Excel पर डेटा की तुलना कैसे करें

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल की कई विशेषताओं में से एक की दो सूचियों की तुलना करने की क्षमता है, सूचियों में मैचों की पहचान करना और जो तत्व केवल दो में से एक में मौजूद हैं। यह वित्तीय रिकॉर्ड की तुलना करने के लिए उपयोगी हो सकता है या यह जांच कर सकता है कि कोई विशिष्ट नाम डेटाबेस में है या नहीं। आप मैच के साथ या बिना डेटा को खोजने और चिह्नित करने के लिए COMPARE फ़ंक्शन का उपयोग कर सकते हैं, अन्यथा CONTASE फ़ंक्शन के साथ सशर्त स्वरूपण का उपयोग करें। निम्न चरणों में समझाया जाएगा कि आपके डेटा की तुलना करने के लिए इन विधियों दोनों का उपयोग कैसे करें।

सामग्री

कदम

विधि 1
विधि 2

टिप्स

कदम

विधि 1

समान फ़ंक्शन के साथ समान तत्व पहचानें

डेटा सूचियों को एक स्प्रैडशीट में कॉपी करें Excel एक से अधिक कार्यपत्रकों पर एक या अधिक चादर सेट के भीतर काम कर सकता है, लेकिन डेटा सूची एक ही शीट पर होने पर दो सूचियों की तुलना करना आसान है।

सूचियों के प्रत्येक तत्व को एक अद्वितीय पहचानकर्ता असाइन करें। यदि दो सूचियों को किसी पहचान विधि को साझा नहीं किया जाता है, तो आपको तत्वों को पहचानने वाले दोनों तत्वों के लिए एक स्तंभ जोड़ना पड़ सकता है ताकि एक्सेल उनकी तुलना कर सकें। उस डेटा के प्रकार के आधार पर पहचान प्रणाली चुनें, जिसे आप तुलना करना चाहते हैं। आपको इसे दोनों सूचियों के लिए उपयोग करना चाहिए

एक निश्चित अवधि के साथ जुड़े वित्तीय डेटा के लिए, उदाहरण के लिए टैक्स रिटर्न के लिए, आप संपत्ति का विवरण, वह दिनांक जिस पर परिसंपत्ति का अधिग्रहण किया गया था या दोनों का उपयोग कर सकते हैं कुछ मामलों में, आप एक कोड के साथ प्रविष्टियों की पहचान कर सकते हैं - हालांकि, यदि दोनों सिस्टम के लिए एक ही सिस्टम का उपयोग नहीं किया गया है, तो इस प्रकार की पहचान गलत मिलान बना सकती है या दोनों सूचियों में आइटम का पता नहीं लगा सकता है।

कुछ मामलों में, आप एक सूची के तत्वों को ले सकते हैं और एक पहचान प्रणाली बनाने के लिए उन्हें दूसरे के साथ जोड़ सकते हैं, जैसे भौतिक संपत्ति का वर्णन और खरीद का वर्ष। ऐसा करने के लिए, दो या दो से अधिक कोशिकाओं के डेटा का उपयोग करके एक साथ जोड़ (राशि या गठबंधन) करें &। कक्ष G3 में किसी वस्तु के विवरण के साथ सेल F3 में दिनांक के साथ गठबंधन करने के लिए, स्पेस से अलग, सूत्र = F3 का उपयोग करें&" "&जी 3 एक ही पंक्ति के दूसरे कक्ष में, उदाहरण के लिए E3। यदि आप पहचानकर्ता में केवल वर्ष शामिल करना पसंद करते हैं (क्योंकि कोई सूची पूर्ण तिथियां और केवल अन्य वर्षों का उपयोग करती है), आप YEAR फ़ंक्शन का उपयोग कर सकते हैं, टाइपिंग = F3&" "&सेल E3 में वर्ष (जी 3)

सूत्र बनने के बाद, आप इसे पहचान स्तंभ में अन्य सभी कक्षों में प्रतिलिपि बना सकते हैं, सूत्र के साथ सेल का चयन कर सकते हैं और दूसरों पर भरने वाले कर्सर को खींच कर सकते हैं। जब माउस बटन जारी किया जाता है, तो सूत्र को आपके द्वारा चुने गए सभी कोशिकाओं में कॉपी किया जाएगा, पंक्ति के आधार पर सही संदर्भ के साथ।

जब आपके पास मौका है, तो उसी डेटा मानक का पालन करें। हालांकि हमें यह समझना आसान है कि "निगम" और "S.p.A." वे एक ही बात हैं, एक्सेल ऐसा करने में सक्षम नहीं है यदि आप दो शब्दों को उसी तरह नहीं लिखते हैं। इसी कारण से, आपको लगता है कि 11.950 और 11.999.95 समान समान मान मान सकते हैं, लेकिन यदि आप इसे स्पष्ट रूप से व्यक्त नहीं करते हैं, तो वे Excel के लिए नहीं होंगे

आप कुछ संक्षेपों का प्रबंधन कर सकते हैं, जैसे "समाज" के लिए "कंपनी" और "इंट" के लिए "अंतरराष्ट्रीय" अतिरिक्त वर्णों को छोटा करने के लिए LEFT फ़ंक्शन का उपयोग करना अन्य संकेताक्षरों को प्रबंधित करना बेहतर है, जैसे कि "स्पा" के लिए "निगम" डेटा स्वरूपण के लिए एक अनूठी शैली की स्थापना करना, उसके बाद त्रुटियों को खोजने और सही करने के लिए प्रोग्राम लिखना।

संख्याओं के तारों के लिए, जो कुछ मामलों में एक प्रत्यय और नहीं है, आप केवल पहले अंकों की पहचान और तुलना करने के लिए फिर से LEFT फ़ंक्शन का उपयोग कर सकते हैं। एक्सेल की समान लेकिन समान संख्यात्मक मानों को सॉर्ट करने के लिए, आप निकटतम पूर्णांक में संख्याओं का अनुमान लगाने के लिए राउंड फ़ंक्शन का उपयोग कर सकते हैं।

आप अतिरिक्त रिक्त स्थान को निकाल सकते हैं, जैसे कंसल फ़ंक्शन का उपयोग करके शब्दों के बीच एक डबल स्पेस।

तुलना सूत्र के लिए कॉलम बनाएं। जैसे ही आपको उन्हें सूची पहचानकर्ता बनाने के लिए बनाया गया था, आपको समानता के लिए ऐसा करना होगा जो तुलना के साथ काम करता है सूची से एक कॉलम जोड़ें

आप शीर्षक दे सकते हैं "गायब हैं?" स्तंभों के लिए

सभी कक्षों में तुलना सूत्र दर्ज करें। आप VAL.NON.DISP के भीतर COMPARISON फ़ंक्शन का उपयोग करेंगे।

सूत्र में फॉर्म = VAL.NON.DISP (कॉम्प्लेड (जी 3, $ L $ 3: $ L $ 14, FALSE)) है, जिसमें पहली सूची की पहचान कॉलम की एक सेल दूसरी सूची के संपूर्ण पहचान स्तंभ से तुलना की जाती है मैचों की तलाश में यदि कोई मेल नहीं है, तो तत्व मौजूद नहीं है और शब्द दिखाई देगा "सही" सेल में यदि यह मौजूद है, शब्द दिखाई देगा "गलत"।

आप फ़ॉर्मूला को शेष कोशिकाओं में प्रतिलिपि बना सकते हैं जैसे आपने पहचान के लिए किया था। इस मामले में, केवल पहचान कक्ष का संदर्भ बदल जाएगा, क्योंकि दूसरी सूची के पहचान स्तंभ के पहले और अंतिम कक्षों से पहले डॉलर का चिह्न उन्हें पूर्ण संदर्भ बनाता है।

आप दूसरी सूची के लिए कॉलम के पहले सेल में पहली सूची के लिए तुलना सूत्र को कॉपी कर सकते हैं। उस बिंदु पर, संदर्भों को बदलने के लिए, उन्हें बदलने के लिए पर्याप्त होगा "G3" दूसरी सूची ई के पहचान स्तंभ के पहले सेल के साथ "$ एल $ 3: $ एल $ 14" पहली सूची के पहचान स्तंभ के पहले और अंतिम कक्ष के साथ (डॉलर के प्रतीक और बृहदान्त्र नहीं बदलते

यदि आवश्यक हो, तो सूचियों को बेजोड़ मूल्यों को अधिक आसानी से प्रदर्शित करने के लिए क्रमबद्ध करें। अगर सूचियों में बहुत अधिक डेटा होता है, तो आप उन्हें सॉर्ट कर सकते हैं ताकि सभी बेजोड़ आइटम एक साथ समूहीकृत हो जाएं। निम्न चरणों में दिए गए निर्देशों से पुनरावर्तन त्रुटियों से बचने के लिए सूत्रों को मानों में परिवर्तित किया जाता है, और यदि सूचियां बड़ी हैं, तो समय कम करें।

उन्हें चुनने के लिए सभी कोशिकाओं पर माउस खींचें।

Excel 2003 या Excel 2007 या 2010 पर रिबन होम अनुभाग में क्लिपबोर्ड समूह से संपादित करें मेनू से प्रतिलिपि चुनें।

Excel 2003 या Excel 2007 या 2010 पर रिबन होम अनुभाग के क्लिपबोर्ड समूह में पेस्ट बटन से संपादित करें मेनू से विशेष पेस्ट करें चुनें।

चुनना "मान" पेस्ट विशेष विंडो में पेस्ट सूची से खिड़की बंद करने के लिए ठीक क्लिक करें।

Excel 2003 या Excel 2007 या 2010 पर रिबन डेटा अनुभाग से सॉर्ट और फ़िल्टर समूह पर डेटा मेनू से सॉर्ट करें चुनें

चुनना "हैडर लाइन" से "मेरी डेटा श्रेणी में है" क्रमबद्ध विंडो में, चयन करें "गायब हैं?" (या आप तुलना कॉलम को निर्दिष्ट नाम), फिर ठीक पर क्लिक करें।

अन्य सूची के लिए एक ही चरण दोहराएं।

वे दोनों सूचियों में क्यों नहीं हैं, यह देखने के लिए नेत्रहीन बेमेल आइटम की तुलना करें। जैसा कि पहले उल्लेख किया गया है, Excel को सटीक मिलानों के लिए डिज़ाइन किया गया है, न कि खोज के अनुमान के अनुसार आदेश। बेमेल आसानी से एक टाइपो या एक स्वतंत्र कारण के कारण हो सकता है, जैसे कि सूची में एक अच्छी उपस्थिति लेकिन दूसरे में घोषित नहीं होने के कारण

विधि 2

संपर्क के साथ सशर्त स्वरूपण

डेटा सूचियों को एक स्प्रैडशीट में कॉपी करें

पतों के साथ या बिना वस्तुओं को हाइलाइट करने वाली सूची में तय करें। यदि आप इसे केवल एक सूची में करना चाहते हैं, तो आप शायद उस एक में केवल प्रविष्टियां ढूंढना चाहते हैं यदि आप दोनों सूचियों में प्रविष्टियां हाइलाइट करना चाहते हैं, तो उन दोनों के लिए देखें जो दोनों में दिखाई देते हैं। हमारे उदाहरण के लिए, हम यह विचार करेंगे कि पहली सूची सेल जी 3 से जी 14 तक और दूसरी एल 3 से एल 14 तक की है।

सूची में आइटम चुनें, जहां आप विशिष्ट या मिलान किए गए आइटम को हाइलाइट करना चाहते हैं। यदि आप दोनों सूचियों के तत्वों को हाइलाइट करना चाहते हैं, तो आपको उन्हें एक समय पर चयन करना होगा और प्रत्येक के लिए तुलना सूत्र लागू करना चाहिए (अगले चरण में वर्णित है)।

उपयुक्त तुलना सूत्र लागू करें ऐसा करने के लिए, आपको Excel के आपके संस्करण की सशर्त स्वरूपण विंडो खोलने की आवश्यकता है। Excel 2003 में, आप स्वरूप मेनू से सशर्त स्वरूपण का चयन करके ऐसा कर सकते हैं, जबकि Excel 2007 और 2010 में, आप रिबन के होम अनुभाग के शैलियाँ समूह में सशर्त स्वरूपण बटन पर क्लिक कर सकते हैं। नियम प्रकार की तरह चुनें "सूत्र" और नियम विवरण क्षेत्र संपादित करें में सूत्र दर्ज करें।

यदि आप केवल पहली सूची में मौजूद तत्वों को हाइलाइट करना चाहते हैं, तो फॉर्मूला = जारी है ($ L $ 3: $ L $ 14, G3 = 0), दूसरी सूची की सेल श्रेणी के साथ एक पूर्ण मूल्य के रूप में दर्ज की जाती है, जबकि पहले सेल का संदर्भ पहली सूची का रिश्तेदार है।

यदि आप केवल दूसरी सूची में उपस्थित तत्वों को हाइलाइट करना चाहते हैं, तो सूत्र = ($ G $ 3: $ G $ 14, L3 = 0), एक पूर्ण मूल्य के रूप में दर्ज पहली सूची की सेल श्रेणी के साथ, पहला सेल दूसरी सूची का रिश्तेदार है।

यदि आप दोनों सूचियों में दिखाई देने वाले तत्वों को हाइलाइट करना चाहते हैं, तो आपको दो सूत्रों की आवश्यकता है, पहली सूची के लिए एक और दूसरे को दूसरे के लिए। पहले एक है = जारी है ($ L $ 3: $ L $ 14, जी 3>0), जबकि दूसरा जारी है ($ G $ 3: $ G $ 14, L3)>0)। जैसा कि पहले उल्लेख किया गया है, आपको इसके सूत्र को लागू करने वाली पहली सूची का चयन करना होगा, फिर दूसरे के साथ ऐसा करना होगा।

फ़ॉर्मेटिंग लागू करें जो कि आपके द्वारा रुचि रखने वाली कोशिकाओं को उजागर करने की अनुमति देता है। खिड़की बंद करने के लिए ठीक क्लिक करें।

टिप्स

CONTASE सशर्त स्वरूपण विधि के साथ एक कक्ष संदर्भ का उपयोग करने के बजाय, जब भी वह दिखाई देता है, तब आप एक या अधिक सूचियों में खोज करने और रिपोर्ट करने के लिए एक मान डाल सकते हैं।
तुलना फ़ार्मुलों को सरल बनाने के लिए, आप सूची के नाम निर्दिष्ट कर सकते हैं, जैसे कि "List1" और "List2"। इस तरह, आप सूत्रों में पूर्ण सेल श्रेणियों के लिए नाम बदल सकते हैं।

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