एक्सेल रिपोर्ट्स को स्वचालित कैसे करें

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल की सबसे महत्वपूर्ण विशेषताओं में से एक रिपोर्ट को स्वचालित करने की क्षमता है आप तालिकाओं में डेटा दर्ज करना आसान बनाने के लिए इंटरैक्टिव स्प्रेडशीट बना सकते हैं, और आप रिपोर्टिंग को स्वचालित भी कर सकते हैं इन दोनों विशेषताओं के लिए विजुअल बेसिक का कुछ ज्ञान आवश्यक है। दोनों को कैसे करना है यह जानने के लिए पढ़ना जारी रखें।

सामग्री

कदम

विधि 1
विधि 2

टिप्स

कदम

विधि 1

इंटरैक्टिव परिकलन शीट बनाएं

स्प्रेडशीट के लेआउट पर निर्णय लें स्प्रैडशीट को संरचित किया जाना चाहिए ताकि किसी भी व्यक्ति को डेटा दर्ज करने में आसानी से आवश्यक फ़ील्ड पा सकें और उसका उपयोग कर सकें।

आप स्प्रेडशीट को क्षैतिज रूप से या लंबवत ओर उन्मुख कर सकते हैं। अधिकांश उपयोगकर्ता ऊर्ध्वाधर उन्मुख पत्रक के साथ काम करना पसंद करते हैं, खासकर अगर उन्हें इसे प्रिंट करना है

लेबल बनाएं आपको प्रत्येक कॉलम पर एक लेबल की आवश्यकता होगी, और कॉलम में प्रत्येक सेल के बाईं ओर की कोशिकाओं में एक लेबल की आवश्यकता होगी, जहां आपको राजस्व के लिए खेतों को रखना होगा।

प्रेस Alt और F11 एक साथ। इस तरह, माइक्रोसॉफ्ट विज़ुअल बेसिक संपादक खुल जाएगा।

शीर्ष पर बाईं ओर "प्रोजेक्ट - VBA प्रोजेक्ट" पैनल में "यह वर्कबुक" पर डबल-क्लिक करें एक विंडो संपादक के मुख्य भाग में खुल जाएगी जहां हम अपना कोड दर्ज कर सकते हैं।

सम्मिलित करें मेनू से "प्रक्रिया" चुनें। इस तरह, Add Procedure विंडो को दिखाया जाएगा।

नाम फ़ील्ड में, प्रक्रिया के लिए एक नाम दर्ज करें। एक उपयुक्त नाम चुनें, जैसे "सुमलेस", यदि आपकी स्प्रैडशीट का उपयोग व्यय रिपोर्ट के रूप में किया जाएगा खिड़की बंद करने के लिए ओके पर क्लिक करें।

प्रक्रिया का नाम रिक्त स्थान को शामिल नहीं कर सकता, लेकिन आप स्पेस वर्ण के बजाय अंडरस्कोर (_) का उपयोग कर सकते हैं।

एक बार जोड़ें प्रक्रिया खिड़की बंद हो जाती है, तो आपको "सार्वजनिक उप" नामक एक पंक्ति दिखाई जाएगी, जिसके बाद प्रक्रिया का नाम होगा। रेखा के नीचे एक स्थान और "अंत उप" शब्द होंगे।

स्प्रैडशीट में प्रत्येक इनपुट फ़ील्ड के लिए कोड दर्ज करें। आपको प्रत्येक इनपुट के लिए दो लाइन कोड लिखना होगा

कोड की पहली पंक्ति "रेंज (" नाममात्र ") होगी।" चुनें ", जहां" नाममात्र "सेल का प्रतिनिधित्व करता है जिसमें हम डेटा डालेंगे यह लेबल के दाईं ओर तुरंत स्थित सेल होना चाहिए - यदि आपके सेल A2 पर एक लेबल है, तो कक्ष B2 में आप सम्मिलित होंगे (रेंज ("बी 2") .Select)। "नामनाम" के आस-पास उद्धरण चिह्नों को शामिल करें, लेकिन उन उदाहरणों में कोड को संलग्न नहीं करें।

कोड की दूसरी पंक्ति निम्नानुसार लिखी जानी चाहिए: "ActiveCell.Value = InputBox ("InputPrompt")", जहां "InputPrompt" टेक्स्ट का प्रतिनिधित्व करता है जो कि उपयोगकर्ता को पूछने के लिए दिखाई देगा कि इनपुट सेल में किस तरह का डेटा डाला जाएगा। उदाहरण के लिए, यदि इनपुट सेल भोजन के खर्चों को दर्ज करने के लिए समर्पित है, तो आप "इनपूटप्रॉप्ट" को प्रतिस्थापित करते हुए "कुल भोजन, टिप्स सहित" की जगह लेंगे। (पाठ्य संकेतों के चारों ओर उद्धरण चिह्नों को शामिल करें, लेकिन उन लोगों को नहीं जो कोड को संलग्न करते हैं।)

प्रत्येक गणना फ़ील्ड के लिए कोड दर्ज करें। फिर, एक ही दो पंक्ति के रूप में ऊपर वर्णित का उपयोग कर, लेकिन इस बार जैसे SUM ActiveCell.Value गणना, संख्यात्मक या समारोह, प्रवेश, एक इनपुट अनुरोध प्रदर्शित करने में उपयोग InputBox समारोह के स्थान पर।

अपनी इंटरैक्टिव स्प्रेडशीट सहेजने के लिए कोड की एक रेखा जोड़ें। निम्न प्रकार से कोड लिखें: "ActiveWorkbook.SaveAs फ़ाइल नाम: ="filename.xls"," जहां "फाइलनाम" आपकी इंटरैक्टिव स्प्रैडशीट के फ़ाइल नाम का प्रतिनिधित्व करता है ("फ़ाइलनाम.क्.क्स." के आसपास उद्धरण चिह्नों को शामिल करें, लेकिन पूरे कोड को संलग्न करने वाले नहीं)।

Excel 2007 या बाद में, आप प्रत्यय को प्रतिस्थापित कर सकते हैं ".xlsx" साथ ".xls," लेकिन इंटरैक्टिव स्प्रेडशीट Excel 2003 या उससे अधिक का उपयोग करने का उन में से कुछ हैं, वे एक अतिरिक्त Excel के पुराने संस्करणों पर इस प्रकार के प्रारूप देखने के लिए आवश्यक कार्यक्रम के बिना इंटरैक्टिव शीट का उपयोग करने में सक्षम नहीं होगा।

Alt और Q कुंजी को एक साथ दबाएं यह दृश्य मूल संपादक विंडो को बंद कर देगा।

Alt और F8 कुंजी को एक साथ दबाएं यह मेक्रो विंडो खोल देगा

मैक्रो सूची में प्रक्रिया के नाम पर क्लिक करें यदि आपकी सूची में केवल एक ही प्रक्रिया है, तो इसे स्वचालित रूप से चयन किया जाएगा।

विकल्प बटन पर क्लिक करें। आपको Ctrl कुंजी के साथ कुंजीपटल शॉर्टकट के रूप में उपयोग करने के लिए एक वर्ण डालने के लिए कहा जाएगा। किसी उपयुक्त पत्र को चुनें जो पहले से ही अन्य शॉर्टकट के लिए उपयोग नहीं किया गया है, जैसे "ई", "प्रविष्टि" के लिए

मैक्रो विकल्प विंडो को बंद करने के लिए "ठीक" पर क्लिक करें। अब आप अपने इंटरैक्टिव स्प्रेडशीट को अन्य उपयोगकर्ताओं को वितरित कर सकते हैं। एक बार जब आप इसे खोलते हैं, तो वे राजस्व को सक्रिय करने और आपके द्वारा बनाए गए निर्देशों का पालन करने के लिए और आवश्यक फ़ील्ड भरने के लिए कीबोर्ड शॉर्टकट का उपयोग करने में सक्षम होंगे

विधि 2

स्वचालित रिपोर्ट जनरेशन

एक पिवट सारणी में रिपोर्ट चालू करें धुरी तालिकाएं डेटा को संक्षेप करने के लिए डिज़ाइन की गई हैं ताकि वे तुलना की जा सकें और रुझानों की पहचान और उनका विश्लेषण कर सकें। पिवट तालिका को स्प्रेडशीट में डेटा जोड़ना चाहिए या किसी डेटाबेस से आयात किया जाना चाहिए।

रिपोर्ट को खोलने और बंद करने के लिए एक विज़ुअल बेसिक स्क्रिप्ट लिखें आपकी स्क्रिप्ट को नीचे कार्य करना होगा कार्यान्वित किए जाने वाले कोड द्वारा प्रत्येक फ़ंक्शन को ब्रैकेट में वर्णित किया जाएगा और उसका अनुसरण किया जाएगा। जब आप कोड लिखते हैं, तो उसे एक ब्लॉक में लिखें, अपने नामों के साथ उदाहरण के नामों को बदलकर, उदाहरणों में कोड को संलग्न करने वाले कोष्ठकों को शामिल किए बिना।

स्प्रैडशीट को केवल-पढ़ने के लिए मोड में खोलें [डीआईएम एक्सब्लैपसेट XLApp = CreateObject ("Excel.App") xlapp.visible = falsexlapp.workbooks.open excelloc nomefile.xls, 3,]

डेटा अपडेट करें और रिपोर्ट को सहेजें, इस उदाहरण में एक तारीख स्टैंप के साथ एक पीडीएफ फाइल। [ट्रूक्सलैप। एक्टिववर्कबुक। रिफ्रेशएल्क्सलैप। एक्टिववर्कवर्क। एक्सपोर्टएक्सफिक्सफॉर्मेट एक्सएलटीईपीपीडीएफ, pdfloc reportname_ & DatePart ("yyyy, अब ()) & "-" & सही ("0" & DatePart ("मीटर", अब ()), 2) & "-" सही ("0" & DatePart ("घ", अब ()), 2) & ".pdf"] यदि आप दस्तावेज़ को किसी भिन्न प्रारूप में सहेजना चाहते हैं, इच्छित प्रारूप के साथ विस्तार को बदलें

बिना सहेजे स्प्रेडशीट को बंद करें और उसके बाद Excel बंद करें [xlQualityStandardxlapp.activeworkbook.close Falsexlapp.quit]

स्प्रेडशीट विस्तार में "xls" के बजाय "xlsx" का उपयोग करें यदि आपका गणना पृष्ठ Excel 2007 और बाद में XML- आधारित स्वरूपों में सहेजा गया है।

विजुअल बेसिक स्क्रिप्ट शुरू करने के लिए एक बैच लिपि लिखें। यह आवश्यक है क्योंकि विजुअल बेसिक स्क्रिप्ट स्वचालित रूप से शुरू की जा सकती है। बैच स्क्रिप्ट के बिना, विज़ुअल बेसिक स्क्रिप्ट को मैन्युअल रूप से प्रारंभ करना होगा।

आपकी स्क्रिप्ट इस प्रारूप में होगी, फ़ाइल पथ को वास्तविक पथ के साथ और कोष्ठक को छोड़कर: [cscript / rologue fileloc script.vbs]

यह सत्यापित करने के लिए एक बैच स्क्रिप्ट लिखें कि आउटपुट फ़ाइल बनाई गई थी। स्क्रिप्ट नीचे कार्य करना चाहिए कार्यान्वित किए जाने वाले कोड द्वारा प्रत्येक फ़ंक्शन को ब्रैकेट में वर्णित किया जाएगा और उसका अनुसरण किया जाएगा। जब आप कोड लिखते हैं, तो उसे एक ब्लॉक में लिखें, अपने नामों के साथ उदाहरण के नामों को बदलकर, उदाहरणों में कोड को संलग्न करने वाले कोष्ठकों को शामिल किए बिना।

जाँच करें कि आउटपुट फ़ाइल बनाई गई है। [के लिए / च "टोकन = 2-4 डेलीज = / " यदि% ouput फ़ाइल का प्रारूप पीडीएफ नहीं है, तो %% ए (`दिनांक / टी`) में rreport = reportname _ %% c - %% a - %% b.pdf सेट करें), सही प्रारूप के साथ पीडीएफ को बदलें।

यदि आउटपुट / रिपोर्ट फाइल बनाई गई थी, तो इसे ईमेल के जरिए उपयोगकर्ताओं को भेजें। [यदि मौजूद pdfloc % rreport% (sendemail -f आयकर [email protected] [email protected] -u -m रिपोर्ट निर्धारित रिपोर्ट %%% रिपोर्ट जुड़ा हुआ है। -एक pdfloc % rreport% -s yourserver: port -xu उपयोगकर्ता नाम -xp पासवर्ड)]

यदि आउटपुट / रिपोर्ट फाइल निर्दिष्ट फ़ाइल पथ पर मौजूद नहीं है, तो एक गैर-डिलीवरी संदेश भेजने के लिए एक प्रक्रिया करें। [वरना (sendemail [email protected] -f आयकर -u [email protected] रिपोर्ट नहीं चला -m% rreport% pdfloc -s yourserver में मौजूद नहीं है: बंदरगाह -xu -xp उपयोगकर्ता नाम पासवर्ड) ]

सत्यापित करें कि डेस्कटॉप फ़ोल्डर आपके कंप्यूटर पर मौजूद है। 32-बिट और 64-बिट सिस्टम दोनों के लिए डेस्कटॉप फ़ोल्डर के अस्तित्व को सत्यापित करना आवश्यक है; अन्यथा, एक्सेल स्प्रैडशीट को मैन्युअल रूप से खोला जाना होगा।

32-बिट फ़ाइल पथ: c: windows system32 config systemprofile

64-बिट फ़ाइल पथ: c: windows syswow64 config systemprofile

आवश्यकतानुसार स्क्रिप्ट प्रारंभ करने के लिए एक निर्धारित कार्य बनाता है कंप्यूटर के प्रयोग की स्थिति पर ध्यान दिए बिना बैच स्क्रिप्ट अनुक्रमिक और निरंतर निष्पादित होनी चाहिए। इसके अतिरिक्त, स्क्रिप्ट चलाने वाले उपयोगकर्ता को सर्वोच्च संभव विशेषाधिकार होना चाहिए।

टिप्स

जब सर्वर पर प्रदर्शन किया जाता है, आमतौर पर प्रशासकीय विशेषाधिकारों वाले किसी सिस्टम खाते से शेड्यूल्ड ऑपरेशन अधिक प्रभावी होते हैं सर्वर से अनुसूचित कार्यों खेलने के रूप में केवल दोष यह है कि आप उपयोगकर्ता- इंटरफ़ेस का उपयोग नहीं कर सकते वैसे भी, अनुसूचित कार्यों को आम तौर पर पृष्ठभूमि में चलाने, उपयोगकर्ता देख के बिना है।