारों तक पहुंच को प्रतिबंधित करती है (जो उन लोगों के लिए अच्छी खबर है जो बाइक से यात्रा करते हैं!)। मैंने इस ईमेल में फ़ोटो संलग्न की है ताकि आप अपने नए घर पर एक नज़र डाल सकें। हमारे मानव संसाधन विभाग के निदेशक डेबी आपके पहचान पत्रों और पासों को प्राप्त करने के तरीके के बारे में अधिक जानकारी के साथ सभी को ईमेल भेजेंगे। पार्किंग के लिए हमारे काम का पहला दिन जुलाई का पहला होगा- उसी दिन, सुबह 9 बजे सभी कर्मचारियों के लिए एक बैठक खुली होगी। मुझे आप सभी को देखने के लिए रोमांचित हूँ! ईमानदारी से, कैसी सुधारें और सामग्री की जांच करें।
टिप्स
- प्राप्तकर्ता का सही नाम का उपयोग करें जिस तरह से किसी व्यक्ति को सामाजिक स्थिति में बुलाया जाता है, वह अक्सर व्यापार के संदर्भ में लोगों से कैसे सामने आ जाता है
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