एक प्रक्रिया को दस्तावेज़ कैसे करें

कंपनियां अक्सर यह सुनिश्चित करने के लिए एक प्रक्रिया का दस्तावेज करती हैं कि सभी कार्यकर्ता इसे ठीक से कैसे कर पाएंगे या सुधार के लिए प्रक्रिया का विश्लेषण करेंगे यदि वे आपको किसी प्रक्रिया के दस्तावेज के बारे में पूछते हैं या आप ऐसा करने का फैसला करते हैं, तो उन लोगों को शामिल करने का प्रयास करें जिनके पास अनुभव और प्रक्रिया का ज्ञान है। निम्नलिखित दो प्रकार के फ्लोचार्ट्स का वर्णन किया गया है, लेकिन अगर आपको लगता है कि एक अलग प्रकार का सरल चित्र या पाठ दस्तावेज़ प्रक्रिया के लिए बेहतर अनुकूल है, तो आप इसका उपयोग भी कर सकते हैं। उस स्थिति में, प्रक्रिया दस्तावेज़ीकरण के उद्देश्य का एक विचार प्राप्त करने के लिए सामान्य सलाह अनुभाग पढ़ें।

कदम

विधि 1

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प्रक्रिया को कई उप-प्रक्रियाओं में विभाजित करें उप प्रक्रियाएं प्रक्रिया के दौरान किए जाने वाले मुख्य कार्य हैं। यदि आप प्रक्रिया के बारे में परिचित नहीं हैं, फाइलिंग करते समय, प्रोजेक्ट मैनेजर या उस विशेषज्ञ के अन्य विशेषज्ञों को शामिल कार्यों की सही समझ प्राप्त करने के लिए इंटरव्यू करें।

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निर्णय लें कि क्या प्रक्रिया पाठ दस्तावेज़ के लिए पर्याप्त सरल है अगर आपकी प्रक्रिया हर समय समान होती है और इसमें केवल कुछ ही फैसलों या भिन्नताएं शामिल होती हैं, तो आप बस सूची में दिए गए चरणों को लिख सकते हैं। इलेक्ट्रॉनिक टेक्स्ट दस्तावेज़ (उदाहरण के लिए, एक Microsoft Word फ़ाइल) या कागज की एक शीट का उपयोग करें

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एक प्रवाह चार्ट पर विचार करें एक सरल प्रवाह संचित्र प्रक्रिया को दर्शाने के लिए एक आसान तरीका है, जैसा कि इस लेख के बाद के भाग में वर्णित है। जटिल फ्लोचार्ट बनाने के तरीके हैं, लेकिन वे हमेशा आवश्यक नहीं होते हैं। जटिल फ्लोचार्ट्स के अनुभाग में दिए गए निर्देशों का पालन करें, यदि आपकी प्रक्रिया में दस से अधिक कदम हैं और इस प्रक्रिया में तीन से अधिक लोग कार्य कर रहे हैं।

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कम होने का प्रयास करें, जब भी संभव हो एक पृष्ठ आदर्श है, लेकिन जटिल प्रक्रियाओं के लिए यह अधिकतम 5 पृष्ठों तक पहुंचने की कोशिश करता है। केवल विशिष्ट और जटिल कार्यों के लिए अधिक दस्तावेजों की आवश्यकता होती है, और केवल तभी यदि दस्तावेज उन लोगों द्वारा उपयोग किया जाएगा जो उन प्रक्रियाओं को निष्पादित करेंगे।

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दृश्य तत्वों को शामिल करें, यदि वे प्रक्रिया को अधिक पठनीय बनाने में सहायता करते हैं पाठ की तुलना में कुछ बेहतर दृश्य प्रतिनिधित्वों को समझते हैं, खासकर अगर अधिकारी, मालिक या अन्य लोग जिनके पास दस्तावेज़ीकरण की प्रक्रिया का कोई प्रत्यक्ष अनुभव नहीं है I ये तत्व चित्र, फोटो या स्क्रीन हो सकते हैं, लेकिन उन्हें सरल और स्पष्ट बना सकते हैं।

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शीर्षक के आधार पर लोगों को देखें, न कि नाम। दस्तावेज़ व्यक्तियों से अधिक लंबे समय तक रह सकता है "कैरोल को मीटिंग का मिनट भेजें" लिखना न भूलें, "राष्ट्रपति को मीटिंग का मिनट भेजें" लिखें। यदि आपको लगता है कि पाठकों के लिए नाम आवश्यक है, तो नाम और स्थान दोनों में शामिल करें।

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बताएं कि कैसे प्रक्रियाएं एक दूसरे से जुड़े हैं उदाहरण के लिए, "एक न्यूज़लेटर लिखें" प्रक्रिया के लिए एक दस्तावेज़ नोट के साथ समाप्त हो सकता है "अंतिम परिणाम संपादक को भेजा जाता है "लेखन न्यूजलेटर" नामक दस्तावेज़ देखें न्यूज़लेटर का नाम देने वाला दस्तावेज नोट के साथ शुरू हो सकता है "यह दस्तावेज एक न्यूजलेटर लिखें" और अंत में "यह अब प्रकाशन के लिए भेजा जा रहा है "समाचार पत्र का प्रकाशन" शीर्षक वाले दस्तावेज़ देखें

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दस्तावेज़ संपादन योग्य और पहुंच योग्य बनाएं प्रतियों को पढ़ने के लिए उपलब्ध कराएं एक इलेक्ट्रॉनिक मास्टर दस्तावेज़ को संपादन योग्य प्रारूप में रखें, ताकि आप इसे बदल सकते हैं यदि आवश्यक हो

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दस्तावेजों को ध्यानपूर्वक लेबल करें दस्तावेज़ में एक स्पष्ट बिंदु पर सृजन तिथि और अंतिम परिवर्तन की तारीख लिखें, उदाहरण के लिए पृष्ठ के शीर्ष पर। यदि बहुत से लोग दस्तावेज़ को संपादित करते हैं, तो आप अंतिम परिवर्तन की तारीख के निकट नाम या आइनेल्स डाल सकते हैं। अंत में, फ़ाइल के लिए शीर्षक और एक नाम शामिल करें, जो स्पष्ट रूप से संचार की प्रक्रिया को प्रलेखित करता है।

विधि 2

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फ्लोचार्ट को बाएं से दाएं या ऊपर से नीचे तक व्यवस्थित करें जब आप एक फ्लोचार्ट बनाते हैं, तो प्रक्रिया में प्रत्येक कार्य के लिए एक बॉक्स बनाते हैं और उस तीर से लिंक करते हैं जो उस क्रम को दिखाते हैं जिसमें आप ये कार्य करते हैं। पृष्ठ के बायीं या ऊपर से शुरू करें, जैसे आप लिखते समय इन चरणों को प्राप्त करने से यह समझना आसान होता है कि कौन सी प्रदर्शन करेगा।

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"शुरुआत" नामक अंडाकार के साथ शुरू करें यदि पंक्ति या कॉलम में फिट करने के लिए फ्लोचार्ट काफी छोटा है, तो आपको इस मंडली की ज़रूरत नहीं है। अधिक जटिल आरेखों के लिए "प्रारंभ" वाला एक ओवल होना उपयोगी हो सकता है

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पहले कार्य के नाम के साथ एक आयताकार आरेखित करें। अंडाकार "प्रारंभ" से लेकर पहले कार्य के साथ बॉक्स में एक तीर खींचें। उदाहरण के लिए, "ग्राहक आदेश लें"

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अगले कार्य के लिए एक तीर बनाएं यह तीर अगले बॉक्स पर इंगित करता है, जहां आप दूसरा कार्य लिखेंगे। यदि दूसरा कार्य किया जाने से पहले उत्तर देने के लिए कोई निर्णय या प्रश्न है, तो एक हीरे में प्रश्न लिखें।

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उत्तर के आधार पर, फिक्सल रॉकोस को कार्यों के साथ कनेक्ट करें। उदाहरण के लिए, मान लें कि "ग्राहक का आदेश लें" कार्य के साथ बॉक्स ने गड़गड़ाहट की ओर सवाल उठाया "क्या पानी का आदेश दिया गया?" दो तीर खींचें जो कि गड़गड़ाहट से शुरू होती हैं। एक तीर पर, "हां" या "एस" टाइप करें और इसे "ग्राहक को पानी दें" चिह्नित बॉक्स पर लाएं। दूसरे तीर पर, "नहीं" या "एन" टाइप करें और इसे "पकाने के लिए आदेश दें" चिह्नित बॉक्स पर ले जाएं।

विधि 3

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मूल्यांकन करें कि सॉफ्टवेयर का उपयोग करना है या नहीं यदि आप आरेख बनाने के लिए सॉफ्टवेयर का उपयोग करते हैं, तो यह चित्र नीपर और अधिक पठनीय लग सकता है। एक फाइल होने पर भी आवश्यकतानुसार चित्र में परिवर्तन लागू करना आसान होता है। "प्रक्रिया मानचित्रण सॉफ़्टवेयर" के लिए ऑनलाइन खोज करें, यह सुनिश्चित कर लें कि आप जो डाउनलोड करते हैं वह Rummler-Brache आरेख बना सकते हैं।

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प्रत्येक प्रतिभागी को पृष्ठ के बाईं ओर एक कॉलम में सूचीबद्ध करता है। प्रत्येक पंक्ति को एक विभाग, समूह या नौकरी की स्थिति के लिए समर्पित किया जा सकता है। प्रत्येक भागीदार प्रति पृष्ठ में शामिल कार्यों के लिए जिम्मेदार है, पूरे पृष्ठ पर। इसे प्रायः प्रतिभागी के "लेन" के रूप में जाना जाता है

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पहले कार्य के साथ शुरू करें पृष्ठ के बाईं ओर एक बॉक्स में पहला कार्य रखकर, उस कार्य के लिए जिम्मेदार प्रतिभागी की दाईं ओर की प्रक्रिया शुरू करें। उदाहरण के लिए, यदि अनुसंधान प्रभाग उत्पाद का एक विचार बनाकर प्रक्रिया शुरू करता है, तो शब्द "खोज" के दाईं ओर एक बॉक्स खींचना और इसे लेबल करें उत्पाद विचार बनाएं.

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जैसा कि आप आम तौर पर किसी आरेख में करते हैं, लेकिन कार्य सही पर ले जाते हैं और सही पंक्ति पर जाते हैं उदाहरण के लिए, यदि अनुसंधान उत्पाद पर अपने विचार को परीक्षण के लिए विपणन के लिए भेजता है, तो से एक तीर खींचें उत्पाद विचार बनाएं विपणन पंक्ति में फलक पर, पिछले फलक के दाईं ओर इस बॉक्स को लेबल करें परीक्षण.

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राक्षस और अंडा का उपयोग करना सीखें अधिकांश फ्लोचार्ट्स, बीच में तीरों के साथ चौराहों, राक्षसों और अंडाकारों का उपयोग करते हैं। आप पहले से ही बॉक्स को देख चुके हैं, जो एक कार्य के नाम से चिह्नित है। बहुत संभव परिणाम होने पर हीरे का उपयोग करें अंतिम परिणाम प्राप्त होने पर अंडा का उपयोग करें। ऊपर दिए गए उदाहरण को जारी रखते हुए, से तीर खींचें परीक्षण चिह्नित छंद के लिए क्या उत्पाद को मंजूरी दी गई है?. राक्षस से एक तीर निकालें, इसे एक के साथ चिह्नित करें नहीं और इसे एक चिह्नित अंडाकार से जोड़ते हैं प्रक्रिया का अंत. दूसरा तीर, चिह्नित हां इससे प्रक्रिया में एक नया कार्य हो सकता है

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लगातार रहें फ्लोचार्ट को अधिक पठनीय बनाने के लिए, समान फ्रेम आकारों का उपयोग करें, और 2-3 से अधिक विभिन्न रंगों का उपयोग न करें। उदाहरण के लिए, सभी बक्से (कार्य) की नीली पृष्ठभूमि हो सकती है, जबकि सभी रेशम (प्रश्न) पीले हो सकते हैं

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यदि आवश्यक हो, तो किसी अन्य पृष्ठ पर जाएं। आसानी से आसानी से पढ़ने के लिए एक छोटा प्रवाह चार्ट बनाने के लिए अधिक पृष्ठों का उपयोग करना बेहतर होता है प्रवाह आदेश स्पष्ट करने के लिए अच्छी तरह से चिह्नित तीरों का उपयोग करें। उदाहरण के लिए, एक चिन्हित एरो बनाएं एक जो पृष्ठ के दाईं ओर जाता है अगले पृष्ठ पर, एक तीर खींचें जो पृष्ठ के बाईं ओर की ओर जाता है, जिसे चिह्नित भी किया गया है एक.

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आरेख को संपादित करें। आरेख में सभी संभव पथों का पालन करें और देखें कि क्या यह समझ में आता है। आदर्श रूप से आपको इसे किसी अन्य व्यक्ति को दिखाया जाना चाहिए, जो प्रक्रिया को जानता है, त्रुटियों की पहचान करने और कदमों को गायब करने के लिए। एक बार जब आप इसे देख पाएंगे और त्रुटियों को ठीक कर लेंगे, तो दस्तावेज़ प्रस्तुत करने के लिए तैयार है या प्रक्रिया में शामिल लोगों को भेजा जाएगा। हालांकि, अगर इस प्रक्रिया को बाद में बदल दिया जाए तो आरेख को बदलने में संकोच न करें, इसे लागू करने वाले लोगों को अपडेट किए गए दस्तावेज़ भेजें।

विधि 4

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डबल कार्यों के लिए खोजें यदि आरेख या दस्तावेज़ में दो समान कार्य हैं, तो विचार करें कि क्या वे उपयोगी या अक्षम हैं। कभी-कभी अधिक नियंत्रण के लिए कार्य को दोहराते हुए अच्छा होता है (उदाहरण के लिए, दो विभाग जो अलग-अलग समय पर एक उत्पाद का निरीक्षण करते हैं) हालांकि, इस प्रक्रिया में संशोधन जैसे सरल कार्य एक बार से अधिक नहीं होनी चाहिए। सुझाव दें कि प्रक्रिया से दो चरणों में से एक को हटा दिया गया है।

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विभागों के बीच अनावश्यक आंदोलनों के लिए खोजें दस्तावेज यह संकेत दे सकता है कि व्यक्ति ए और व्यक्ति बी प्रक्रिया को आगे और पीछे की कई बार जिम्मेदारी संभालने के लिए। क्या अनावश्यक स्थानान्तरण की संख्या को कम करना संभव है? यदि आप इस प्रक्रिया का पुनर्गठन कर सकते हैं, तो व्यक्ति ए किसी अवधि में कई कार्य करने में सक्षम हो सकता है और फिर उन्हें बी को पास कर सकता है।