Excel के साथ प्राथमिकताएं कैसे प्रबंधित करें

कागज़ पर अपनी प्राथमिकताओं को लिखना केवल तभी होता है, जब आप दोपहर में उनका निपटान कर सकते हैं, लेकिन होमवर्क या काम पर कभी-कभी नए प्रवाह के साथ, कई दिन बाद (या सप्ताह या महीने) फिसल गए हैं। समय सीमा के लिए यह एक्सेल स्प्रैडशीट चेक और प्राथमिकताओं को तदनुसार स्थानांतरित करता है। 20 मिनट में नीचे दी गई प्रक्रिया आपकी प्राथमिकताओं को प्रबंधित करने के लिए एक अधिक प्रभावी तरीका प्रदान करती है।

सामग्री

कदम
टिप्स
चेतावनी

कदम

Excel के साथ प्राथमिकता प्रबंधित करें शीर्षक चरण 1

एक शीट बनाएं "घर" या "दफ्तर"। एक नई Excel स्प्रेडशीट खोलें टैब पर राइट क्लिक करें "पत्रक 1" नीचे और नाम बदलें चुनें। लिखना "घर" या "दफ्तर"।

Excel के साथ प्राथमिकता प्रबंधित करें शीर्षक चरण 2

शीट 2 का नाम बदलें "आदर्श" और शीट 3 की तरह "अंक" चरण 1 दोहराकर

Excel के साथ प्राथमिकता प्रबंधित करें शीर्षक चरण 3

"महत्त्व" तालिका बनाएं। अंक टैब में, कॉलम ए, बी और सी भरें:

Excel के साथ प्राथमिकता प्रबंधित करें शीर्षक चरण 4

श्रेणी के नाम को परिभाषित करें "महत्ता"। सेल A2 से C7 में से चुनें सम्मिलित करें पर क्लिक करें -> नाम -> परिभाषित करें।

लिखना "महत्ता" और ठीक पर क्लिक करें

Excel के साथ प्राथमिकताएं प्रबंधित करें शीर्षक शीर्षक छवि 5

"प्रयास" तालिका बनाएं कॉलम ई, एफ और जी में तालिका बनाने के लिए चरणों 3, 4 और 5 दोहराएं E2 से G6 तक के कक्षों का चयन करें और उनका नाम दें "प्रयास"।

Excel के साथ प्राथमिकता प्रबंधित करें शीर्षक चरण 6

"तत्काल" तालिका बनाएं स्तंभ I, J और K में तालिका बनाने के लिए चरण 3, 4 और 5 दोहराएं। इसे कॉल करें "तात्कालिकता"।

Excel के साथ प्राथमिकताएं प्रबंधित करना शीर्षक छवि 7

"होम" शीट पर हेडर दर्ज करें "होम" टैब पर क्लिक करें और पंक्ति 1 में शीर्षकों को दर्ज करें:

ए - प्राथमिकता एक सूत्र जो सबसे महत्वपूर्ण कार्य के लिए 1 देता है, लेकिन जो 100 से अधिक तक पहुंच सकता है।

बी - क्रियाएँ गतिविधि नाम

सी - महत्व यह ए, बी, सी, डी, ई या एफ मान सकते हैं।

डी - प्रयास प्रयास तालिका से 1 से 5 तक।

ई - तत्काल एक prefixed तारीख पर आधारित सूत्र।

एफ - फिक्स्ड डेट इंगित करता है कि कार्य कब समाप्त होना चाहिए। ये कठोर और करीबी तिथियां नहीं हैं। "अग्रिम" आपको बताता है कि आप कितनी जल्दी कार्य शुरू कर सकते हैं और "विस्तार" आपको बताता है कि आप कितने दिन स्किड कर सकते थे एक बाल कटवाने में "अग्रिम" का मूल्य 5 हो सकता है और 4 का "एक्सटेंशन" हो सकता है: यह समझ नहीं आता कि आपके बालों को दो सप्ताह पहले काटा गया था और लोगों को पता चल जाएगा कि यह पांच दिन बाद वापस आ जाता है।

जी - अग्रिम कृपया बताएं कि अंतिम तिथि से कितने दिन पहले आप गतिविधि शुरू कर सकते हैं

एच - एक्सटेंशन प्री-सेट तारीख का स्वत: विस्तार।

मैं - शेष दिन यह एक सूत्र है जो समाप्ति से पहले दिनों की संख्या को निर्दिष्ट करता है - यदि ऋणात्मक है, तो इसका मतलब है कि तिथि पहले ही खत्म हो गई है।

जे - गतिविधि समाप्ति तिथि इंगित करता है कि जब कार्य वास्तव में पूरा हुआ था।

के - टिप्पणी कार्य पर सभी विवरण।

Excel के साथ प्राथमिकताएं प्रबंधित करें शीर्षक शीर्षक छवि 8

अपने कार्यों की सूची दर्ज करें ध्यान दें कि प्राथमिकता, तत्काल और शेष दिन खाली छोड़ दिए गए हैं। वे सूत्रों के साथ पूरा हो जाएगा यहां घर के काम के उदाहरण हैं

Excel के साथ प्राथमिकताएं प्रबंधित करें शीर्षक स्टेप 9

शेष दिन, तत्काल और प्राथमिकता के लिए सूत्र दर्ज करें। नीचे दिए गए सूत्रों में पंक्ति 2 को देखें

मैं (शेष दिन) = एफ 2 -If (ISBLANK (जे 2), आज (), जे 2)

ई (तत्काल) = IF (I2>G2.5, IF (I2>0.4, IF (I2 = 0.3, IF (I2 + एच 2>0,2,1))))

ए (प्राथमिकता) = VLOOKUP (सी 2, महत्व, 2, गलत) + VLOOKUP (डी 2, प्रयास, 2, गलत) + VLOOKUP (ई 2, तत्काल, 2, गलत)

Excel के साथ प्राथमिकताएं प्रबंधित करें शीर्षक शीर्षक 10

कक्ष पर राइट-क्लिक करके, प्रारूप का चयन करके, और 0 दशमलव स्थानों के साथ संख्या को चुनने के द्वारा I2 सेल के पूर्णांक में फ़ॉर्मेट बदलें।

Excel के साथ प्राथमिकताएं प्रबंधित करें शीर्षक शीर्षक छवि 11

प्रत्येक कॉलम में शेष कोशिकाओं के लिए प्राथमिकता, तत्काल और शेष दिन के लिए सूत्रों की प्रतिलिपि बनाएँ। सेल E2 का चयन करें और इसे करें सीटीआरएल - सी. E3 से E10 के कक्षों का चयन करें और क्लिक करें सीटीआरएल - वी. सेल I2 को I3 से I10 तक कॉपी करने के लिए दोहराएं अंत में, कक्ष A2 को A3 से A10 तक की कोशिकाओं में कॉपी करें। अजीब मूल्यों को अनदेखा करें, जो अपरिभाषित कार्य के लिए प्रकट होते हैं।

Excel के साथ प्राथमिकता प्रबंधित करें शीर्षक स्टेप 12

प्राथमिकता से पंक्तियों को क्रमबद्ध करें। ए 1 से एनके तक के कक्षों का चयन करें, जिसमें पंक्तियों के अनुरूप एन के संकलित किए गए हैं। फिर डेटा सॉर्टिंग पर क्लिक करें

Excel के साथ प्राथमिकताएं प्रबंधित करें शीर्षक शीर्षक 13

नाम के संस्करण को इंगित करने की तिथि सहित, अपनी प्राथमिकता स्प्रैडशीट सहेजें।

Excel के साथ प्राथमिकताएं प्रबंधित करें शीर्षक शीर्षक छवि 14

समाप्त कार्यों को इंगित करता है जब आप कोई कार्य पूरा करते हैं, तो दिनांक को समाप्त कॉलम में चिह्नित करें। याद "CTRL - ;" सेमीकॉलन के साथ दबाए गए CTRL कुंजी तुरंत वर्तमान दिनांक को सम्मिलित करती है।

Excel के साथ प्राथमिकता प्रबंधित करें शीर्षक चरण 15

प्राथमिकताओं को देखें जो हर दिन बदलते हैं। यहां कई दिनों तक प्राथमिकताएं हैं। 13 जुलाई को सभी गतिविधियां "अग्रिम" अवधि से पहले आती हैं, इसलिए उनके पास उच्च संख्याएं हैं। 20 जुलाई को, उच्चतम प्राथमिकता (छोटे संख्याओं से निरूपित) चार कार्यों के लिए दिखाई देती है, जिसमें "लॉन लॉसिंग" है, जिसने फिक्स्ड डेट पास किया है। 21 वीं पर, प्राथमिकता उच्च है क्योंकि हम "विस्तार" की अवधि में हैं और 23 जुलाई अधिक है क्योंकि यह "एक्सटेंशन" से परे है। "पेइंग बिल" भी 23 वें और 25 वें स्थान पर बढ़ने से गुजरता है।

टिप्स

आप यहां इस स्प्रैडशीट का एक मॉडल डाउनलोड कर सकते हैं: [1]
= IF (WEEKDAY (आज (), 2)>5, आज () - (कार्यदिवस (आज (), 2) -5) + 7, आज () - (कार्यदिवस (आज (), 2) -5))
यदि आवश्यकता हो तो हर दिन गतिविधियों की सूची क्रमबद्ध करें
आंशिक गतिविधियों में जटिल कार्यों को विभाजित करें।
प्राथमिकता के प्रत्येक भाग को निर्दिष्ट अंक बदलने के लिए स्वतंत्र महसूस करें
एक्सेल फाइलें परिवार / घरेलू गतिविधियों और काम के लिए अलग रखें
अन्य कॉलमों को जोड़ने के लिए स्वतंत्र महसूस करें - जिन्होंने कार्य, श्रेणी, इत्यादि को सौंपा।
समय सीमा समाप्त कार्यों (उर्जा = 1) या बहुत महत्वपूर्ण कार्यों का चयन करने के लिए स्वत: फ़िल्टर का उपयोग करें (महत्व = "एक")
साप्ताहिक, मासिक या अन्यथा कई बार, प्रत्येक अवधि में पूरी की गई गतिविधियों की संख्या का अनुमान लगाता है आपके काम के लिए यह सकारात्मक प्रतिक्रिया हो सकती है
इस उदाहरण में, सोमवार = 1, मंगलवार = 2, बुधवार = 3, गुरुवार = 4, शुक्रवार = 5, शनिवार = 6 और रविवार = 7

चेतावनी

बैकअप के लिए समय-समय पर स्प्रैडशीट को सुरक्षित रखें
गणना प्राथमिकताओं क्रम संख्या नहीं हैं। प्राथमिकता कार्य पूरा करना "1" अन्य सभी गतिविधियों के लिए स्वचालित रूप से स्कोर नहीं बढ़ाता है प्राथमिकताएं एक सौ से अधिक हो सकती हैं और सभी नंबर संभव नहीं हैं आमतौर पर 1 से 12 तक की प्राथमिकताओं पर ध्यान केंद्रित करें
बहुत अधिक कार्य करने के बारे में चिंता न करें - दो महीने की गतिविधि सूची के निचले भाग पर प्रतीक्षा कर सकती है, जब तक की समाप्ति की तारीख तक नहीं पहुंचता है।
समय प्रबंधन यह सख्ती से व्यक्तिगत है और यह स्प्रैडशीट आपकी सभी आवश्यकताओं और वरीयताओं के अनुसार अनुकूलित नहीं कर सकता है। हर रोज़ इसे देखकर ज्यादा मांग न करें। यह आपके लिए काम कर सकता है, लेकिन यह जरूरी नहीं कि आपके दोस्तों या इसके विपरीत के लिए काम करें।
हमेशा आपको एक्सेल फाइलों को लाने के बजाय, Google स्प्रैडशीट का उपयोग करें जो हमेशा आपके लिए उपलब्ध रहेगा

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