एक फ़ोटोकॉपियर कैसे खरीदें

प्रत्येक कार्यालय को एक फोटोकॉपीयर की जरूरत है, और अक्सर बड़ी रकम का भुगतान एक उपलब्ध है। साइन अप करने से पहले एक संपूर्ण शोध करें और सावधानीपूर्वक किराये और सेवा अनुबंध पढ़ें। सबसे महंगा या उच्चतम गुणवत्ता वाले फोटोकोपीयर आपके कार्यालय के लिए सबसे अच्छा विकल्प नहीं है।

कदम

भाग 1

मॉडल चुनें
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एक टेबल मॉडल खरीदें यह एक घर या छोटे-व्यापार कॉपियर के लिए एक उपयुक्त विकल्प है जो प्रति माह 700 से कम प्रतियां बनाती है। यह अपने कैबिनेट के साथ एक बड़े उपकरण की तुलना में बहुत सस्ता और सरल प्रकार है इस आलेख में बाद की जानकारी बड़े कार्यालयों की जरूरतों को दर्शाती है।
  • एक बहुक्रिया लेजर इकाई (कॉपियर, प्रिंटर और स्कैनर) का औसत लगभग 150 यूरो का है, यदि काले और सफेद में और 500 यूरो के आसपास अगर यह रंग में है और न ही तेज़ी से।
  • इंकजेट फोटोकॉपीर्स को लगभग 60 यूरो का खर्च काला और सफेद और रंग में हो सकता है हालांकि, यदि आप इसे लेजर मॉडल के रूप में उपयोग करते हैं, तो उन्हें दोगुना या ट्रिपल खर्च करना पड़ सकता है एक काले और सफेद पृष्ठ के लिए 20 सेंट का भुगतान करने की अपेक्षा करें।
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    आवश्यक अवधारणाओं को जानें बाजार पर कई तरह के कॉपियर्स हैं, लेकिन अधिकांश कंपनियों को उनकी पसंद के अनुसार सबसे अच्छा विकल्प चुनने में कोई समस्या नहीं होगी:
  • लेज़र: वे लंबे समय में संचालित करने के लिए सबसे तेज और सबसे सुविधाजनक हैं। उन इंकजेट वे कंपनियों के लिए अनुशंसित नहीं हैं
  • कॉपियर डिजिटल वे बिल्कुल अप्रचलित की तुलना में सबसे सुविधाजनक और व्यापक हैं अनुरूप.
  • रंग में वे ऐसे हैं जो फोटोकॉपीयर की तुलना में ज्यादा खर्च करते हैं और अधिक खर्च करते हैं काले और सफेद में. एक सस्ता मॉडल पर उन्मुख संकर अगर आपको केवल कभी कभी एक रंग की कॉपी की आवश्यकता होती है
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    एक बहु-उद्देश्य डिवाइस पर विचार करें लगभग सभी आधुनिक कॉपियर्स भी प्रिंटर हैं और कुछ भी एक दस्तावेज़ को स्कैन कर सकते हैं या फैक्स प्राप्त कर सकते हैं और प्रसारित कर सकते हैं। एक व्यक्ति के पेशेवरों और विपक्ष का मूल्यांकन करें "मल्टीफ़ंक्शन डिवाइस" अधिक विशेष मशीनों की तुलना में:
  • उपकरणों के एक टुकड़े आम तौर पर दूसरे समाधान से कम महंगे होते हैं, यह मानते हुए कि सभी कार्यों की आवश्यकता होती है।
  • कई उपकरणों के साथ, एक खराबी के प्रभाव को कम किया जाता है।
  • बड़े कार्यालयों को प्रतीक्षा कक्षों से बचने के लिए कई मशीनों का उपयोग करना होगा, जो एक सिंगल मल्टी फंक्शन इकाई के साथ बनाए जाएंगे।
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    मासिक प्रतियों के एक प्रचलित अनुमान के आधार पर अपने आकलन करें अपनी आवश्यकताओं के अनुकूल एक मॉडल का चयन करने में सक्षम होने से पैसा बचा होगा, देरी से बचने और खराब होने की आवृत्ति कम हो सकती है। निम्नलिखित को ध्यान में रखते हुए इस आवश्यक कदम को पूरा करें:
  • कृपया पिछले 6-12 महीनों में किए गए प्रतियों की मात्रा को देखें, बेहतर। यदि आपके पास डेटा नहीं है, तो सेवा प्रदाता को हाल ही की अवधि में लगाए गए चालान की प्रतियों के लिए पूछें। इन्हें बनाई गई प्रतियों की संख्या को रिपोर्ट करना चाहिए
  • औसत संख्या की गणना करें मासिक प्रतियों की
  • इस मूल्य को विवेक के लिए 1.2 से बढ़ाएं, या बड़े पैरामीटर के आधार पर यदि अनुमान अनिश्चित है। इस तरह आप अपने आप को सावधानी बरतें अगर उपयोग वास्तव में अधिक है और इस घटना में कि आपूर्तिकर्ता भ्रामक विज्ञापन से अतिरंजित हैं एक कॉपियर की तलाश करें जो मासिक आय की मात्रा के लिए उपयुक्त है, जो आंकड़ों की तुलना में थोड़ा अधिक है।
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    डिवाइस की गति की जांच करें अपनी प्रिंट गति की जांच करें - लेकिन मान लें कि आप तेज मॉडल पसंद नहीं करते हैं। फोटोकॉपीयर जिनके पास प्रतिलिपि के बीच लंबी अवधि की शटडाउन है और दूसरे में अधिक खराबी होती हैं उद्योग के दिशानिर्देशों के आधार पर प्रतीक्षा समय और सही उपकरण संचालन के बीच एक संतुलन खोजें:
  • 11-20 पृष्ठों प्रति मिनट ("सेगमेंट 1"): घर या बहुत छोटे कार्यालयों के लिए अनुशंसित
  • 21-30 पीपीएम (एस 2): सबसे छोटे कार्यालयों के लिए प्रति माह या उससे कम 6000 प्रतियां इस गति पर विचार करें "धीमा" हालांकि, यह प्रत्येक 2-3 सेकंड में एक पृष्ठ से मेल खाती है।
  • 31-44 पीपीएम (एस 3): छोटे से मध्यम आकार के कार्यालयों के लिए (प्रति माह 12,000 प्रतियां)। अगर आपको कॉपियर को किसी कॉरपोरेट नेटवर्क से कनेक्ट करना है, तो इस सेगमेंट पर ध्यान दें या शीर्ष पर जाएं
  • 45-69 पीपीएम (एस 4): मध्यम से बड़े आकार के कार्यालयों के लिए आम तौर पर कानून फर्मों, अकाउंटेंसी फर्मों और अन्य कार्यालयों में प्रतियां की ऊंची चोटी और फोटोकॉपीयर का निरंतर और भारी उपयोग होता है।
  • 70-90 पीपीएम (एस 5): असाधारण नकल आवश्यकताओं के साथ कार्यालय या एक अस्थायी जरूरत को पूरा करने के लिए उपकरणों के स्थान की आवश्यकता होती है।
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    सुविधाओं को खत्म करने के बारे में जानें अधिकांश फोटोकॉपीर स्वचालित रूप से कई पृष्ठों के साथ दस्तावेजों का चयन करते हैं अतिरिक्त सुविधाओं को डिवाइस के साथ या एक तथाकथित अतिरिक्त इकाई में पेश किया जा सकता है "अंत"। निम्नलिखित दर:
  • बाइंडर्स की संख्या (एक ही समय में कितने अलग-अलग दस्तावेज़ों का आदेश दिया जा सकता है)
  • प्रत्येक कलेक्टर की क्षमता (कितने पृष्ठों में हो सकता है)
  • क्या आप स्वचालित रूप से प्रधान या दस्तावेज़ पंच कर सकते हैं? यह बड़े दस्तावेज़ों के बड़े भाग के साथ कार्यालयों के लिए महत्वपूर्ण हो सकता है
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    अपना सर्वेक्षण पूरा करें अंतिम निर्णय लेने से पहले निम्नलिखित की जांच करें:
  • डुप्लेक्स प्रिंटिंग (पृष्ठ के दोनों किनारों पर प्रिंट करने की क्षमता) समर्थित है?
  • एक दस्तावेज़ कम या बढ़ाया जा सकता है कितना?
  • क्या गैर-मानक कार्ड प्रारूप समर्थित हैं यदि कार्यालय उन्हें उपयोग करता है?
  • अधिकांश उच्च-गुणवत्ता वाले रंगीन कॉपियर को एक अंतर्निर्मित रास्टर छवि प्रोसेसर (आरआईपी) के साथ पेश किया जाता है। आपको एक बाहरी खरीदना पड़ सकता है, अगर आपके पास यह नहीं है
  • पहली प्रति के लिए आवश्यक समय क्या है? यदि आपका कार्यालय आमतौर पर किसी एकल पृष्ठ की फोटोकॉपी का उपयोग करता है, तो यह महत्वपूर्ण है।
  • भाग 2

    खरीद और सेवा समझौते
    1
    अस्थायी उपयोग के लिए एक फोटोकॉपी किराए पर। पट्टों सरल हैं: आप हर महीने एक निश्चित राशि का भुगतान करते हैं, तो आप अनुबंध वापस आने पर उपकरण वापस करते हैं यह समाधान लागत के मामले में सबसे खराब है, परिणामस्वरूप यह आम तौर पर कंपनियों के लिए प्रतियों की आवश्यकता में अचानक वृद्धि के साथ आरक्षित है।
    • अतिरिक्त शुल्क के साथ जटिल पट्टों से बचें। आपको एक ही दर पर और विशिष्ट जटिलताओं के बिना एक सेवा प्राप्त करने में सक्षम होना चाहिए।
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    एक ही समाधान में कापियर खरीदें, अगर कीमत कम है खरीद के समय इस समाधान के लिए अधिक पैसे की आवश्यकता होती है। इस तरह से तय करने के लिए आपको इसे कम से कम दो सालों के लिए उपयोग करना चाहिए। आपके पास इसे खरीदने के दो मुख्य लाभ हैं, यदि आपके पास आवश्यक रकम है:
  • आप किसी वित्तीय वर्ष में लागत को परिशोधित कर सकते हैं और यह आपको अल्पकालिक वित्तीय लाभ दे सकता है। अधिक जानने के लिए एकाउंटेंट से परामर्श करें
  • आपको एक पट्टे पर बाध्य नहीं किया जाएगा जो आपको कम समय के बाद कापियर बदलने की ज़रूरत है अगर आपको पैसे बचा सकता है।
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    प्रयुक्त उपकरण खरीदने पर विचार करें एक प्रयोग की गई फोटोकॉपीयर को आम तौर पर एक नए की तुलना में पांचवां खर्च होता है यदि आप एक नया व्यवसाय शुरू कर रहे हैं और आपको अभी तक नहीं पता है कि प्रतियों की मात्रा पूर्ण पैमाने पर होगी, यह कम से कम जोखिम भरा निवेश है पूछें "प्रतियों की संख्या" बनाया या मुद्रित एक उच्च गुणवत्ता के प्रिंटर 45 और अधिक पृष्ठों प्रति मिनट की गति के साथ 15 या 20 मिलियन प्रतियों का उपयोगी जीवन हो सकता है। 1 या 5 मिलियन प्रतियों के बाद एक धीमी, पुरानी या निचला गुणवत्ता वाला प्रिंटर क्षतिग्रस्त हो सकता है
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    लीजिंग अनुबंध को सावधानीपूर्वक पढ़ें यह संविदात्मक रूप खरीद और किराये के बीच एक व्यापक मध्यवर्ती समाधान है। आमतौर पर एक से पांच साल के बीच की अवधि के लिए कापियर का उपयोग करने के लिए मासिक शुल्क का भुगतान करें संविदात्मक समाप्ति पर आपके पास इसे पूरी तरह से खरीदने का विकल्प होता है पट्टे पर देने वाले अनुबंध बहुत सख्त होते हैं और विशेष स्थितियों के मामले में भारी खंड होते हैं, इसलिए उन्हें बहुत सावधानीपूर्वक पढ़ें।
  • एफएमवी पट्टा अनुबंध ("उचित बाजार मूल्य" या उचित बाजार मूल्य) आमतौर पर प्रति माह 100 से 650 यूरो की लागत, फोटोकॉपियर के मॉडल के आधार पर। समाप्ति पर, अनुबंध बैंक उपकरण के मौजूदा बाजार मूल्य के आधार पर मुक्ति के लिए एक कीमत, या पट्टे पर जारी रखने के लिए भी स्थापित करता है।
  • 1 यूरो पर मोचन के साथ पट्टों अनुबंध की समाप्ति पर इस प्रतीकात्मक मूल्य के लिए उपकरण खरीदने के लिए संभव बनाता है यह फॉर्म अनिवार्य रूप से एक उच्च मासिक किराए के साथ एक किस्त खरीद है और किस्तों के पूर्ण भुगतान के बाद ही स्वामित्व के हस्तांतरण की गारंटी है।
  • किसी नए व्यवसाय के मामले में धारक को निजी गारंटी पर हस्ताक्षर करने की आवश्यकता हो सकती है। इसका मतलब है कि आपको अपनी जेब से लीजिंग फीस का भुगतान करना होगा अगर कंपनी दिवालिया है
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    एक अलग सेवा और रखरखाव अनुबंध को व्यवस्थित करता है यदि आप पैसे बचाने के लिए चाहते हैं, तो पैकेज सौदों से दूर रहें जो लीजिंग और रखरखाव को एक साथ जोड़ते हैं। इसके बजाय, कापियर की सेवा, रख-रखाव और उपभोग्य वस्तु (टोनर, ड्रम, पेपर, आदि) के लिए एक अलग कंपनी का संदर्भ लें। सेवा अनुबंध में निम्न जानकारी देखें:
  • प्रत्येक प्रति के लिए लागत का पता लगाएं कुल लागत की गणना करने के लिए मासिक प्रतियों की मात्रा से गुणा करें
  • जांच करें कि क्या न्यूनतम मासिक शुल्क है। कम गतिविधि के महीनों के दौरान ऐसा हो सकता है कि आप वास्तव में प्रत्येक प्रति के लिए एक की बजाय इस लागत का भुगतान करते हैं। पिछले 12 महीनों में प्रतियों की मात्रा के आधार पर किसी भी अतिरिक्त लागत का आकलन करें।
  • यह सत्यापित करें कि आपातकालीन मरम्मत के लिए अधिकतम चार घंटे के हस्तक्षेप का समय आवश्यक है।
  • अगर कार्यालय सामान्य से अलग समय पर काम करता है, तो सुनिश्चित करें कि आपातकालीन मरम्मत इन समय के दौरान कवर की जाती हैं।
  • टिप्स

    • स्थापित और विश्वसनीय कंपनियों से खरीदें यदि संभव हो तो अन्य ग्राहकों और तीसरे पक्ष की समीक्षाओं के लिए जानकारी मांगें
    • कॉपियर / प्रिंटर के नेटवर्क कनेक्शन को सुरक्षित करने और अनधिकृत पहुंच को ब्लॉक करने के लिए कंपनी के आईटी कर्मचारियों से पूछें
    और पढ़ें ... (5)
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