ईमेल का जवाब कैसे दें

ईमेल व्यक्तिगत और व्यावसायिक जीवन का एक महत्वपूर्ण हिस्सा हैं - हालांकि, कभी-कभी लोग इलेक्ट्रॉनिक उपकरणों का उपयोग करते समय शिष्टाचार के नियमों को अनदेखा करते हैं। आप सीख सकते हैं कि एक फीडबैक ईमेल कैसे संक्षिप्त और पेशेवर लिखना है जो आपको ग्राहकों, सहकर्मियों और दोस्तों के साथ बेहतर संवाद करने में मदद करेगा।

कदम

विधि 1

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ईमेल के स्वर का मूल्यांकन करें यदि इसकी औपचारिक स्वर है, तो आपको समान रूप से औपचारिक तरीके से जवाब देना चाहिए।

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ईमेल और भेजे जाने पर दिनांक और समय का ध्यान रखें। 24 घंटे के भीतर सभी महत्वपूर्ण ईमेलों का जवाब देने की कोशिश करें।

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उत्तर देने से पहले ईमेल को दूसरी बार पढ़ें अधिक भ्रमित ईमेल के लिए, उन्हें 3 या 4 बार पढ़ें

विधि 2

2

सभी पेशेवर ईमेल के साथ सावधान रहें यदि आप प्राप्तकर्ता से परिचित नहीं हैं या काम से संबंधित नहीं हैं, तो निजी विवादों के बारे में लिख रहे हैं, आपको विदाई सूत्र, ग्रीटिंग और हस्ताक्षर का उपयोग करना चाहिए।

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यदि सभी लोगों को जानकारी नहीं मिलती है तो सभी को जवाब न दें उदाहरण के लिए, यदि आपका बॉस सभी कर्मचारियों को ईमेल भेजता है, लेकिन आपके पास पूछने के लिए एक विशिष्ट प्रश्न है, तो अपने बॉस का उत्तर दें।

विधि 3

2

सभी स्वरूपण निकालें लोग टेबलेट, स्मार्टफ़ोन और अन्य डिवाइस पर ईमेल पढ़ते हैं, जो हमेशा प्रारूपण को ध्यान में नहीं लेते हैं। इटैलिक निकालें, बोल्ड और कैपिटल अक्षरों में कभी भी नहीं लिखें।

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ग्रीटिंग के साथ अपना ईमेल प्रारंभ करें यह औपचारिक हो सकता है, जैसे कि "प्रिय श्री रॉसी" या कम औपचारिक, जैसे कि "नमस्ते, गीगी"।

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ईमेल के लिए व्यक्ति को धन्यवाद, अगर यह उपयोगी है, रचनात्मक या समय पर। चापलूसी का एक छोटा सा उपयोगी हो सकता है बहुत कम रहें

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आपको प्रासंगिक प्रश्नों का पहले जवाब देना चाहिए। पहले पैराग्राफ में शामिल सभी चीजों को अधिक जोर दिया जाएगा।

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उन ईमेलों का जवाब देना सीखें, जो कई प्रश्न प्रस्तुत करते हैं। यदि 3 से अधिक प्रश्न हैं, तो प्रश्नों को कॉपी करके अपने ईमेल में पेस्ट करें और नीचे जवाब दें।

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अंत में ग्रीटिंग जोड़ें शुभकामनाएं के साथ, एक औपचारिक ग्रीटिंग का उपयोग करें जैसे "सबसे अच्छा संबंध है" या कम औपचारिक "हम जल्द ही आपसे बात करेंगे"

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पत्र बंद के तहत एक हस्ताक्षर जोड़ें कई ई-मेल प्रोग्राम आपको स्वतः हस्ताक्षर दर्ज करने की अनुमति देते हैं, लेकिन दूसरों को मैन्युअल प्रविष्टि की आवश्यकता होती है।

विधि 4

2

भ्रामक जानकारी निकालें ईमेल संचार का एक संक्षिप्त रूप है और इसमें केवल कुछ पैराग्राफ शामिल हैं, जब तक कि आप कोई रिपोर्ट न भेजें

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इसे भेजने से पहले अपने ईमेल की समीक्षा करें और जांचें। इसे एक पेशेवर बयान के रूप में देखें जिसे संरक्षित किया जाएगा, डिस्पोजेबल दस्तावेज़ के रूप में नहीं। अधिकांश व्यक्तिगत और व्यावसायिक ईमेल अनिश्चित काल तक रखा जाता है

विधि 5

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ईमेल की सामग्री की आलोचना करने से बचें किसी के साथ व्यक्तिगत समस्याओं से निपटने के लिए, फोन या निजी बैठक का उपयोग करें।

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कॉर्पोरेट ईमेल खाते का उपयोग करके व्यक्तिगत ईमेल भेजने से बचें वे आमतौर पर जांच कर रहे हैं और काम से बर्खास्तगी के लिए आधार हो सकता है।