कैसे कार्य करने के लिए एक निर्दयी ईमेल का जवाब देना

आपने तीन बार ईमेल को फिर से पढ़ा है और यह अभी भी लगता है कि यह संदेश असभ्य कुछ नहीं था। लेकिन आपको कॉल करने और स्पष्ट करना चाहिए कि क्या प्रेषक का इरादा कठोर होना है या नहीं?

नेटवर्क और काम पर लेबल बहुत महत्वपूर्ण है। शिक्षा को विफल करने की अनुमति केवल इसलिए क्योंकि संचार के लिए इस्तेमाल होने वाले साधनों से लोगों को आमने-सामने बातचीत करने की तुलना में अधिक प्रत्यक्ष रूप से साहस देने की स्वीकार्य नहीं है। यह भी महत्वपूर्ण है, हालांकि, आपको लगता है कि ईमेल के बारे में यथार्थवादी और उद्देश्य होना असभ्य है लेकिन वास्तव में नहीं हो सकता है। इसलिए अगली बार जब आपका बॉस या सहकर्मी आपको एक अविश्वसनीय ईमेल भेजता है, तो आप यह कर सकते हैं कि आप क्या कर सकते हैं।

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इसका अर्थ जानने के पहले ईमेल को ध्यान से पढ़ें अगर आपने तय किया है कि यह पहली बार पढ़ने के बाद कठोर था, तो इसे और अधिक ध्यान से पढ़ें। यहां तक ​​कि अगर आप पहले पढ़ते समय इसे ध्यान से पढ़ते हैं, तो इसे फिर से पढ़ लें, यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपने कुछ भी छोड़ा नहीं है या कुछ चरणों का गलत व्याख्या नहीं किया है। यह अपने आप से पूछना अच्छा है कि संदेश में क्या गलत था यह एक और सुराग हो सकता है कि सामग्री को आपको क्या समझना चाहिए - उदाहरण के लिए, यदि आप पहले से ही किसी सहकर्मी या अपने मालिक के साथ झगड़ा कर रहे हैं, और ईमेल गर्म चर्चा के निष्कर्ष के रूप में आता है, तो आप इसे एक कुछ चोट इसके विपरीत, यदि कोई भी संकेत नहीं है कि आपके सहयोगी या आपके मालिक ने आपके द्वारा परेशान किया है, तो आप संदेश को अच्छी तरह से व्याख्या नहीं कर सकते हैं।

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प्रेषक की भावनात्मक स्थिति जानने के लिए अनुमान से बचें खराब संचार कौशल, ईर्ष्यादार विडंबना और एक सरल आलसी या खराब लेखन, पाठक को यह विश्वास करने के लिए प्रेरित कर सकती है कि संदेश असभ्य है, जब वास्तविकता में यह केवल एक गलतफहमी है। याद रखें कि कुछ लोग थोड़े समय में अच्छी तरह से लिख सकते हैं और यह कि ज्यादातर लोग संदेश को छुटकारा पाने के लिए जल्दी से लिखते हैं, कुछ और आगे बढ़ने के लिए।

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कॉल तकनीक का उपयोग करके, जवाब देने से बचें "फिर से पढ़ना, प्रतिक्रिया न करें"। जब तक आपके पास संदेश को स्पष्ट रूप से समझने की छाप नहीं है और आप को शांत नहीं करना पड़ेगा, यह जवाब देने के लिए महत्वपूर्ण नहीं है यदि आप इसे जल्दी से किया है, तो आप एक ही कठोर टोन का इस्तेमाल करने के लिए परीक्षा ले सकते हैं, जिससे स्थिति को भी बदतर बना दिया जा सकता है। इससे भी बदतर असभ्य प्रतिक्रिया होगी, जब प्रेषक का मूल इरादा आपको अपमान नहीं करना था! तो, एक ब्रेक ले लो ईमेल बंद करें और पैदल चलें। एक कप कॉफी पीने, खिंचाव, और थोड़ी देर के लिए अपने मन को विचलित। इस तरह, जब आप वापस आकर थोड़ा सा शांत महसूस करते हैं, तो आप ईमेल को फिर से पढ़ सकते हैं और तय कर सकते हैं कि यह आपको पहली बार पढ़ने के तरीके से परेशान है या नहीं।

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एक स्पष्टीकरण के लिए खोजें यदि आप कर सकते हैं, तो सबसे अच्छा विकल्प प्रेषक को खुद को पेश करना है और पूछना है कि उनके ईमेल का क्या अर्थ है स्पष्ट संचार स्पष्ट करने का सबसे अच्छा तरीका है हालांकि, यह अक्सर संभव नहीं है फोन को दूसरी पसंद के रूप में उपयोग करने का प्रयास करें फोन पर बात करने से आप एक ईमेल एक्सचेंज की तुलना में स्थिति को बहुत तेजी से स्पष्ट कर सकते हैं। और अगर आपके पास वास्तव में कोई अन्य विकल्प नहीं है, या यह ईमेल द्वारा जवाब देने के लिए अधिक उचित लगता है, तो एक विनम्र और व्यावसायिक उत्तर लिखें। उदाहरण के लिए:

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इसे लिखने के बाद अपने उत्तर की समीक्षा करें यह सुनिश्चित करने के लिए कम से कम तीन बार इसे फिर से पढ़ लें ताकि आप आक्रामक या अत्यधिक भावुक तरीके से जवाब न दें। एक पेशेवर और विनम्र स्वर रखें और उन सभी को हटा दें जो आवश्यक नहीं हैं या अन्य व्यक्ति की मन की स्थिति को देखें। उत्तेजक बयान के बिना सरल, प्रत्यक्ष ईमेल लिखें जैसा कि ई-मेल लेबल बताता है, दूसरों को लिखो कि आप क्या लिखेंगे.

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याद रखें कि कुछ मामलों में जवाब देने के लिए सही विकल्प नहीं है। हो सकता है कि प्रेषक को सभी तथ्यों को नहीं पता, वह उस दिन बुरा मूड उठी, या किसी कारण के लिए स्पष्ट विचार नहीं था। अगर आपको लगता है कि यह जाने के लिए बेहतर हो सकता है और लिखी गई बात की पुष्टि करने की आवश्यकता नहीं है, या किसी प्रश्न का उत्तर देने की आवश्यकता नहीं है, विचार करें कि संदेश को अनुत्तरित रहने दें या नहीं। जैसे कि आपको कभी यह प्राप्त नहीं हुआ है, और अपना काम सामान्य रूप से करना जारी रखें।

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अगर आपको लगता है कि आपत्तिजनक ईमेल आवर्ती हैं तो अपने बॉस या मानव संसाधन कार्यालय से बात करें। आपको अशिष्टता, उत्पीड़न या काम करने के लिए धमकियों के अधीन नहीं होना चाहिए। उत्पीड़न और धमकियों पर मुकदमा चलाया जा सकता है और अशिष्टता कुछ ऐसी है जिसे अच्छी तरह से प्रबंधित कार्य वातावरण में नहीं रखा जाना चाहिए। आप के बारे में अपने ईमेल को सबूत के रूप में रखें कि आप क्या कर रहे हैं ताकि आप जो कह रहे हैं उसका समर्थन कर सकें।

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एक अच्छा उदाहरण दें यदि आपको यह निश्चित नहीं है कि आप जिस ई-मेल को लिखते हैं, जिसे आपने चिंतित, नाराज या नाराज महसूस किया था, और आपको लगता है कि आपकी भावनाएं आपके शब्दों से बाहर निकल सकती हैं, कठोर हो सकती हैं, संदेश को मसौदा के रूप में सहेज सकते हैं या हटा सकते हैं। जब तक आपको सोचने के लिए पर्याप्त समय नहीं मिलता तब तक उसे न भेजें हमेशा शिक्षित और पेशेवर ईमेल लिखने वाले पहले व्यक्ति बनें