फ़ाइल को व्यवस्थित कैसे करें
कुछ सरल दिशानिर्देशों के बाद, आप फ़ाइल में एक दराज या पूरे कमरे को बना और असाइन कर सकते हैं।
कदम
1
फ़ाइल को जीवन में लाएं कार्डों को लगातार लेबल करना सुनिश्चित करें, कंपनियों या लोगों के सभी नाम डालना
2
वर्णमाला क्रम में कार्ड को व्यवस्थित करें, उन्हें सामने से दराज के पीछे, कैबिनेट के ऊपर से नीचे और संपूर्ण फाइलिंग सिस्टम के बायीं ओर डालने से
3
उन कार्डों के लिए कमरे छोड़ें जो कि भविष्य में जुड़ जाएंगे। यदि आप एक निश्चित संख्या के बोर्ड के साथ 4-ड्रॉवर कैबिनेट का 50% रखते हैं, तो पहले 2 दराज पूरी तरह से भरें नहीं, लेकिन केवल चारों में से आधा नए कार्डों को अंत तक नहीं जाना होगा, लेकिन जहां यह वर्णमाला क्रम में वर्गीकरण को इंगित करता है
4
जब आपको उनकी आवश्यकता नहीं है तब टैब को जगह में रखें। समय-समय पर आपको उन्हें बाहर ले जाना पड़ेगा, लेकिन जब आप कर लेंगे तो जितनी जल्दी हो सके उन्हें अपने स्थान पर वापस रखना सुनिश्चित करें। यदि वे रजिस्टर के बाहर जमा करते हैं, तो आप उन्हें ढूंढने के जोखिम को चला सकते हैं।
टिप्स
- जब आप लेबलों को कार्ड पर डालते हैं, तो उन्हें अलग-अलग स्थानों पर व्यवस्थित करें ताकि वे एक-दूसरे को ओवरलैप न करें, आपको उन्हें देखने से रोकें।
- यह एक ऐसा तरीका है जो आपको किसी निश्चित क्रम में कार्ड रखने में मदद करता है (कालानुक्रमिक सबसे पारंपरिक है), ताकि जब आप एक को निकाल लेंगे, तो आप आसानी से उसे ढूंढ पाएंगे जो इसमें शामिल होता है
- जब आप किसी व्यक्ति के लिए एक कार्ड बनाते हैं, तो लिखें "उपनाम और नाम" सुनिश्चित करने के लिए कि आप इसे वर्णमाला क्रम में रखें
- फाइल को सही क्रम में रखने के लिए, पूरे शब्दों से पहले संक्षेप में प्रवेश करें, ताकि "AZZ s.r.l." पहले आओ "अबाबाबा एस.पी.ए."
चेतावनी
- दराज इकाई स्थिर रखने के लिए, एक समय में केवल एक दराज खोलें, अन्यथा आप कैबिनेट को आगे बढ़ाते हुए जोखिम लेते हैं (और आप पर)।
- क्योंकि फाइलिंग कैबिनेट कागज से भरे हुए हैं (जो ज्वलनशील है), आग लगने वाले उपकरणों के आस-पास रखने के लिए सलाह दी जाती है।
- कागज काटने से बचें
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