ईमेल लिखते समय आपके शिष्टाचार को कैसे सुधारें

संदेश को उच्च प्राथमिकता देने से बचें यह सोचने के लिए परेशान और अभिमानी है कि आपका संदेश दूसरों की तुलना में अधिक महत्वपूर्ण है और दूसरों के लिए, खासकर कार्यस्थल में ध्यान देने की आवश्यकता है आपको अपने वार्ताकार के विवेक पर होना चाहिए, यह आपके लिए विनम्र होना चाहिए। प्रत्येक संदेश को चिह्नित करने की आदत से खुद को मुक्त करें "तत्काल!" या "प्राथमिकता!", अन्यथा आप को अपने ईमेल को अनदेखा किया जा रहा है।

पठन पुष्टि का अनुरोध करते समय सावधानी बरतें। कुछ मामलों में पठन पुष्टिकरण का नतीजा तब होता है जब संदेश पढ़ा जाता है या यह दिखाया जाता है कि यह प्राप्त हुआ है, लेकिन ज्यादातर मामलों में यह केवल नाराज़गी और प्राप्तकर्ता को कुछ अतिरिक्त कार्यवाही के लिए बाध्य करता है अगर कोई संदेश वास्तव में जरूरी है, या यदि आपको यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि इसे पढ़ा गया है, तो फ़ोन का उपयोग करें

अपने वार्ताकार को नमस्ते कहो पत्र सामान्य शब्दों से शुरु होते हैं "प्रिय ..."। दूसरी ओर, ई-मेल आमतौर पर कम औपचारिक होते हैं, और यह आमतौर पर लिखने के लिए पर्याप्त होता है "हैलो ..."। एक औपचारिक संदेश या नौकरी पोस्टिंग के उत्तर के मामले में, आपको ग्रीटिंग के सबसे क्लासिक रूप को बरकरार रखना चाहिए। सौजन्य बहुत अधिक कभी नहीं है

व्याकरण संबंधी सही और वर्तनी त्रुटियों के बिना लिखें एक संदेश मैं यादृच्छिक, या यहाँ तक न के बराबर में त्रुटियों या टूट वाक्यांशों, विराम चिह्न या एक जन के साथ पीड़ित हैं, यह बहुत कठिन पढ़ने के लिए है, और प्राप्तकर्ता है कि आप के लिए अपने समय तुम्हारा की तुलना में कम महत्व है पता चलता है। सही भाषा का उपयोग करें, पाठ को पढ़ें, और एक स्वचालित वर्तनी जांचकर्ता का उपयोग करें, जैसा कि आप अन्य ग्रंथों को लिखना चाहते हैं

जब जवाब देना है तो शेड्यूल करें पारंपरिक मेल के विपरीत, ई-मेल तुरंत आते हैं, जैसा कि हम सभी जानते हैं हममें से प्रत्येक को एक त्वरित प्रतिक्रिया की उम्मीद है, और इस उम्मीद को पूरा करने का प्रयास करना सही है, लेकिन कभी-कभी यह तय करना जरूरी है कि समय को बेहतर ढंग से प्रबंधित करने के लिए संदेशों को पढ़ने और जवाब देने के बारे में कब करना आवश्यक है। अपने सहयोगियों को यह बताना चाहिए कि तत्काल चीजों को फ़ोन पर, या मीटिंग के दौरान, और आपको प्राप्त होने वाले संदेशों का एक निश्चित समय पर उत्तर दिया जाएगा। सहकर्मियों ने आपके तरीके से जल्दी से अनुकूलित कर दिया।

चुनें कि कौन उत्तर दें जो संदेश आपको एक पार्टी से प्राप्त होता है, आम तौर पर उस व्यक्ति के प्रति प्रतिक्रिया की आवश्यकता होती है जिसने आपको लिखा था, लेकिन कई प्राप्तकर्ताओं के संदेश के लिए आपको विकल्प चुनकर जवाब देना होगा "सभी को जवाब दें"। सावधानी के साथ इस विकल्प का उपयोग करें, क्योंकि बहुत से लोगों के बक्सों में भूल जाने वाले संदेशों के लंबे समय से चेन भेजने का आसान जोखिम है। आप एक संदेश प्राप्त होता है और सभी को जवाब दें, तो कल्पना कीजिए, शायद बीस लोगों प्रतिसाद प्राप्त करेगा, और वे बारी में सभी का जवाब के लिए बाध्य महसूस होगा: आप जल्दी ही अनावश्यक संदेशों के हजारों उत्पन्न होगा कोई नहीं जानता, जो पर कार्य करने की है और हर किसी को लगता है सिर्फ इसलिए दूसरों को सूचित रखने के लिए बाध्य

अगर कोई संदेश केवल धन्यवाद के लिए भेजने के लिए उचित है, तो फिर से विचार करें। कुछ लोगों के लिए सरल धन्यवाद का एक ईमेल बेकार है, इसे केवल पढ़ने के लिए और उसे हटा देने में समय लगता है। हाल ही में अंग्रेजी का संक्षिप्त नाम "NTN" - "नहीं धन्यवाद ज़रूर" फैल गया है "कोई ज़रूरत नहीं है धन्यवाद"।

अपने जवाब में संदेश के मूल पाठ की रिपोर्ट करने में सावधान रहें। बल्कि यह हानिकारक हो सकता है अगर ध्यान से नहीं किया, आमतौर पर, जब तक कि यह अपने काम मेल है, सुधार या मूल संदेश के लिए टिप्पणियों तक जवाब सावधानी के साथ किया जाना चाहिए, हर कोई आप उन पर टिप्पणी करने के लिए उम्मीद है।

आपको जो सूचना मिली है उसे लिखने के लिए सावधान रहें बहुत से लोग और कार्यालय रोज़ाना बड़ी मात्रा में संदेश का जवाब देते हैं, इस प्रकार गलतफहमी वाले संदेशों से बचें जैसे कि एक सरल "हां"। अपने उत्तर के साथ मूल प्रश्न वापस लौटें

शिष्टाचार के साथ अपना संदेश समाप्त करें एक मानक वाक्यांश के साथ संदेश बंद करें " शुभकामनाएँ", ओ "तरह का संबंध है", या "आपकी मदद के लिए अग्रिम धन्यवाद" यह एक कठोर संदेश के टन भी नरम करने में मदद कर सकता है, और एक अधिक अनुकूल प्रतिक्रिया को प्रोत्साहित कर सकता है।

संदेश पर हस्ताक्षर करें हस्ताक्षर सम्मान और सौजन्य का प्रतीक है। संदेश के अंत में अपना नाम लिखें, या नाम, शीर्षक और संपर्क सहित आपकी ईमेल सेटिंग में मानक हस्ताक्षर बनाएं।

अटैचमेंट सीमित करें फाइलों को संलग्न न करें यदि यह आवश्यक नहीं है। संभव के रूप में संलग्नक को प्रकाश के रूप में बनाएं अधिकांश खाते 1 एमबी तक संलग्नक भेज सकते हैं और प्राप्त कर सकते हैं, लेकिन भारी संलग्नक अस्वीकार किए जा सकते हैं, जबकि प्राप्तकर्ता का कनेक्शन धीमा होने पर भी हल्का फाइलें खोलना मुश्किल हो सकता है। यदि आपको बड़ी अटैचमेंट भेजने की जरूरत है, तो उन्हें संक्षिप्त करें या उन्हें एक समर्पित साइट पर अपलोड करें। अंत में, बहुत लंबे ग्रंथों के लिए या कई सुधारों के साथ पेपर और साधारण मेल (या फैक्स) का उपयोग करें।

अगर ज़रूरी नहीं है तो ज़िप्ड संलग्नक न भेजें। एक लगाव बहुत बड़ी नहीं है, तो एक ज़िप फ़ोल्डर बनाने, या जोखिम जो लोग जोखिम है कि उदाहरण के लिए, लगाव उपयोग करने में सक्षम नहीं है जब एक मोबाइल डिवाइस है कि में सक्षम नहीं है का उपयोग कर के रूप में प्राप्त करते हैं, साथ ही साथ के समय बर्बाद कर से बचा जाता है ज़िप फ़ाइल विघटित करें अक्सर यह बेकार भी होता है क्योंकि .xlsx, .docx, .pptx (एमएस एक्सेल, वर्ड और पावरपॉइंट) जैसे सबसे आम प्रारूप पहले ही संपीड़ित होते हैं।

मान्य मेलों को अनदेखा न करें अगर कोई आपको एक सही प्रश्न पूछता है, तो उनका उत्तर दें, भले ही उत्तर पूरी तरह से या विषय में बिल्कुल नहीं हो। यदि किसी अन्य व्यक्ति द्वारा इस मुद्दे को संबोधित किया जाना है, तो उस व्यक्ति की एक प्रति डाल दो जो मूल रूप से संदेश भेजते हैं जब आप इसे जानते हैं, ताकि सभी जानते हैं कि यह कैसे चला जाता है। नजरअंदाज होने से निराशा होती है यदि व्यक्ति आपके सामने या फोन पर भी है, तो आपके लिए इसे अनदेखा करना मुश्किल होगा, इसलिए ई-मेल द्वारा ऐसा न करें।

ध्यान दें कि आप अपने उत्तरों में नकल क्यों कर रहे हैं यदि आप किसी संदेश का जवाब देते हैं और उस व्यक्ति की प्रतिलिपि बनाते हैं जिसे मूल संचार प्राप्त नहीं हुआ है, तो आपको यह सुनिश्चित करना होगा कि आपने उन लोगों के लिए अच्छा किया है, जिन्होंने आपको लिखा है, और विचार करें कि शायद वे चाहते हैं कि आप केवल जानकारी के लिए नतीज होंगे यह कार्यस्थल में वरिष्ठ अधिकारियों से मिलने वाले संदेशों पर सभी के ऊपर यह लागू होता है। यह भी ध्यान दें कि आप प्रेषण फ़ील्ड का उपयोग कैसे करते हैं "गुप्त प्रतिलिपि", एक प्राप्तकर्ता को महसूस नहीं हो सकता है कि उसे छिपी हुई प्रति प्राप्त हुई है और सभी के सामने खुले तौर पर जवाब दिया गया है

लिखने से पहले स्पष्ट मन के बारे में सोचो यदि आप उत्तेजित हो जाते हैं तो संदेश न भेजें एक ड्राफ्ट लिखें और उसे बचाएं, लेकिन पता जोड़ें और इसे केवल आपके द्वारा लिखा गया पुनर्विचार के बाद भेजें: आप कुछ चरणों की समीक्षा कर सकते हैं और समस्याओं को रोक सकते हैं अगर आप फोन लेते हैं और संदेश प्राप्तकर्ता को सीधे बात करते हैं या उससे मिलने जाते हैं तो बेहतर है। मेल का टोन आसानी से गलत समझा जा सकता है, जबकि आवाज या चेहरे को समझने के लिए आसान है।

सभी टोपी लिखिए न। अपरकेस यह इंगित करता है कि आप चिल्लाने लगते हैं, और प्राप्तकर्ता को परेशान कर सकते हैं, जिससे वह उसकी तरह प्रतिक्रिया कर सकता है।